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コラムの泉

履歴書を労働者名簿にしてもいいの?

カテゴリ
労務管理  >  全般
最終更新日
2017年01月05日 13:11
著者
社会保険労務士 山口正博事務所 さん
ポイント
5,818,123ポイント
ポイントランキング100







2016年12月30日号 (no. 955)
3分労働ぷちコラム バックナンバーはこちら
http://www.soumunomori.com/profile/uid-20903/





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---3分労働ぷちコラム---
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本日のテーマ【履歴書労働者名簿にしてもいいの?】
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労務管理には法定帳簿というものがあり、労働者名簿はその1つです。


労働基準法の107条では、労働者名簿を調製するように要求しており、それを作っていないと、120条に基いて30万円以下の罰金に処されます。


では、労働者名簿をどうやって作るか。ここが問題となります。



労働者名簿のフォーマットがあるのかというと、確かに市販のフォーマットもありますが、それを使わないといけないというものではなく、必要な内容が書かれていれば、それが労働者名簿として通用します。


労働者名簿に必要な情報は、


1.氏名。
2.生年月日。
3.履歴。
4.性別。
5.住所。
6.従事する業務の種類
7.雇入れ年月日。
8.退職日


この8点です。

この8点を記入していれば、それが労働者名簿となるわけです。



内容をザッと見ると、「履歴書に書かれている内容と似ているな」と思えますよね。履歴書には、1から5の内容は書かれていますから、追加で6から8の情報を書き込めば、履歴書労働者名簿になります。

自分の履歴書でも、他の人の履歴書でも、空欄がないほどミッチリと書き込んでいるものは見たことがありません。埋め尽くせないほどスペースがありますから、その余白部分に必要なことを書けば良いのです。


採用時でしたら、従事する業務の種類(営業、経理、調理、接客業務、給仕係など)、採用された日、この2つを追加で書くだけです。文字数で言えば20文字ぐらいでしょう。これぐらいならば書き込めるスペースがあるはずです。

退職したときは、退職日を書き込み、その人の労働者名簿退職から3年間、保存しておきます。この保存についても労働基準法109条に決まりがあり、3年間保存するように要求しています。



必要なことを書いたら、履歴書をファイルに閉じて保管します。個人情報が書かれている書類ですから、大事な物を置く場所で一緒に保管しておいてください。


紙文書だけでなく、デジタル管理もOKです。世の中にはExcel大好きな人がいらっしゃるようですから、Excelにデータを入力しておいて保存してもいいですね。

他には、Google スプレッドシートも便利です。無料で使えますし、クラウドにデータを保存しますから、USBメモリーなどの物理媒体に比べて安全です。

デジタル管理となると、危険だの漏洩だの「クラウド=危険」というイメージを抱く人がいらっしゃいますが、そういう人はなぜかUSBメモリーに入れているデータは安全だと思っているんですね。

USBメモリーの方がよっぽど危なくて、誰がヒョイッと持ち去るかわかったもんじゃない。紙面のままファイルするよりも、電子データの方が安全です。

とはいえ、社員数が12人とか27人とか、小規模な事業所ならば、あえてデジタライズせずに、先ほど書いたように履歴書労働者名簿として使うほうが手間が少ないでしょう。環境に合った手段を選ぶのが大事です。



労働者名簿には8つの情報以外を書いてはいけないものでもないですので、社会保険雇用保険の番号などを書いて保管するのも便利です。基礎年金番号とか、健康保険雇用保険被保険者番号などがセットでまとまっていれば、何らかの手続きのときに参照できます。

ただし、マイナンバーだけは履歴書に書き込まず、そちらは別途で保管しておいてください。個人番号だけだと誰のものかは分かりませんが、名前や住所などがセットになっていると、誰の個人情報かが分かりますので、マイナンバーだけは別保管にします。







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カードを使わないタイムカード Clockperiod のご紹介です。


タイムカードを使うときに負担なのは、専用の打刻機を用意しなければいけないし、
新しい紙のカードを毎月作らないといけない。さらに、カードを見ながら、電卓や
表計算ソフトで勤務時間を集計しないといけない。

しかも、給与の締め日から支給日までの短期間で集計作業をしないといけないので、
作業する人にとっては勤務時間の集計は悩みのタネですよね。

そんな悩みをどうやって解決するか。

そこで、電子タイムカードの Clockperiod が登場です。


Clockperiod は、紙のカードと打刻機を使わない電子タイムカードですから、
打刻機を用意しなくても勤務時間を記録できますし、給与計算のためにカードを
集める必要はありません。さらに、毎月、新しい紙のカードに社員全員の名前を
書いてカードストッカーに入れることもなくなります。


始業や終業、時間外勤務休日勤務の出勤時間を自動的に集計できれば勤怠集計
の作業は随分とラクになるはず。

Clockperiodは、出退勤の時刻をタイムカード無しで記録できます。タイムカード
出勤簿勤務時間を管理している企業にオススメです。
さらに、タイムカードのコピーをメールで送信して社員ごとに保存することができ
ますので、個人別に毎月の勤務記録を取り置くことができます。
また、勤務記録の改ざんや不正な打刻を把握できるログ機能もあります。

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残業で悩んでいませんか?

「長時間の残業が続いている」
残業代の支払いが多い」
「残業が減らない」

こういう悩み、よくありますよね。

ニュースでも未払い残業代の話題がチラホラと出てくるぐらい、残業に対する関心は高くなっています。

法律では、1日に8時間まで、1週間では40時間までしか仕事ができません。その水準を超えてしまうと、残業となり、割増賃金が必要になります。

とはいえ、1日で8時間と固定されていると不便だと感じませんか? 1週間で40時間と固定されていると不便だと感じませんか?


毎日8時間の時間制限があると、柔軟に勤務時間を配分できませんよね。

例えば、月曜日は6時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。

仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。

でも、実は、「月曜日は6時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務なので、残業は無し」こんなことができる仕組みがあるんです。

「えっ!? そんな仕組みがあるの?」と思った方は、ぜひ『残業管理のアメと罠』を読んでみてください。


『残業管理のアメと罠』
http://www.growthwk.com/entry/2012/05/22/162343?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm_common_20161230_4



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