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コラムの泉

働き方改革で企業がまず一番に取り組むべきこと

カテゴリ
労務管理  >  全般
最終更新日
2018年05月15日 12:48
著者
社会保険労務士 山本法史 さん
ポイント
1,529,818ポイント
ポイントランキング100

平成30年5月15日 第176号
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人事のブレーン社会保険労務士レポート
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http://weban.jp/contents/an_report/repo_cont/pro/20120507.html

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ブログ「人事のブレーン社会保険労務士日記」
http://ameblo.jp/y-norifumi/
アメーバに移りました!!

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働き方改革で企業がまず一番に取り組むべきこと

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1.はじめに
人材不足の中で、政府主導で働き方改革の波が押し寄せています。国会審議は
進んでおりませんが確実に企業経営に影響を及ぼしています。

まず、何から始めればいいのか。

ここが分からないと進みません。
中小企業にとって働き方改革は非常に厳しい問題ですが、人材確保の点からは
出来ることからしていく必要があります。
今回は「働き方改革」についてまず何をすればいいのかを掘り下げていきたい
と思います。

2.働き方改革は「仕事の任せ方改革」
「忙しい社員は、人に仕事を教える時間もない」
これは私の経験上言えることで著書の中でも繰り返しお話をしてきました。
仕事を他人に振るということは、その仕事を他人に教えなければならないです
し、そのクオリティーも任せる側の忙しい社員が満足するものでなければなり
ません。

この2点が簡単なようで出来ないのです。
例えばエクセルで資料を作ることとしましょう。
その資料が社内会議で使われるものであれば内容が分かればいいのです。しか
しお客様にプレゼンするための資料であれば見やすさや分かりやすさが求めら
れます。
社内会議では資料ですが、お客様へのプレゼン資料は「資料+広報」的な要素
が出てきます。
しかし社内会議でしか使わないにもかかわらず広報的な資料であったり、必要
な数字が明確にされていないから不要な数字なども記載しなければならず資料
の作成に時間がかかる。
この様な事はよくあるのではないでしょうか。
働き方改革は「仕事の任せ方改革」であるとお話ししましたが、この様に「任
せる側」の指示が明確ではない為に資料作成に時間がかかってしまうことがあ
ります。
明確に指示することで作業時間は短縮できるのです。
「無いよりあった方がいい」「それぐらいわかるだろう」という気持ちが任せ
る側にあったら作業時間は減りません。
この意識を持たなければ絶対に作業量は減りません。
また、情報システムによりペーパーレス化をしているのに、不安だから紙媒体
でも残しておくと言った事や、簡略化、効率化する際のリスクだけが強調され
るケースも多くあります。それが原因で作業の効率化が進まないのです。
何事にもリスクはつきものです。
このリスクに対して決断できるのは経営者しかいません。経営者が一歩踏み出
す勇気が必要なのです。
今までのやり方を変えるということは非常に勇気がいることですし、不安です。
しかしある程度議論し、リスクの洗い出しと対策が済んだら進めるべきです。
弊社も50年やってきた紙媒体中心の業務を電子申請中心の業務にすることは
勇気がいりましたし、手間もコストもかかりました。
しかし業務効率はよくなり、マイナンバーが記載されている手続き書類を持ち
歩くことも少なくなり情報漏洩のリスクは減ったのです。
不安だからと二重三重のチェックをすることは大切です。しかしそのチェック
を効率的になおかつ確実に行えればいいだけのことで、これは実際に効率化を
進めながら同時進行でやらなければわかりません。
やりながら考える姿勢が何よりも大事なのです。

3.社員を知る
社員が何時にきて、何をして、何時に帰っている。
これを知らなければ何もできません。
働き方改革を進めるにあたって大切なことは「社員のことを知る」ということ
です。
これをやらなければ残業時間を削減することはできません。
なぜならば、何を減らせば社員の負担が減るのかが分からないからです。
そして減らせるものがあれば減らす。人に任せられるものがあれば任せる。
この作業をしていかなければなりません。
社員の思っている「負担」と経営者の考える「削減できるもの」が一致しなけ
ればならないのです。
いくら経営者が作業を軽減してあげても、それがしゃいんにとって「ありがた
いこと」「作業量が減る」ことでなければまったく意味がありません。
ですから社員を知ることが何より大事になってくるのです。
当然、社員がその効果を知らない故に「社長、それじゃないんですよ」と思っ
ているケースもあります。その場合にはしっかりと社員にその意義を伝えるこ
とが大切なのです。
ドラッカーはコミュニケーションについて一方的な情報発信ではなく「相手に
何をして欲しいかの要求である。人を動かす手段だ」と述べています。人を動
かすためには間違いなく意図を理解してもらい、それに対して何を思うかを把
握することが大切なのです。

4.社員とどうコミュニケーションをとるのか
社員とコミュニケーションをとることは簡単ではありません。一昔前は問題社
員をどうすればいいかという相談が多かったのですが、昨今ではそれに加えて
「普通の社員との向き合い方」についてのご相談も受けます。
それだけ多様な価値観を持った社員と業務を通じてだけのコミュニケーション
では把握が出来ない時代になってきたのかもしれません。
しかしこの点は「非公式なコミュニケーション」で対応できるのです。
会議では発言しないのに、立ち話だと色々良いこと言ってくるんだよねと仰る
経営者の方が多いのです。
これは会議という公式的な場で議論をする訓練を日本人はしていないからやむ
を得ないのです。
皆様も色々な団体の会議に出席された経験をお持ちだと思います。総会等で発
言する方は殆どいらっしゃりませんよね。これが日本人なのです。根回しの文
化で育っていますからいきなり会議で発言しろというのは難しいのです。
根回しの文化ですから非公式な場所での意見交換はできるのです。

しかしこの「非公式」の概念が変わってきているのです。
社員旅行といったレクレーション、会社行事である飲み会は今の社員は「公式
行事」と考えています。
公式行事ですから本音を言えませんし、負担を感じている社員も多いでしょう。
非公式とは立ち話や移動中の雑談等での会話なのです。
朝「おはよう」の後にひとこと付けるだけで変わってきます。非公式なコミュ
ニケーションで社員の本音を把握したうえで、何をすれば作業量が減るのか。
負担感を軽減できるのか。これを考えていかなければなりません。
経営者が一人で悩んでも解決しません。
社員と一丸となって「働き方改革」という難局を乗り越えていきましょう。



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東京都八王子市元横山町2丁目5番6号 tel 042-643-5830(代)
  社会保険労務士9名(うち特定社会保険労務士5名)
合計25名のスタッフで皆様をサポート致します!!
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インターネットTV「覚悟の瞬間」に出演しています
http://www.kakugo.tv/index.php?c=search&m=detail&kid=168


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