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コラムの泉

タイムカードの記録を後から修正することは良いのかどうか。

カテゴリ
労務管理  >  労働基準法
最終更新日
2016年03月08日 18:58
著者
社会保険労務士 山口正博事務所 さん
ポイント
7,496,556ポイント
ポイントランキング100




2010年1月13日号 (no. 466)
バックナンバーはこちら
http://www.soumunomori.com/profile/uid-20903/





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---3分労働ぷちコラム---
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本日のテーマ【タイムカードの記録を後から修正することは良いのかどうか】
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■「打刻忘れ」や「打刻漏れ」を後から修正する。



タイムカードや磁気ストライプカード(IDカードなど。キャッシュカードに似ている)で時間を打刻していると、ときにはミスが起こります。いわゆる「打刻忘れ」や「打刻漏れ」ですね。

出勤したときに出勤の打刻をするのが通常だが、うっかり打刻を失念して後から気づいたり。また、退勤するときに何らかの理由で急いでいて、退勤の打刻を忘れてしまったという場面は少なくないですよね。私も過去に経験があります。

そこで、「打刻忘れ」や「打刻漏れ」が起こると、後から手作業で修正する必要があります。例えば、タイムカードだと、間違った箇所にボールペンで二重線を引き、その上や下に正しい時刻を記入して、上司の印鑑をもらったりします。「もう、しょうがないなぁ、、、」と言われたりします。他方、磁気ストライプカードだと、おそらくサーバー上で勤怠を集計しているのでしょうから、勤怠データを出力した紙に、ボールペンで修正し社員の印鑑を押すという方式を採用しているかもしれませんね。


要するに、どのような時間管理であて、「打刻忘れ」や「打刻漏れ」が発生すれば手作業で修正するわけです。


そこで、手作業で修正することは良いのかどうかが問題になります。

「客観的に勤務時間は記録されるべき」という一般通念(?)がありますからね。









■修正自体はもちろん可能。ただし、「勤務時間を減らす方向への修正」には気をつけたい。



勤務記録を修正することはもちろん可能です。正確な勤怠記録が常に実現できるわけではないですから、修正自体はできないと困りますからね。

ただ、修正の方法がキチンとしていないと社員さんも困ります。

手作業で修正すると、「会社が勤務記録を改ざんしているのでは」疑問を持たれることもあるでしょうから、何らかの手続きフローを決めておくのが良いでしょうね。



例えば、「修正前の記録」と「修正後の記録」の両方を残すという方法があります。

間違った記録を消して、新しい記録で上書きすると、以前の記録が消えてしまいますので、「修正前の記録」と「修正後の記録」の両方を残し、不正を防ぎます。


他には、給与明細と一緒にタイムカードのコピーを社員に渡すのも有効です。

給与明細の内容とタイムカードの内容を照合できますから、社員さんも安心できるでしょうね。



また他の手段として、「勤務時間を延ばす方向への修正は可能」だが、「勤務時間を短縮する方向への修正はダメ」という方法があります。

つまり、記録では19時退勤となっているものの、実際には19:40なので修正するのは構わないものの、一方、記録では19時退勤となっているものの、実際には18:40なので修正するというのはダメというものです。

「実際が18:40なのだから修正してもいいじゃないか」と思うでしょうが、無賃労働を防ぐ効果はあるのではないでしょうか。



勤務記録の修正方法については法律で決めていませんので、会社ごとの自治で行うものです。


私は、「修正前の記録」と「修正後の記録」の両方を残すのが良い方法ではないかと考えています。






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カードを使わないタイムカード Clockperiod のご紹介です。


タイムカードを使うときに負担なのは、専用の打刻機を用意しなければいけないし、
新しい紙のカードを毎月作らないといけない。さらに、カードを見ながら、電卓や
表計算ソフトで勤務時間を集計しないといけない。

しかも、給与の締め日から支給日までの短期間で集計作業をしないといけないので、
作業する人にとっては勤務時間の集計は悩みのタネですよね。

そんな悩みをどうやって解決するか。

そこで、電子タイムカードの Clockperiod が登場です。


Clockperiod は、紙のカードと打刻機を使わない電子タイムカードですから、
打刻機を用意しなくても勤務時間を記録できますし、給与計算のためにカードを
集める必要はありません。さらに、毎月、新しい紙のカードに社員全員の名前を
書いてカードストッカーに入れることもなくなります。


始業や終業、時間外勤務休日勤務の出勤時間を自動的に集計できれば勤怠集計
の作業は随分とラクになるはず。

Clockperiodは、出退勤の時刻をタイムカード無しで記録できます。タイムカード
出勤簿勤務時間を管理している企業にオススメです。
さらに、タイムカードのコピーをメールで送信して社員ごとに保存することができ
ますので、個人別に毎月の勤務記録を取り置くことができます。
また、勤務記録の改ざんや不正な打刻を把握できるログ機能もあります。

▽    ▽   < Clockperiodの利用はこちら >    ▽    ▽
https://www.clockperiod.com/Features?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm_clockperiod20160308HT



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残業で悩んでいませんか?

「長時間の残業が続いている」
残業代の支払いが多い」
「残業が減らない」

こういう悩み、よくありますよね。

ニュースでも未払い残業代の話題がチラホラと出てくるぐらい、残業に対する関心は高くなっています。

法律では、1日に8時間まで、1週間では40時間までしか仕事ができません。その水準を超えてしまうと、残業となり、割増賃金が必要になります。

とはいえ、1日で8時間と固定されていると不便だと感じませんか? 1週間で40時間と固定されていると不便だと感じませんか?


毎日8時間の時間制限があると、柔軟に勤務時間を配分できませんよね。

例えば、月曜日は6時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。

仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。

でも、実は、「月曜日は6時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務なので、残業は無し」こんなことができる仕組みがあるんです。

「えっ!? そんな仕組みがあるの?」と思った方は、ぜひ『残業管理のアメと罠』を読んでみてください。


『残業管理のアメと罠』
http://www.growthwk.com/entry/2012/05/22/162343?utm_source=soumu&utm_medium=cm&utm_campaign=soumu_cm20160308HT



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