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退職した元従業員の記録保管期間について

著者 ossao さん最終更新日:2010年06月29日 18:37
よろしくお願いいたします。

私の勤務する法人では「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項の中に以下の旨記述しています。

雇用契約書履歴書・職務経歴書・身分証明書コピー・秘密保持契約書・勤怠記録データ(タイムカード)等
退職後5年間保管する

個人情報をいたずらに長い期間保持しておくことは、それだけ漏洩のリスクが増えるため、出来ることならばこの保管期間を短縮(可能ならば1年間ぐらいまで)したいのですが、法律上(例えば労働基準法等)問題はありますでしょうか?

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Re: 退職した元従業員の記録保管期間について

2010年06月29日 19:04
使用者は、労働者名簿賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」(労働基準法第109条)
と定めています。
そして、「労働基準法第109条の規定による記録を保存すべき期間の計算についての起算日」について、
「雇入、又は退職に関する書類については、労働者退職又は死亡の日」(労働基準法施行規則第56条)
と定めています。

雇用契約書、身分証明書コピー・秘密保持契約書・勤怠記録データ(タイムカード)等も、この労働基準法関連書類の一つですから、保存期間は労働者退職の日から3年となります。
ただ、履歴書・職務経歴書については、労基署によると、
「労基法に従って3年間保存」と回答されるところと
「会社それぞれで決めればよいが、労基法に合わせて3年間保存にすれば無難」と回答されるところもあります。

Re: 退職した元従業員の記録保管期間について

著者 1・2・3 さん2010年06月29日 19:14
> よろしくお願いいたします。
>
> 私の勤務する法人では「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項の中に以下の旨記述しています。
>
> 雇用契約書履歴書・職務経歴書・身分証明書コピー・秘密保持契約書・勤怠記録データ(タイムカード)等
> ⇒退職後5年間保管する
>
> 個人情報をいたずらに長い期間保持しておくことは、それだけ漏洩のリスクが増えるため、出来ることならばこの保管期間を短縮(可能ならば1年間ぐらいまで)したいのですが、法律上(例えば労働基準法等)問題はありますでしょうか?

 ‐---------------------------

 労働基準法第109条(記録の保存)において
使用者は、労働者名簿賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他の労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」と規定されております。

 記録保存の起算日については、労働者の死亡の日、退職日、解雇日、災害補償を終わった日、重要な書類についてはその完結の日となっておりますので、それに従った保存が必要と判断いたします。

 ご参考までに。

社労・暁様・・・誠にありがとうございました!

著者 ossao さん2010年06月29日 19:20
社労・暁様

お世話になります。
このたびは極めて明解なご回答をいただきまして誠にありがとうございました。
労基法に合わせた形で公表事項の内容を改定することといたします。

1・2・3様・・・ありがとうございました!

著者 ossao さん2010年06月29日 19:23
1・2・3様

このたびはお世話になります。
非常にわかりやすいご回答をいただきまして誠にありがとうございました。
せっかく明らかになりましたので、労基法に合わせて3年に短縮するつもりでおります。
重ねてありがとうございました!

Re: 退職した元従業員の記録保管期間について

著者 たにさん さん2010年06月30日 17:06
私も3年でOKだと思っておりましたが、離職票を発行した方の分は4年保管の必要があると思います。
離職票下部に記載があります。

Re: 退職した元従業員の記録保管期間について

2010年06月30日 17:39
上述ではご質問に沿い、大雑把にお答えしましたが、根拠となる法律により、労務関係だけでざっと、下記のように異なります。
たにさんご指摘の4年は【雇用保険法施行規則】に拠ります。
会社経営関係の書類となると他にも多岐にわたります。

5年 ●健康診断の個人票 【根拠となる法律 労働安全衛生規則
4年 ●資格取得・喪失・離職票賃金台帳、その他雇用保険被保険者に関する書類 (被保険者退職した日から4年間) 【雇用保険法施行規則】
3年 ●雇用契約書解雇通知書、その他雇入、退職に関する書類【労働基準法規則】
労働者名簿、タイムカード、36協定、その他労働に関する書類【 労働基準法
●療養・休業補償給付請求書、死傷病報告、その他労災保険に関する書類【労災保険法規則】
●管理元台帳、管理先台帳、就業条件明示書、その他労働者派遣に関する書類【労働者派遣法】
2年 ●資格取得・喪失届出書、算定基礎届、その他健康保険厚生年金保険に関する書類【厚生年金保険法施行規則 健康保険法施行規則】
労働保険料申告書、その他労働保険料の徴収に関する書類【労保徴収法】
雇用保険に関する書類(会社関係) 【雇用保険法施行規則】

たに様・・・ありがとうございました

著者 ossao さん2010年06月30日 18:15
このたびは誠にありがとうございます。
単純に一律3年でOKというわけでもなさそうなのですね。
参考にさせていただきます。

> 私も3年でOKだと思っておりましたが、離職票を発行した方の分は4年保管の必要があると思います。
> 離職票下部に記載があります。

社労・暁様・・・再度ありがとうございました!

著者 ossao さん2010年06月30日 18:29
社労・暁様

再度ご指南をいただきましてありがとうございました。
こういう複雑な事情があって、弊社における個人情報保護関連規程上も5年に統一しているのではないかと改めて思いました。
もう一度考え直してみます。ご指南ありがとうございました。


> 上述ではご質問に沿い、大雑把にお答えしましたが、根拠となる法律により、労務関係だけでざっと、下記のように異なります。
> たにさんご指摘の4年は【雇用保険法施行規則】に拠ります。
> 会社経営関係の書類となると他にも多岐にわたります。
>
> 5年 ●健康診断の個人票 【根拠となる法律 労働安全衛生規則
> 4年 ●資格取得・喪失・離職票賃金台帳、その他雇用保険被保険者に関する書類 (被保険者退職した日から4年間) 【雇用保険法施行規則】
> 3年 ●雇用契約書解雇通知書、その他雇入、退職に関する書類【労働基準法規則】
> ●労働者名簿、タイムカード、36協定、その他労働に関する書類【 労働基準法
> ●療養・休業補償給付請求書、死傷病報告、その他労災保険に関する書類【労災保険法規則】
> ●管理元台帳、管理先台帳、就業条件明示書、その他労働者派遣に関する書類【労働者派遣法】
> 2年 ●資格取得・喪失届出書、算定基礎届、その他健康保険厚生年金保険に関する書類【厚生年金保険法施行規則 健康保険法施行規則】
> ●労働保険料申告書、その他労働保険料の徴収に関する書類【労保徴収法】
> ●雇用保険に関する書類(会社関係) 【雇用保険法施行規則】
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