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領収書のない経費処理は"当たり前"のことでしょうか?

著者 初夏子 さん最終更新日:2007年03月02日 22:45
こんにちは。小さい会社で経理等担当しております。
初歩的は質問かもしれませんが、皆様のご意見を伺いたく投稿いたします。

領収書のない交通費の清算に関してになります。
近距離の公共交通機関になると、なかなか領収書をもらえないのは
わかります(お願いすればもらえるとは聞いたことがありますが)。

弊社では、立替払い・仮払い、どちらにしろ、
近距離でもともと領収書の発行されない公共交通機関以外は、
領収書を発行してもらって(窓口または券売機で)、
それをもとに経費処理、精算をしておりました。

とくに出張などになると、近距離ではすまされず、新幹線の
チケットを購入した際には、必ず領収書は必要としておりました。

(弊社では、現在就業規則等を作成中のため、交通旅費規程
といった明確な決まりを定めたものは、まだありません)

以前は大手企業に勤めていた方が、現在弊社で勤務しております。
その人が、最もよく国内出張にでかけます。

以前出張された際に、新幹線の領収書をもらわずに帰社しました。

経理担当として、その状況は困るものだったので理由を訊くと、
「以前勤めていた○○(有名な大手)では、出張費交通費精算のときは
領収書など必要としなかった。ネットでも駅でも、値段は見ればわかる。
なぜ必要なのか。なくても精算できるのは当たり前」とおっしゃいました。

そのようなことは初耳だったので、担当の税理士さんに相談すると、
「本当にその人は出張に行ったんでしょうか。本当であれば、
紛失したという内容の一筆を書いた「交通費清算書」を
作成されてはどうか」とアドバイスがあり、そのとおりに処理し、
その方には、弊社は大手ではないので領収書は必ず必要だと
念を押しました(私からも、社長からもです)。

ところが、数ヵ月後また領収書なしで交通費清算を依頼してきました。
それも、数日の間に2回行き、その2回(往復)とも領収書がありません。
私には「ないっ!(もらわなかったの意)。普通は要らないっ!」と説明し、
社長には「もらったが失くした」と説明しています。

他にも食い違う話がありますが、結局、
「失くした」の一筆もらって処理する事になりました…

そこで、皆様にお伺いしたいのです。

①大手、大企業で勤務されていらっしゃる方、
 出張時の交通機関や宿泊の手配は、担当部署の方々が
 されている場合が多いかと思いますが、
 そうでなく個人で出張に行き、後で経費精算する場合、
 領収書がない場合でも経費処理がされて当たり前なのでしょうか。
 領収書をもらわなくて"当たり前"なのでしょうか。

②企業の規模に関係なく、領収書の貰い忘れ、紛失、盗難(お財布の盗難など)
 で領収書がなくなってしまった場合(再発行も難しい場合)、
 皆様の会社ではどのように対応されていらっしゃるのでしょうか。

③上記のようなケースでは、領収書がないため、実際行ったかどうか
 定かではありません(そう判断されても仕方ありません)。
 税務上、何も問題はないのでしょうか。

④その他、このような場合はこうしてます、こうしたほうが良いです
 など皆様の会社なりの方法といいますか、良いアイデアが
 ありましたら、是非お教えいただきたいと思います。

以上、よろしくお願いいたします。長々と、失礼いたしました。

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Re: 領収書のない経費処理は"当たり前"のことでしょうか?

著者 いさお さん2007年03月02日 23:14
原則として領収書は必要だと思います。特に消費税法上、領収書がないと消費税の額がわからず課税仕入の問題が出てくると思います。しかし、交通機関の費用については領収書が発行されない場合があるので、その場合は無くてもやむを得ないことになっていたと思います。その場合はやむを得ない理由を書いた書類が必要だと思います。
 
 当社の場合は出張清算書を記入してもらい、領収書の無い費用は無い理由(やむを得ない理由)を本人に書いてもらっています。これ専用の帳票を作成しました。

Re: 領収書のない経費処理は"当たり前"のことでしょうか?

著者 初夏子 さん2007年03月03日 09:21
削除されました

Re: 領収書のない経費処理は"当たり前"のことでしょうか?

著者 初夏子 さん2007年03月03日 10:56
いさおさま

ご回答ありがとうございました。
先ほど投稿しましたものを、削除いたしましたので、
改めてお礼を申し上げます。
 
>  当社の場合は出張清算書を記入してもらい、領収書の無い費用は無い理由(やむを得ない理由)を本人に書いてもらっています。これ専用の帳票を作成しました。

御社でも、領収書がない場合でも、精算はされていらっしゃるのですね。
新幹線や特急などは領収書の発行の義務付けをされていらっしゃるのでしょうか。

弊社では、「交通費請求書」のようなものを作成し、
通常は領収書の発行のない交通費(近距離電車やバスなど)を
それで処理しておりました。しかし、新幹線や特急など
領収書の発行があるものに関しては、原則必ず必要としていました。

今回の件は、他の企業様もされていらっしゃるように
「失くした」ということで、それなりの処理をすればよいのかもしれません。

「専用の帳票」、良いアイデアかと思います。
今後は必ず領収書を、と再度念をおしてますので
守っていただけることを願いますが、万が一のために
対策を考えておくことが望ましいと思います。
他の社員さんのためにも…
ご意見、ありがとうございました。

「うちの会社ではこうしています」と、他にもございましたら、
皆様、是非お知恵を拝借させていただきたいと思います。
よろしくお願いいたします。

Re: 領収書のない経費処理は"当たり前"のことでしょうか?

著者 いさお さん2007年03月03日 11:31
新幹線や特急、高速バス、タクシーなど、領収書がもらえる物はもらうようにしています。帳票をもちいるのはどうしてももらえない時とか、無くしてしまった時にしています。
つまり、原則として領収書をもらっています。

Re: 領収書のない経費処理は"当たり前"のことでしょうか?

著者 みおんママ さん2007年03月05日 11:02
初めまして。当社もいさおさんと同じような感じです。

逆に「領収書のない経理処理は”しないのが当たり前”」くらいに、徹底して領収書をつけてもらっています。近距離電車・バス以外は、すべての伝票に領収書またはそれに準じるものを添付してもらっています。
忘れた・貰わなかった等の場合は本人に再発行をさせ、面倒なら必ず貰ってくださいねと念を押しています。
盗難による紛失はいまのところありませんが、本人の不行き届きによるものであれば本人に再発行させます。
どうしても再発行ができないときは、初回であれば「次にやったら自腹ですよ!」と脅します(笑)。
故意に何回もするようであれば、上長、役員、社長に相談するしかありませんね…幸い、当社では皆守ってくれていますが。

これから就業規則を整えていかれるとのことですから、明確に規定を定めたら良いと思います。
当社の場合は、出張旅費規定(国内)に
・事前の出張願届出(2週間前まで)
・出張願には、仮払いの有無に関わらず、経路・交通費、宿泊費等すべての旅費をわかる限り(見積り可)書く
・交通・宿泊は、役職によって使用できるランク明記(セカンドクラス、一般クラス等)
・事前に届け出た以外に突発で、役員1万円、一般5千円以上の費用が発生した場合は、すぐに本社に連絡し、社長の許諾を得る
・帰着後1週間以内にすべての旅費を精算(領収書は、発行可能なものは全て添付)
と定めています。
通信費等についても、可能な限り、かかった金額を証明できるものを添付することになっています。
規則になれば問題の方も守ってくれるかもしれませんね。

Re: 領収書のない経費処理は"当たり前"のことでしょうか?

著者 初夏子 さん2007年03月05日 11:40
いさお様、みおんママ様、

こんにちは。ご回答をありがとうございました。
たいへん参考になりました。

弊社でも、領収書は原則必要ですので、徹底しているつもりでした。
みな、守ってくれていました。
交通費は特別ですが、他のものを購入したのに
領収書がない場合は、経費精算はしていませんでした。
(というより、できませんでした)

が、交通費に関して何らかの理由で今回のようなことが起こりました。
今後起こらないように徹底するとともに、また起こった場合でも
スムーズに対応できるようにしたいと考えています。

今から就業規則旅費規程等を作成していく予定です。
まずはそれに規定を明記したいと思います。
みおんママ様のご意見、参考にさせていただきます。

いさお様、みおんママ様、ありがとうございました。
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