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マイナンバー記載書類の提出について

著者  総務部まっちゃん さん 最終更新日:2015年08月27日 10:47
現在各種の申請書類等を従業員に代わり総務で作成し、社会保険労務士さん経由で提出しております。
この提出書類にマイナンバーが記載されるようになった時、社会保険労務士さんへ渡すのであれば外部委託契約のようなものを別途結ぶべきなのか、もしくは現在の契約にマイナンバーを取り扱う条項を足すべきでしょうか。
または、そもそも代理作成をマイナンバー記載前の段階で止めて、従業員からマイナンバーを記載して提出してもらうのがいいのでしょうか。
ご教授をお願いいたします。

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Re: マイナンバー記載書類の提出について

2015年08月27日 15:41
> この提出書類にマイナンバーが記載されるようになった時、社会保険労務士さんへ渡すのであれば外部委託契約のようなものを別途結ぶべきなのか、もしくは現在の契約にマイナンバーを取り扱う条項を足すべきでしょうか。

個人番号を扱う業務の委託に関しては、番号法第10、11条により、委託先に対する必要かつ適切な監視をしなければならないと定められています。
またその内容には主に
①委託先の適切な選定
②安全管理措置に関する委託契約の締結
③委託先における特定個人情報の取扱い状況の把握
が含まれています。
①~③の具体的な内容は、特定個人情報保護委員会が公開している「特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン」19p~に詳しく記載されているので、確認することをお勧めいたします。
 上記②の内容が含まれていれば、既存の契約に付け足すことは問題ないと思われますが、内容が内容だけに、また文章量も結構な量となると思われますので、別途締結したほうがお互いわかりやすいかとも思われます。
 また個人番号関係の委託においては万が一委託先から個人番号が漏えい等した場合、上記①や③を怠っていたということで委託元に責任(罰則)が課されますのでご注意ください。


> または、そもそも代理作成をマイナンバー記載前の段階で止めて、従業員からマイナンバーを記載して提出してもらうのがいいのでしょうか。

 そもそもの話になりますが、マイナンバーを書類に記載するのは企業の事務担当者等の方であり、従業員本人ではありません。
 なので、企業は事前に従業員に個人番号の用途(各種保険手続きや源泉徴収票作成など)を明示した上で個人番号を収集しなければなりません。
 また個人番号を扱う担当者が誰かということを明確にする必要があります。(部課名や○○係という表記で良いそうです)
 企業が収集しないということは、書類の作成から提出まで、従業員本人以外は、事務担当者等含め誰も個人番号を確認できないということになってしまい、現実的ではありません。
 なので、まずは貴社のほうで従業員の個人番号を収集した後、社労士の方が個人番号の取り扱いに関して信頼できるのであれば、個人番号の取り扱いも含めて委託するという形になるのではないでしょうか。
 また社労士の方に個人番号関係は委託しない場合は、貴社の事務担当者等の方が、収集した個人番号を元に書類を作成し、貴社から提出する必要があります。

私もまだマイナンバーは勉強中であるため、もし間違ったことを言ってしまっていたらお許しください。

Re: マイナンバー記載書類の提出について

著者  総務部まっちゃん さん 2015年08月27日 16:57
AkAsさん ご返信ありがとうございます。

いろいろ参考になりました。
マインナンバーもこれから教育・周知・収集等イベント盛りだくさんで
正念場になってきそうです
わからない事だらけで今後ともお世話になるかもしれませんが
よろしくお願いいたします

どうもありがとうございました

Re: マイナンバー記載書類の提出について

著者  行政書士いとう事務所 さん (専門家) 2015年09月16日 18:42
横レス失礼いたします。
このケースのように、マイナンバーの取扱いを外部に委託した場合の安全管理措置についてこのようなブログを書きました。

http://blogs.yahoo.co.jp/gut_expert/63258179.html

よかったらご覧になって見てください。
参考にはなるかと思います。

Re: マイナンバー記載書類の提出について

著者  総務部まっちゃん さん 2015年09月17日 09:23
行政書士いとう事務所さん ご返信ありがとうございます。

参考にさせていただきました。
基本新しく契約書を作成する方向で内容を検討中ですが、
社労士さんのお足を使うのもなんなので、電子申請できるものは電子申請に
切り替えていこうと考えています。
埋葬料や療養費の支給申請等本来従業員が申請すべき書類は、
会社が記載すべきところの記入などできるところはお手伝いしますが
個人番号の記入から提出は従業員本人にお願いしようかと考えています。

住所確認や保管依頼等の依頼文書が終わり、次は個人番号の提供依頼・
利用目的の通知・委任状と時間的余裕が無い中、社内規定等の整備と
やることがいっぱいなうえ、分からないことだらけです。
今後ともお世話になるかもしれませんがよろしくご教授お願いいたします。

どうもありがとうございました

Re: マイナンバー記載書類の提出について

著者  コイズミ さん 2015年09月26日 08:06
総務の仕事をしています。
マイナンバーは、極力、従業員に書いてもらわず、委託先の社労士事務所で記載をお願いする方針でいます。
理由は、マイナンバーが記載された書類の受け渡しは、途中で覗き見られないとか紛失しないなどの管理措置が求められるますので、余計な手間を発生させないようにしたく思います。。
電子申請が従業員から直接できる形式で、総務経由であっても特定の権限者のみ閲覧できる形式であれば支障はないと思います。ます。

Re: マイナンバー記載書類の提出について

著者  総務部まっちゃん さん 2015年09月28日 10:24
コイズミさん、ご返信ありがとうございます。
弊社では、社労士さんに書類作成の事務委託まではしておらず、あくまで相談・指導と提出前の最終確認をお願いしてます。
書類作成まで丸投げできるほどの余裕は社労士さんにもないようですのでこの契約になっています。(しがらみ等により他の社労士さんへの乗換は難しいです)
社会保険関係の数ある書類のうち作成・保管・廃棄及び、記録簿の記入等手間ばかりでなく今までのキャビネットとは別の保管を考えている為保管場所の容量もあり、できれば取扱書類数を減らしたいのが本音です。
さりとてやらなけれらばいけないものはやらないといけないので、社労士さん他相談しながら進めていこうと思っております。
今後とも、アドバイスをいただけると幸いです。ありがとうございました。

Re: マイナンバー記載書類の提出について

著者  行政書士いとう事務所 さん (専門家) 2015年10月08日 17:02
再び失礼いたします。
マイナンバーの取扱いを外部に委託した場合に関して、さらにこのようなブログを書きました。
http://blogs.yahoo.co.jp/gut_expert/63288018.html

この手法でマイナンバーを管理することを考えている事業者も多いかと思われるだけに…

Re: マイナンバー記載書類の提出について

著者  総務部まっちゃん さん 2015年10月08日 18:25
行政書士いとう事務所さん アドバイスありがとうございます。

参考にさせていただきました。
弊社も外部委託にはあたらないということで収集・保管についてクラウドサービスを
利用する方向で契約を進めております。
ただ、話を聞くとかなりグレーな部分の追加サービスもあり(私個人的には黒でしょ的な)
悩ましいところですが、先方もきちんとリーガルチェックを受けてのサービス提供ということで
追加分を含め進めていこうと思っています。

今後ともアドバイスよろしくお願いいたします。

どうもありがとうございました
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