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退職者のマイナンバーについて

最終更新日:2016年03月17日 13:41
私の会社はギリギリまでマイナンバーを集めないでおこうということで、
まだマイナンバーの収集はしていません。

そんな中、従業員の一人が3月末で退職することになりました。
男性で、配偶者と子供の2人の扶養家族がいます。

退職にあたり、マイナンバーの収集が必要になるかと思います。
そこで何点か質問をさせてください。
この社員には、

①「源泉徴収関連事務」のみを明示してマイナンバーを提供してもらうことで問題よいでしょうか?
源泉徴収票の発行の際にマイナンバーが必要になると思いますが、退職後にマイナンバーが必要になるような書類等はないですよね?

②毎日顔を合わせている社員ですが、本人確認が必要でしょうか?

③配偶者と子供のマイナンバーは収集する必要はないという解釈でよいでしょうか?

④入社したのが10年以上前の社員で、名前が印字されている雇用保険被保険者資格喪失届にはマイナンバー欄がありません。この古い書式でも問題ないのでしょうか?

初歩的な質問で申し訳ありませんがどなたかご教示ください。

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Re: 退職者のマイナンバーについて

2016年03月17日 14:39
①今年に入ってからの給与支給額が30万を超えている場合、年末調整時に給与支払報告書を自治体に提出する必要があるので、「源泉徴収関連事務」と考えるか住民税関係と考えるかは微妙なところですが、いずれにしろ退職後にも必要になるかと思います。

②過去(入社時等)に身元確認をしたことがあり、それを元とした情報を既に会社が把握している場合であって、本人から直接個人番号の提供を受けるのであれば身元確認は省略可能ですが、番号確認は省略できませんので、「通知カード(のコピー)」等の提示(提供)を受けることが必要です。

源泉徴収票給与支払報告書)は今年から様式が変わっています。
年末調整時に自治体に提出する給与支払報告書には、年少者含む全ての被扶養者の個人番号の記入が必要となりますので、被扶養配偶者及び被扶養者年少者含)の個人番号の提供を受ける必要があります。
また、新様式を見るとわかりますが、社員本人に交付する源泉徴収票には個人番号の記載はできません。


④旧様式のままで受理されるはずです。

また、直接は関係ありませんが、
>私の会社はギリギリまでマイナンバーを集めないでおこうということで、
>まだマイナンバーの収集はしていません。
とありますが、平成28年分の扶養控除等申告書に既に個人番号の記入が必要となっていますが、そちらには個人番号の記載をせずに提出を受けていたのでしょうか。
原則としてはその年のはじめの給与の支給までに提出してもらう必要があり、また個人番号の記載(もしくは別途提供を受けた旨の確認の記載)が法令で義務付けられています。

Re: 退職者のマイナンバーについて

2016年03月17日 15:53
ご回答ありがとうございます。
再度質問させてください。

> ①今年に入ってからの給与支給額が30万を超えている場合、年末調整時に給与支払報告>書を自治体に提出する必要があるので、「源泉徴収関連事務」と考えるか住民税関係と考え>るかは微妙なところですが、いずれにしろ退職後にも必要になるかと思います。
とありますが、今後何があるかわからないことを想定して、利用目的に色々盛り込むことは問題ありますでしょうか?
例えば、扶養控除等(異動)申告書など…

> ②過去(入社時等)に身元確認をしたことがあり、それを元とした情報を既に会社が把握し
>ている場合であって、本人から直接個人番号の提供を受けるのであれば身元確認は省略
>可能ですが、番号確認は省略できませんので、「通知カード(のコピー)」等の提示(提供)を
>受けることが必要です。
とありますが、身元確認とは具体的にどのようなことでしょうか?
例えば、当時の履歴書や現在の住民票などはありますが、それでは身元確認にはなりませんか?

> ③源泉徴収票給与支払報告書)は今年から様式が変わっています。
> 年末調整時に自治体に提出する給与支払報告書には、年少者含む全ての被扶養者の個
>人番号の記入が必要となりますので、被扶養配偶者及び被扶養者年少者含)の個人番号>の提供を受ける必要があります。
> また、新様式を見るとわかりますが、社員本人に交付する源泉徴収票には個人番号の記載はできません。
とありますが、今回の場合は家族分の身元確認の必要はないですよね?
こちらが用意した書式に、家族分のマイナンバーを記入し提出してもらえば問題ないでしょうか?

> ④旧様式のままで受理されるはずです。
ありがとうございます。


> また、直接は関係ありませんが、
>>私の会社はギリギリまでマイナンバーを集めないでおこうということで、
>>まだマイナンバーの収集はしていません。
>とありますが、平成28年分の扶養控除等申告書に既に個人番号の記入が必要となっていま>すが、そちらには個人番号の記載をせずに提出を受けていたのでしょうか。
>原則としてはその年のはじめの給与の支給までに提出してもらう必要があり、また個人番号>の記載(もしくは別途提供を受けた旨の確認の記載)が法令で義務付けられています。
こちらについては、問い合わせたところ28年分には記載はしなくても問題ないとの事だったので、記載せず提出しました。
問題だったのでしょうか…^^;

ひとりで事務をしていることもあり、色々わからないことばかりです。
何がわからないのかもわからないような状態です。
親切に教えていただき感謝いたします。
再度ご回答いただけると幸いです。

よろしくお願い致します。

Re: 退職者のマイナンバーについて

2016年03月17日 17:19
①複数の利用目的を盛り込むことは問題ありません。むしろ利用目的の明示をしないまま個人番号を扱うことは法令違反となりますので、想定されるものは列挙しておくべきです。(源泉所得税住民税社会保険労働保険等)
扶養控除申告書に関しては、企業はあくまで提出を受ける立場であり、書類を作成し、提出する必要がある(個人番号を利用する必要がある)のは社員本人であるため、企業の用途には含まれないかと思います。
内容が前後しますが、③の通り、源泉所得税の分野に関して、扶養家族の個人番号の提供を受ける際の本人確認が不要なのもこれが理由です。(社員本人が提出すべき書類の内容に扶養家族の個人番号が含まれているため)

②個人番号関係でいう本人確認は、「身元確認」と「番号確認」を指します。
「身元確認」には免許証、パスポート、個人番号カード等の顔写真付きの書類か、氏名、生年月日又は住所が明記された書類2種以上が必要ですが、雇用関係にある等して本人であることが明らかである場合は省略可能なので、今回の場合でいえば「身元確認」は不要です。
「番号確認」には、通知カード、個人番号が記載された住民票の写し(記載事項証明書)個人番号カード等が必要です(複写物でも可能)。一応手書きの署名捺印付きの自身の個人番号であることに相違ない旨の証明書でも可能ですが、逆に面倒だと思います。

③仰るとおり源泉所得税に関して言えば、社員の扶養家族の個人番号の提供を受ける際に本人確認(身元確認+番号確認)は不要ですし、質問者様の会社様式のものでも問題ありません。
また、確認のために正式な「番号確認」書類の提出を求めることも問題ありません。

④厚労省は雇用保険に関して、既存の社員に関しては新規に雇用継続給付の受給申請を行う場合等を除いて、資格喪失時等の個人番号は省略するという方針を出しましたが、万が一ハローワークから請求された場合に備えて、利用目的に「労働保険雇用労災保険)」を挙げておいてもいいかと思います。


扶養控除申告書に関してですが、お問い合わせになったのは平成27年中のことではないでしょうか?
平成27年中はまだ個人番号の利用が開始されていないため、28年分の申告書への記入は任意となっていましたが、利用が開始されている今、記入は一応義務とされています。
管理の都合上記入したくないという企業が多かったのか、別途提供を受けた(提供をした)旨の記載をすれば、記入は省略してもよいこという方針を国税庁が出しましたが、いずれにしろ個人番号の提供は受けておく必要があるかと思います。

また、私の読解ミスだったら申し訳ないのですが、扶養控除申告書は税務署からの要請がない限り(ほぼありませんが)税務署に提出する必要はなく、会社で保管するべき書類です。
ただ形式上は税務署に提出することになっているので、他の書類と同様に個人番号の記入が義務付けられています。

長々と失礼しました。

Re: 退職者のマイナンバーについて

著者  名無し。 さん 2016年03月18日 14:02
横から失礼します。

厚生労働省のHPや国税庁のHPに詳しく載っています。
雇用保険関係:http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000087941.html
源泉徴収票https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/jizenjyoho/hotei/pdf/hotei1_1_2.pdf

ハローワーク雇用保険被保険者資格喪失届について、
旧様式を使用しても良いが、
空きスペースにマイナンバーを「個人番号:999999999999」と記入するよう指導されました。
マイナンバーの確認が遅れた人の分は、未記入の喪失届を先に提出し、
後日「個人番号登録・変更届出書」を提出するように指導されました。
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