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取締役会議事録の記名押印

著者  soumimo さん 最終更新日:2016年12月08日 16:26
ある会社で総務をしています。子会社で発見したのですが、総務部で取締役会議事録作成して取締役の記名押印に、総務認印を押印していました。各取締役の許可は得ているそうですが、内容を取締役が確認していない恐れもあります。
いくら本人の許可を得ても、代わりに押印するのは、私文書偽造にならないまでも、ダメではないでしょうか。

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Re: 取締役会議事録の記名押印

著者  いつかいり さん 2016年12月09日 20:07
取締役会の決議)
第369条  
5  取締役会の決議に参加した取締役であって第三項の議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定する。

うちは、社長が議事録に目を通し、実印をおされてから、取締役連中を回りますが、誰一人中身を見ずにハンコを押します。最後にまわる監査役になると、隅から隅まで読みつくし、先週行われた議事を思い起こしながら、良しとしてハンコを押してくれます。

上に引用したリスクを取締役は負ってるのですから、その自覚のない御仁はそれでよいのではないでしょうか。あなたが問題とお感じなら、子会社を統制する部門、監査役なり内部監査部門なり、あずかってるハンコをもって取締役を訪問すべし、と厳命させることです。

Re: 取締役会議事録の記名押印

著者  コイズミ さん 2016年12月09日 20:28
実務上全く問題ないと思います。
取締役会の議事内容で、登記を必要とするものだけは、きちんと各取締役に押印してもらいました。それ以外は会社で持っている印鑑で総務部で押印しました(議事録そのものはメール送信して内容OKの後に)。以前1部上場企業の100%子会社でしたが、親会社の法務担当者からも指摘を受けたことはありません。

Re: 取締役会議事録の記名押印

著者  トライトン さん 2016年12月12日 09:10
運用は各社マチマチでしょう。
前の会社は3社合弁で各社から来ている取締役全員に送って押印してもらっていましたので、かなり日数がかかっていました。今の会社はメールで議事録を送信し、全員OKとなれば、総務が保有しているはんこで総務担当が押印しています。

Re: 取締役会議事録の記名押印

著者  soumimo さん 2016年12月12日 09:15
丁寧なご回答を寄せて頂き、ありがとうございました。
法令の主旨を現場に理解していただいた上で、実務上の運用を提案しようと思います。

> (取締役会の決議)
> 第369条  
> 5  取締役会の決議に参加した取締役であって第三項の議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定する。
>
> うちは、社長が議事録に目を通し、実印をおされてから、取締役連中を回りますが、誰一人中身を見ずにハンコを押します。最後にまわる監査役になると、隅から隅まで読みつくし、先週行われた議事を思い起こしながら、良しとしてハンコを押してくれます。
>
> 上に引用したリスクを取締役は負ってるのですから、その自覚のない御仁はそれでよいのではないでしょうか。あなたが問題とお感じなら、子会社を統制する部門、監査役なり内部監査部門なり、あずかってるハンコをもって取締役を訪問すべし、と厳命させることです。
>
>

Re: 取締役会議事録の記名押印

著者  soumimo さん 2016年12月12日 09:23
ありがとうございました。
まず、取締役が内容を確認することが肝要だと感じました。議事録の完成に時間がかかっては効率的ではありませんが、自分で押印してもらうのが第一、総務部が代わりに押印するとしても、内容を確認したメールを保存しておく必要があると思いました。

Re: 取締役会議事録の記名押印

著者  soumimo さん 2016年12月12日 09:42
ありがとうございます。
実務的な問題は多様だと思います。メールで議事録を送信して全員のOKをもらう場合でも、文言が気に入らないとかで時間がかかることもあると思います。総務マンとしては、取締役の信頼を得て些細な点は拘らずに了解を得るのも、腕の見せ所なのですね。異議を留めるのか否かは重要です。
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