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退職者のマイナンバー廃棄について。

最終更新日:2017年02月14日 10:44
いつもお世話になっております。

ふと疑問に思ったので教えて頂けたら幸いです。

退職者のマイナンバーについてはただちに廃棄する」とありますが
28年の年末調整を終え、29年1月に給与支払報告書を各市町村に提出する際に退職者のマイナンバーが不明になってしまった人が何名かおりました。
市町村に確認したところ、分からない人に関しては白紙で提出して良いと言われましたので今年の報告については何とかなりました。

なので、今後退職する人についてはマイナンバーを来年の給与支払報告書提出期間まで保管し、白紙にならないようにと思っておりましたが、
給与システム(弥生給与を利用しています)で更新しようとしたところ
退職者のマイナンバーをすみやかに削除してください」という注意メッセージが出ます。(無視しても更新はできるようですが…)

結局、退職者のマイナンバーすぐ廃棄し来年の給与支払報告書提出の際にはマイナンバーを記載しなくても良いのか、
「すぐ廃棄する」というのは給与支払報告書等必要な手続きが終えてから、ということなのか迷っています。
実際、皆様はどのようにされているのか参考に教えていただけたらありがたいです。

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Re: 退職者のマイナンバー廃棄について。

2017年02月14日 15:45
私の勤め先では、退職者のマイナンバーの廃棄は扶養控除申告書に準じて処理する予定です。
マイナンバーの記載を省略した場合であっても、扶養控除申告書の保存期間(該当年の翌年1月10日の翌日から7年間)は別途保管しなければならず、記載してある場合でも記載部分をマスキング等することはできないため、少なくとも扶養控除申告書の保存期間である7年間は保管しておく必要があるかと思います。
ー追記ー
いまのところ勤め先にはいませんが、扶養控除申告書の提出がない方の場合は、明確な用途(給与支払報告書の提出等)が無くなった時点、若しくはマイナンバーを記載する必要のある書類があった場合で、法定保存期間がある場合は保存期間を満了した時点で廃棄するよう規程を作りました。


ー参考ー
国税庁HP https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm

Q1-3-7 一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いについて、給与支払者が作成し備えている帳簿はいつまで保存する必要がありますか。(平成28年9月9日更新)

(答)


給与支払者が作成し備えている帳簿は、マイナンバー(個人番号)の記載が不要であるとして従業員がマイナンバー(個人番号)の記載をせずに提出した扶養控除等申告書のうち、その従業員が最後に提出したものの法定保存期限(扶養控除等申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年)まで保存する必要があります。

なお、従業員退職から一定期間が経過した場合など、法定保存期限を経過した帳簿については、その帳簿に記載されたその従業員控除対象配偶者、控除対象扶養親族等を含みます。)のマイナンバー(個人番号)をできるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

Re: 退職者のマイナンバー廃棄について。

著者  ton さん 2017年02月14日 22:53
> いつもお世話になっております。
>
> ふと疑問に思ったので教えて頂けたら幸いです。
>
> 「退職者のマイナンバーについてはただちに廃棄する」とありますが
> 28年の年末調整を終え、29年1月に給与支払報告書を各市町村に提出する際に退職者のマイナンバーが不明になってしまった人が何名かおりました。
> 市町村に確認したところ、分からない人に関しては白紙で提出して良いと言われましたので今年の報告については何とかなりました。
>
> なので、今後退職する人についてはマイナンバーを来年の給与支払報告書提出期間まで保管し、白紙にならないようにと思っておりましたが、
> 給与システム(弥生給与を利用しています)で更新しようとしたところ
> 「退職者のマイナンバーをすみやかに削除してください」という注意メッセージが出ます。(無視しても更新はできるようですが…)
>
> 結局、退職者のマイナンバーすぐ廃棄し来年の給与支払報告書提出の際にはマイナンバーを記載しなくても良いのか、
> 「すぐ廃棄する」というのは給与支払報告書等必要な手続きが終えてから、ということなのか迷っています。
> 実際、皆様はどのようにされているのか参考に教えていただけたらありがたいです。


こんばんは。私見ですが・・・
直ちにとありますが退職後すぐと言う事ではなくその年度内というとらえ方でいいと思います。
要はその年度の年末調整終了後・・・年度更新時に削除でしょうね。
源泉徴収票の印刷と同時に給与支払報告書も印刷するでしょうから年度更新時は不要となります。
個人への源泉票にはマイナンバーは不要ですので年度更新時に番号削除でいいと思います。
当方では扶養控除申告書へは記載させず別途社内統一の用紙を用意し記載させていますので扶養控除申告書は7年でも番号記載用紙は退職後翌年には廃棄できる体制にしています。
とりあえず。

Re: 退職者のマイナンバー廃棄について。

2017年02月18日 14:32
AkAs さん

ご返信ありがとうございます。
なるほどですね!確かに、扶養控除申告書を保存していればマイナンバーが分からなくなることがないですもんね(^_^;)

当社ではマイナンバー通知カード等コピーし保管しているので、それを廃棄してしまったら…とそちらのことばかり考えていてしました。。

URLまで貼っていただき、大変参考になりました。ネットだとイマイチな検索しかできなかったので大変助かりました。
今後も資料として使わせていただきます。
ありがとうございました!

Re: 退職者のマイナンバー廃棄について。

2017年02月18日 14:36
tom さん

ご返信ありがとうございます。
ただちに=今すぐ というわけではないんですね。。ちょっと極端に考えすぎていました(^_^;)
扶養控除申告書に記載しない形でもいいんですね…勉強になります。
当社も、1人ひとりのマイナンバー通知カードのコピーを保管しており、退職者においては翌年3月末に廃棄ということになりました。
なんとか解決できそうです。おかげさまでした。
ありがとうございました!!
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