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リース満了時のシステム登録について

著者  新米総務まめ さん 最終更新日:2017年03月10日 19:48
年末から総務に異動になりました。
弊社ではリース契約満了2ヶ月前に満了予定の物件一覧をシステムから出力して、
現場に満了するかどうかチェックしてもらっています。
そして、その一覧表を見ながらシステムに登録していくのですが、
まだリース会社から送付される終了通知が来ていないタイミングで登録を完了させています。
通知書が来たら現場にチェックしてもらった一覧表を見ながら転記していくのですが、
システムに登録している再リース料や支払方法が通知書の内容と合致しているか確認していません。
これはおかしいと思っているのですが、再リース料や支払方法はそんなに変わるものではないのでしょうか?
個人的にはきっちり確認していくべきだと思っているのですが、先輩に聞いても「大丈夫」と言われました。

他社でも通知書とシステム登録される値の確認はしていないものですか?
ちなみにこのシステムに登録すると出納係に支払予定が連携されます。実際の支払は請求書を見ながらやっているようですが、もし請求書の値がシステムと違ったら面倒なのではと思ったりします。

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Re: リース満了時のシステム登録について

著者  4畳半一間 さん 2017年03月11日 10:07
新米総務まめ さん

こんにちは
ご回答するに投稿本文の総務のリース物件についての職務範囲がどのようになっているのか不明なので回答にくるしいところがありました。

ご存知のとおり会社の部課署にはそれぞれの職務が暗黙含めあると思います。
社外取引と会社の関係、社外取引と書の部課署の流れと個々の職務関係を整理しては如何でしょうか

リース会社から送られてきた請求書は、どの部課署に渡って何をして、次にどこの部課署に渡って何をして・・・・どこの部課署で保存するのか

これらを整理することで、チェックがどこの部課署でやっているのかも明確になると考えます。

但し、関係部課署でお互いに相手部課署でやっていたと思っていたようなことも時折あります。
逆に二重のチェックをしていたとかもです。

着任しての問題定義は非常に大事であります。それ以上にその疑問を文書化して同僚、先輩、上長にみて頂いても宜しいのではないでしょうか? 反応がそっけない時もありますがめげずに頑張ってください。

チェックしないことは無いと思います。(必ず、どこかの部課署でやっています。システムへの入力もその原始証憑と関係書類との照合等)


Re: リース満了時のシステム登録について

著者  新米総務まめ さん 2017年03月13日 13:05
返信ありがとうございます。
違う部署の人間がやっているという考えには気が付きませんでした。
そうですよね、原始証憑との照合は必ずどこかでやってるはずですよね。
早速先輩にその観点で確認します。
ありがとうございます。

> 新米総務まめ さん
>
> こんにちは
> ご回答するに投稿本文の総務のリース物件についての職務範囲がどのようになっているのか不明なので回答にくるしいところがありました。
>
> ご存知のとおり会社の部課署にはそれぞれの職務が暗黙含めあると思います。
> 社外取引と会社の関係、社外取引と書の部課署の流れと個々の職務関係を整理しては如何でしょうか
>
> リース会社から送られてきた請求書は、どの部課署に渡って何をして、次にどこの部課署に渡って何をして・・・・どこの部課署で保存するのか
>
> これらを整理することで、チェックがどこの部課署でやっているのかも明確になると考えます。
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> 但し、関係部課署でお互いに相手部課署でやっていたと思っていたようなことも時折あります。
> 逆に二重のチェックをしていたとかもです。
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> 着任しての問題定義は非常に大事であります。それ以上にその疑問を文書化して同僚、先輩、上長にみて頂いても宜しいのではないでしょうか? 反応がそっけない時もありますがめげずに頑張ってください。
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> チェックしないことは無いと思います。(必ず、どこかの部課署でやっています。システムへの入力もその原始証憑と関係書類との照合等)
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