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住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 たていす さん最終更新日:2017年06月06日 12:07
長文で申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

市区町村から送付される「住民税税額通知書」に従業員のマイナンバーが
記載されていますが、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン
事業者編)」に関するQ&AのQ1-3-2より、「住民税税額通知書
により市区町村から提供されたマイナンバーは、本人に通知している利用
目的の範囲内の事務で利用することができます。

Q1-3-2 利用目的として「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生
  年金保険届出事務」と特定し、その利用目的を本人に通知等している
  場合、市区町村から送付されてくる従業員等に係る住民税の「特別徴収
  税額決定通知書特別徴収義務者用)」に記載されている個人番号は、
  その利用目的の範囲内で利用することができますか。
A1-3-2 利用目的を特定し、本人に通知等しているのであれば、本人
  以外から提供を受けた個人番号についても、その利用目的の範囲内で
  利用することができます。
  したがって、利用目的として「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生
  年金保険届出事務」と特定し、本人に通知等している場合、「特別徴収
  税額決定通知書特別徴収義務者用)」に記載されている個人番号は、
  その利用目的の範囲内で利用することができます。(平成29年3月追加)


また、マイナンバー法第16条、マイナンバー法施行令第12条の規定に
より、本人からマイナンバーの提供を受ける(本人からマイナンバーが記載
された書類を受領する)都度、本人確認(番号確認と身元確認)が必要ですが、
2回目以降の「番号確認」について、マイナンバー法施行規則第3条第1項
第3号の規定により、「提供を受けたマイナンバー」と「本人確認の上作成
した特定個人情報ファイルに記録されているマイナンバー」を確認することで
「番号確認」を行うのが実務上は一般的かと思います。

マイナンバー法施行規則第3条第1項第3号
三 提供を受ける個人番号及び当該個人番号に係る個人識別事項について、
 過去に本人若しくはその代理人若しくは法第十四条第二項の規定により機構
 からその提供を受け、又は住民基本台帳に記録されている当該個人番号及び
 個人識別事項を確認して特定個人情報ファイルを作成している場合(以下
 「本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合」という。)には、
 当該特定個人情報ファイルに記録されている個人番号及び個人識別事項を
 確認すること


さて、ここで質問ですが、住民税税額通知書により市区町村から提供された
マイナンバーを収録した特定個人情報ファイルは「本人確認の上作成した特定
個人情報ファイル」には該当しないと思われますので、住民税税額通知書により
市区町村から提供されたマイナンバーは、申告書等に記入することには利用
できても、「番号確認」には利用できない、という考え方で正しいでしょうか?

つまり、「番号確認」に利用するための「特定個人情報ファイル」には、住民税
税額通知書により市区町村から提供されたマイナンバーを収録してはいけない、
という考え方で正しいでしょうか?

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Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 プログレス合同会社 さん2017年06月07日 11:45
若干の認識相違があるように思えます。

特定個人情報ファイルを作成している状態で本人から都度マイナンバーの提供を受けるようなことはないと思われます。
個人番号関係事務または個人番号利用事務を行う都度本人からマイナンバーの提供を受けると双方にとって負担が大きいので特定個人情報ファイルを作成し、個人番号関係事務または個人番号利用事務に限って特定個人情報ファイルのマイナンバーを利用してもよいということです。

住民税税額通知書のマイナンバーは、事前に本人に通知している利用範囲内に限って利用することができるということですから、本人から都度マイナンバーの提供を受けるような場合では利用できません。
特定個人情報ファイルを作成していて、かつ本人に通知している利用範囲内であれば特定個人情報ファイルを参照することなく住民税税額通知書のマイナンバーを利用できるということです。

ということで、住民税税額通知書のマイナンバーは事務処理上邪魔なだけです。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 たていす さん2017年06月07日 14:51
御回答いただき、ありがとうございます。

認識相違、とのことですが、回答者様の御理解では、「本人から一度だけ
マイナンバーの提出を受け、特定個人情報ファイルを作成しておけば、
(マイナンバーの変更等が無い限り)本人からマイナンバー(記載書類)を
本人から受領するケースはない」ということかと思います。


当然ながら、事業主が作成して個人番号利用事務実施者へ提出する書類に記載
するマイナンバーは、本人から提出を受けたマイナンバーを基に作成した
特定個人情報ファイルから転記するのであれば、一度だけ提出を受ければ済みます。

また、本人が作成し事業主へ提出するマイナンバー記載書類についても、
代表的なところで例にあげると、「給与所得者の扶養控除等申告書」は、
マイナンバーを別途紐づけて管理することでマイナンバーを記入不要とする
方法があります。


しかし、扶養控除等申告書以外にも、本人が作成し事業主へ提出するマイナンバー
記載書類があります。(雇用保険高年齢雇用継続給付受給資格確認票や、財形貯蓄
非課税申告書、提出義務者が配偶者ですが国民年金第3号被保険者関係届など)

> 特定個人情報ファイルを作成している状態で本人から都度マイナンバーの提供を
> 受けるようなことはないと思われます。
とのことですので、回答者様の考えでは、それらの書類は、本人からマイナンバー
無記入で提出を受けて、事業主側で特定個人情報ファイルからマイナンバーを転記
することが可能であると想定されているのではないかと思います。


実は、そういった(事業主が本人に代わってマイナンバーを記入する)取扱いが
認められるのか、半年ほど前にマイナンバー総合フリーダイヤルに確認したことが
あるという方から教えてもらったのですが、本人に代わり事業主によるマイナンバー
記入が認められるかは書類により取扱いが異なるということで、担当省庁に問い合わせ
てもらった結果、雇用保険の給付金関係は事業主が記入しても良いが、財形貯蓄の
非課税申告書や国民年金第3号被保険者関係届は事業主による記入は認められない、
との回答を得たとのことです。

従って、少なくとも財形貯蓄の非課税申告書や(今はまだ記入不要ですが)国民年金
第3号被保険者関係届については、都度マイナンバーを記入した書類を本人(代理人)
から受領せざるを得ません。



今回の質問は、上記(都度マイナンバーを記入した書類を受領しなければならない
書類が存在する)を前提として投稿させていただきました。

まずあり得ない想定とは思いますが、例えば、
・本人からはマイナンバーの提供を受けていない(提出拒否ではなく、マイナンバー
 はメモしてあるのでわかるが通知カードを紛失し、再交付やマイナンバー記載住民票
 の入手をしてくれない)
住民税税額通知書で本人のマイナンバーの通知を事業主が受けた
・財形貯蓄非課税申告書が、事前に本人に通知している利用範囲に含まれている
という状態で、マイナンバーを記入した財形貯蓄非課税申告書を本人が提出してきた場合
(本人は個人番号カード、通知カード又はマイナンバー記載住民票を所持していない)に、
住民税税額通知書のマイナンバーで本人確認の「番号確認」が可能であれば、そのまま
受領することができますが、「番号確認」が不可能であれば、マイナンバー記載住民票
などの番号確認書類を持って来ない限り受領できないものとして受領拒否しなければ
なりません。

この場合、受領拒否しなければならないものと考えていますが、この考えで正しいか
自信がないため、御教示いただきたいと思いました。

> 住民税税額通知書のマイナンバーは、事前に本人に通知している利用範囲内に限って
> 利用することができるということですから、本人から都度マイナンバーの提供を
> 受けるような場合では利用できません。
とのことですが、事前に本人に通知している利用範囲内で都度提出が必要な書類の
場合は、どうなのでしょうか?

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 プログレス合同会社 さん2017年06月07日 16:06
事前に本人に通知している利用範囲内ということであれば利用できるはずです。

個人情報保護委員会(内閣府の外局です)のガイドライン(Q&A)
 https://www.ppc.go.jp/legal/policy/answer/
Q1-3-2にあたる事例だと思われます。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 たていす さん2017年06月07日 17:14
再び御回答いただき、ありがとうございます。

マイナンバー法施行規則第3条第1項第3号の規定により、
「本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合」には、
当該特定個人情報ファイルに記録されている個人番号及び個人識別事項を
確認することで「番号確認」ができることになっています。

マイナンバー法施行規則第3条第1項第3号では、番号確認に利用する
特定個人情報ファイルについて「本人確認の上作成した特定個人情報ファイル」と
なっていますが、利用目的が「事前に本人に通知している利用範囲内」の
事務での「番号確認」であれば、「本人確認の上作成したものではない
特定個人情報ファイル」でも「番号確認」が可能ということでしょうか?

Q1-3-2は「利用できる事務の範囲」についての質疑であり、
「番号確認に利用可能な特定個人情報ファイル」の条件については
含まれていないように思えますが、いかがでしょうか。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 プログレス合同会社 さん2017年06月07日 20:05
既に作成済の特定個人情報ファイルが存在しない場合で、都度提供を受けるマイナンバーの「番号確認」に住民税税額通知書を利用することはできないと考えます。

番号確認において「個人番号カード」「通知カード」で確認できなく、さらに
 住民票の写し
 住民票記載事項証明書
でも確認ができない場合に番号確認に使用できる書類は規則第三条第一項第六号によるものとされており、住民税税額通知書は入っていません。

国税庁
https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/kokuji/kakunin_shorui.htm

追記です
自身の個人番号に相違ない旨の本人による申立書をもらうのがいいのではないでしょうか?

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 たていす さん2017年06月09日 09:51
すぐに返信ができず、申し訳ありませんでした。


> 既に作成済の特定個人情報ファイルが存在しない場合で、都度提供を受ける
> マイナンバーの「番号確認」に住民税税額通知書を利用することはできない
> と考えます。
住民税税額通知書により市区町村から提供されたマイナンバー」を混在させて
しまった特定個人情報ファイルは、「本人確認済みマイナンバー」と「本人確認
していないマイナンバー」が混在しているので、当該特定個人情報ファイルは
マイナンバー法施行規則第3条第1項第3号の「本人確認の上特定個人情報
ファイルを作成している場合」には該当しなくなり、「番号確認」に利用できない、
ということで間違いないでしょうか?

うっかり住民税税額通知書で提供されたマイナンバーをデータベースに登録して
しまうと、「本人確認済みマイナンバー」と「本人確認していないマイナンバー」が
混在するので、そのデータベース全体が「番号確認」に利用できないものになって
しまいますが、すでに混在させてしまっている会社も多数あるのではないか、
と心配になります。




> 自身の個人番号に相違ない旨の本人による申立書をもらうのがいいのではない
> でしょうか?

自身のマイナンバーがわかる場合は、確かに「自身の個人番号に相違ない旨の
本人による申立書」という手段もありますね。
実務上、番号確認書類としては個人番号カード、通知カード又はマイナンバー
記載住民票のどれかだろう、と想定して、それ以外の手段は頭の中から消えて
いました。
マイナンバー制度実施前に対応を検討した際は、「自身のマイナンバーが
わかるのに番号確認書類がない」というケースは考えていませんでした。
今回、自分でそのケースを想定して質問していたとは、お恥ずかしい限りです。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 プログレス合同会社 さん2017年06月09日 11:43
Aさんの番号確認済/本人確認済のデータとBさんの番号確認中/本人確認中データを同じデータベース内に保存したとしても何ら問題ないわけです。
Bさんの情報が確認中だからといって、Aさんの番号確認を行うためにAさんのデータベース内情報を利用することができなくなるということはありません。
仮に利用できなくなるとしたら現実的に事務手続きが滞ってしまいます。
特定個人情報ファイルは個々の情報ファイルであり、集合体を意味するファイルではないということです。
したがって、個々の情報ファイルとして考えた場合、「本人確認済みマイナンバー」と「本人確認していないマイナンバー」が混在するという事象はないはずです。

システムの作りの問題になるのですが、本人確認済みマイナンバーが存在している状態で住民税税額通知書のマイナンバーで上書きすることができ、同じ番号であってもその取得日時が更新された場合は番号確認および本人確認のやり直しが必要になると考えます。
また、上書きではなく履歴で持つようなシステムだとしても同様です。

弊社の場合は、個々でマイナンバー、番号確認書類画像、本人確認書類画像をシステムにアップロードさせ、管理者が番号確認書類および本人確認書類で確認した後はアップロード不可となります。
何らかの事情でマイナンバーが変更となった場合は、現行のマイナンバーを管理者が無効とした上で再度アップロードからの手続きになります。
したがって、確認済みマイナンバーが存在している(有効な)状態で住民税税額通知書のマイナンバーを登録できるということ自体が起こりえません。
もちろん、登録済みの他の社員に関しては何ら影響はありません。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 たていす さん2017年06月09日 12:03
何度も御回答いただき、本当にありがとうございます。

> システムの作りの問題になるのですが、本人確認済みマイナンバーが存在
> している状態で住民税税額通知書のマイナンバーで上書きすることができ、
> 同じ番号であってもその取得日時が更新された場合は番号確認および本人
> 確認のやり直しが必要になると考えます。

私が懸念したのは、正にシステムの作りの問題です。

回答者様の会社のようなシステムなら良いのですが、本人確認書類画像など
は保存をしておらず、またシステム上で「本人確認済みマイナンバー」か
「本人確認していないマイナンバー」か区別ができないような設計だと、
ひとたび両者のマイナンバーを混在してシステムに登録してしまえば、いざ
「番号確認」に利用しようとした際に、システムに登録されたマイナンバー
が「本人確認済み」かどうかが区別できないため、全体として番号確認に
利用できなくなります。
(区別できる場合は、本人確認済みの者のみ「番号確認」に利用するなら、
私も問題ないと思います。)

全ての会社が、大金を掛けて立派なシステムを導入しているわけでは
ありません。

マイナンバー制度について詳しくない担当者が、自前でデータベースを
作成している会社も多数あるかと思います。
そういったシステムでは、上記の区別がつかないような設計になっている
場合もあるように思います。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 プログレス合同会社 さん2017年06月09日 13:32
大金を掛けて立派なシステムを導入しておこうと自前でデータベースを作成しておこうと、その要件を満たしておかなければ法令違反になるだけのことではありませんか?
そもそも、システム上で「本人確認済みマイナンバー」か「本人確認していないマイナンバー」か区別ができないような設計では要件を満たしていないわけですから、番号確認や本人確認の用途には使えず、かといって個人情報には違いありませんから厳重な管理を要求されるだけです。
そのような仕組みや運用を考えておられるのでしたら、住民税税額通知書のマイナンバーが番号確認に使えるかどうか以前の問題です。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 たていす さん2017年06月12日 09:42
いただいた回答について、確認させていただきたいことがあります。

その要件を満たしておかなければ法令違反、とのことですが、「要件」とは
何を指していますでしょうか?
特定個人情報ファイルのデータベースシステムを作成する場合に、システム上で
「本人確認済みマイナンバー」か「本人確認していないマイナンバー」か区別
できなければならないと読み取れる規定は無かったように思います。

ガイドラインには、技術的安全管理措置としてのアクセス制御や運用記録と
してのアクセスログ等の記録については示されていますが、データベースで
保存する項目(本人確認済みか否か、等)に関しては、最低限必要な項目は
規定されていないはずです。
データベースシステムに登録する項目には、取扱事務をするうえで必要な情報
だけあれば問題ない、と思います。


おそらく、「システム上で本人確認済みか否か区別できなければ法令違反」と
いうのは、「番号確認」に利用するシステムに登録されているマイナンバーが
本人確認済みかどうかわからないのであれば、「本人確認の上特定個人情報
ファイルを作成している場合」とは言えないので、その点でマイナンバー法
施行規則第3条第1項第3号に違反している、との趣旨かと推測します。

しかし、事務フローとして、本人確認をしないルートでマイナンバーを取得
すること自体を想定せず、システムには本人確認済みマイナンバーしか登録
していなければ、「システム上」で本人確認済みか否かを区分できる必然性は
全く無いはずです。


平成27年当時のマイナンバー法の【逐条解説】を見たら、確かに第19条
第1項第1号の具体例として、「地方税特別徴収のために、市区町村が
給与支払者に対し特別徴収税額を通知する場合」が記載されていましたが、
各会社でマイナンバーの取扱いを検討していた平成27年頃に、住民税税額
通知書でマイナンバーが提供されることを認識していなかった会社は多いと
思います。(私も認識していませんでした。)

住民税税額通知書へのマイナンバー記載については、5月に手元に届いて
初めて知った会社も多いように思えますし、早期に情報を得ていたところでも、
情報が広まりだしたのは平成28年の後半くらいからではないでしょうか?

認識していなければ、そもそも本人確認済み以外のマイナンバーを取得する
ことを想定していませんので、当然、本人確認済みか否かを区別できるよう
には設計していませんが、「システム上」で区別できない設計だからと言って
運用上本人確認済みマイナンバーしか登録していなければ、法令上何ら問題
ないと考えます。


マイナンバー管理に多額の費用を掛けられない会社であれば、源泉徴収票作成
や番号確認のために利用するデータベースシステムとして、従業員コード、
氏名、生年月日、住所、続柄、マイナンバー程度の情報のみを登録するシステム
を設計していてもおかしくないと思いますし、そこに住民税税額通知書に記載
されたマイナンバーのような本人確認していないマイナンバーを登録しない
運用であれば、法令上も何ら問題ないと考えますが、いかがでしょうか。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 プログレス合同会社 さん2017年06月12日 10:41
> 回答者様の会社のようなシステムなら良いのですが、本人確認書類画像など
> は保存をしておらず、またシステム上で「本人確認済みマイナンバー」か
> 「本人確認していないマイナンバー」か区別ができないような設計だと、
> ひとたび両者のマイナンバーを混在してシステムに登録してしまえば、いざ
> 「番号確認」に利用しようとした際に、システムに登録されたマイナンバー
> が「本人確認済み」かどうかが区別できないため、全体として番号確認に
> 利用できなくなります。

なのではないのですか?

混在して登録とおっしゃっておきながら、住民税税額通知書に記載されたマイナンバーのような本人確認していないマイナンバーを登録しない運用とおっしゃる。

それなら当然答えは変わります。
どのような回答がお望みなのですか?

番号確認の方法とその日時、本人確認の方法とその日時を記録するのに多大なお金をかける必要があるとも思えません。
Excel上に上記の項目を追加し、手作業であっても正しく運用すればいいだけのことです。

(追記)
誤解のないように申し添えておきますが、Excel上で管理したとしてもアクセスログの要件をどう満たすかは別問題です。
上記項目を管理するより、アクセスログを管理することの方がよっぽど厄介です。

Re: 住民税税額通知書のマイナンバーは「番号確認」に利用できるのか

著者 たていす さん2017年06月12日 11:13
いただいた回答の中で、明確に読み取れなかった部分について確認をさせて
いただきたいと思い、色々なケースを仮定して質問させていただきましたが、
却って質問の意図が不明確になってしまい、回答者様には不快な思いをさせて
しまったようで、誠に申し訳ありませんでした。
最後の質問については、当初の質問から完全に脱線していました。



今回の質疑で、以下のとおり確認させていただきました。
回答者様には、何度も御回答をいただきまして、ありがとうございました。


住民税税額通知書に記載されたマイナンバーにより特定個人情報ファイルを
 作成した場合は、マイナンバー法施行規則第3条第1項第3号の「本人確認
 の上特定個人情報ファイルを作成している場合」には該当しないため、当該
 特定個人情報ファイルは「番号確認」に利用できない。

・本人確認の上収集したマイナンバーと本人確認していないマイナンバーが
 混在している特定個人情報ファイルの場合で、本人確認済みか否かが区別
 できない特定個人情報ファイルは、同様に「番号確認」に利用できない。

・本人確認の上収集したマイナンバーと本人確認していないマイナンバーが
 混在している特定個人情報ファイルの場合で、本人確認済みか否かが区別
 できる特定個人情報ファイルは、本人確認済みのマイナンバーについては
 「番号確認」に利用できる。
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