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個人紹介冊子作成における個人情報保護について

著者 総務勉強中うーこ さん最終更新日:2017年07月20日 14:21
いつもお世話になっております。

全社員が集まるイベントが開催されるに当たり、イベント委員が立ち上がり、いろいろな企画をしています。
その中の一つで、弊社は全国に支店があり普段顔を合わせることが無いので、写真とともに簡単なプロフィールが入るような冊子を作成します。それを社員に配り、イベント時のコミュニケーションツールとして利用するのですが、個人情報保護においてすべきことがあるかどうか考えています。
個人情報として入れるのは、少なくとも写真と氏名、あとは入社年、あだなや趣味、好きな食べ物、出身県など簡単な情報です。
生年月日はさすがにだめかな~と考えていますが、上記の情報でも、個人情報にはあたりますよね?
この冊子は代々作成しており、今回も作成することがほぼ確定しているのですが、漏えい対策として、しておいた方が良いことなどありますでしょうか?
例えば、配布時に念書をとるとか、イベントがおわれば回収するとか・・・
正直過去には、生年月日まで載せていましたが、特に対策等はとっておりませんでした。。。社員だけの楽しいイベントで利用が目的なのでこれまでは問題にはなりませんでしたが、このままなあなあで行ってもいいものかどうか。。。

個人情報保護に明るい方、どうぞご教示ください。
宜しくお願い致します。

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Re: 個人紹介冊子作成における個人情報保護について

著者 hitokoto2008 さん2017年07月20日 15:46
今までは問題がなかったようですが…
一番の個人情報は顔写真でしょうね。
当人はこの世に一人しかいないわけで、これが外部へ漏れてネットにでも流れれば一発で終わりです(苦笑)
消しようがないし、否定のしようもない。
イベント終了後、最後に回収しておくことが無難でしょう。

巷で流出に伴う賠償額は、お詫びのクオカードで済ましていますが、会社名、生年月日、顔写真などが出回ってしまったら、賠償額も跳ね上がりますよ(笑)
個人情報漏洩の問題は、「当事者が漏洩しない」だけでなく、「物理的に漏洩させることもできない」ようにすることがコツです。
社内で見る場合においては、そのリスクも薄れますが、どこか外部の会場などを利用する場合、必ず誰かしらの忘れ物があるはずです。

>正直過去には、生年月日まで載せていましたが、特に対策等はとっておりませんでした。。。社員だけの楽しいイベントで利用が目的なのでこれまでは問題にはなりませんでしたが、このままなあなあで行ってもいいものかどうか。。。

相談者さん自身が、そういう状態であれば、それを貰う側もそれほど重要視していないはずですよ(笑)




> いつもお世話になっております。
>
> 全社員が集まるイベントが開催されるに当たり、イベント委員が立ち上がり、いろいろな企画をしています。
> その中の一つで、弊社は全国に支店があり普段顔を合わせることが無いので、写真とともに簡単なプロフィールが入るような冊子を作成します。それを社員に配り、イベント時のコミュニケーションツールとして利用するのですが、個人情報保護においてすべきことがあるかどうか考えています。
> 個人情報として入れるのは、少なくとも写真と氏名、あとは入社年、あだなや趣味、好きな食べ物、出身県など簡単な情報です。
> 生年月日はさすがにだめかな~と考えていますが、上記の情報でも、個人情報にはあたりますよね?
> この冊子は代々作成しており、今回も作成することがほぼ確定しているのですが、漏えい対策として、しておいた方が良いことなどありますでしょうか?
> 例えば、配布時に念書をとるとか、イベントがおわれば回収するとか・・・
> 正直過去には、生年月日まで載せていましたが、特に対策等はとっておりませんでした。。。社員だけの楽しいイベントで利用が目的なのでこれまでは問題にはなりませんでしたが、このままなあなあで行ってもいいものかどうか。。。
>
> 個人情報保護に明るい方、どうぞご教示ください。
> 宜しくお願い致します。

Re: 個人紹介冊子作成における個人情報保護について

著者 トライトン さん2017年07月21日 10:10
社員情報なので仮に漏えいしても賠償問題にはならないと思いますが、だからといって安全管理措置は万全を期す必要があります。御社がPマークを取得していなければ、個人情報取得にあたって本人の同意は必要ありませんが、取得目的を周知する必要があります。まずは社内でイントラなどを使って周知してください。イベント終了後全てを回収できればベストだと思いますが、人数が多いと難しいかもしれません。また、イベント時だけでなく、社員が所持できれば、全国にいる顔も知らない社員間のふだんのやりとりやコミュニケーションには便利なツールだと思います。そういう意味ではやりにくい世の中にはなってきましたね。個人的には御社でそういうことが継続できればいいと思いますが、そのためにも最低限きちんと管理する必要があります。一旦何か起きれば中止ということになってしまいます。

Re: 個人紹介冊子作成における個人情報保護について

著者 総務勉強中うーこ さん2017年07月27日 09:01
hitokoto2008さま

ご回答いただきありがとうございます!
hitokoto2008様の回答で、私自身の意識も低いのかな。。。と感じました。
総務としては、いつでもリスクは考えておく必要がありますよね。
回収及び忘れ物、、、いろいろな可能性を考えて検討しようとおもいます。


> 今までは問題がなかったようですが…
> 一番の個人情報は顔写真でしょうね。
> 当人はこの世に一人しかいないわけで、これが外部へ漏れてネットにでも流れれば一発で終わりです(苦笑)
> 消しようがないし、否定のしようもない。
> イベント終了後、最後に回収しておくことが無難でしょう。
>
> 巷で流出に伴う賠償額は、お詫びのクオカードで済ましていますが、会社名、生年月日、顔写真などが出回ってしまったら、賠償額も跳ね上がりますよ(笑)
> 個人情報漏洩の問題は、「当事者が漏洩しない」だけでなく、「物理的に漏洩させることもできない」ようにすることがコツです。
> 社内で見る場合においては、そのリスクも薄れますが、どこか外部の会場などを利用する場合、必ず誰かしらの忘れ物があるはずです。
>
> >正直過去には、生年月日まで載せていましたが、特に対策等はとっておりませんでした。。。社員だけの楽しいイベントで利用が目的なのでこれまでは問題にはなりませんでしたが、このままなあなあで行ってもいいものかどうか。。。
>
> 相談者さん自身が、そういう状態であれば、それを貰う側もそれほど重要視していないはずですよ(笑)

Re: 個人紹介冊子作成における個人情報保護について

著者 総務勉強中うーこ さん2017年07月27日 09:07
トライトンさま

ご回答ありがとうございます。
弊社はPマークは取得しておりません。あと、個人情報の取得時には、社内のイントラで使用目的(恒例の事なのでだいたいご承知いただいていますが)を通知しご協力をお願いするような形で取得しています。

>また、イベント時だけでなく、社員が所持できれば、全国にいる顔も知らない社員間のふだんのやりとりやコミュニケーションには便利なツールだと思います。そういう意味ではやりにくい世の中にはなってきましたね。個人的には御社でそういうことが継続できればいいと思いますが、そのためにも最低限きちんと管理する必要があります。一旦何か起きれば中止ということになってしまいます。

そうなんです!この冊子、イベント以外でのコミュニケーションツールとしても有効ですし、こういうことを続けている会社に、私自身も誇りを持っています。いろいろやりにくいですが、継続していきたいからこそ考える必要がありますね。


> 社員情報なので仮に漏えいしても賠償問題にはならないと思いますが、だからといって安全管理措置は万全を期す必要があります。御社がPマークを取得していなければ、個人情報取得にあたって本人の同意は必要ありませんが、取得目的を周知する必要があります。まずは社内でイントラなどを使って周知してください。イベント終了後全てを回収できればベストだと思いますが、人数が多いと難しいかもしれません。また、イベント時だけでなく、社員が所持できれば、全国にいる顔も知らない社員間のふだんのやりとりやコミュニケーションには便利なツールだと思います。そういう意味ではやりにくい世の中にはなってきましたね。個人的には御社でそういうことが継続できればいいと思いますが、そのためにも最低限きちんと管理する必要があります。一旦何か起きれば中止ということになってしまいます。

Re: 個人紹介冊子作成における個人情報保護について

著者 hitokoto2008 さん2017年07月27日 10:18
私のところでは、平成16年頃に顧客の個人情報の外部流出を経験しています。
現場からの流出でしたが、総務担当者としてかなり叩かれました(笑)
法律も施行直後であり、各個人においても、その認識度が低い時代でした。
それまでは、「プライバシーの侵害」などの民事上の世界だったと思います。
「何が個人情報で、それを漏らしたらどうなるのか?」
マニュアルまで作成して事前に指示していたものの、現場の認識が低かったわけです。
「究極は個人情報を持たない。不要な情報は片っ端から廃棄していく…」
そういうつもりでいましたが、「その情報を今後の営業に利用したいという営業の現場とそれを管理する立場では、やはり認識が違いましたね(笑)」
それから10年以上経ち、個人情報の範囲もかなり深まり、その対策もかなり浸透してきましたが、最後は「個人情報に携わる人間の問題」に行き着くと思います。
個人情報の流出内容によっては、会社が潰れる覚悟も必要です。
損害賠償、信用失墜行為にも耐えられる体力が会社にあれば別ですが…
私は、いつも、いろいろなケースを想定して仕事をしているのですが、今の会社では、最悪のケースをたくさん経験させてもらっています(爆笑)
なぜ、そのような方向に進みたがるのかわかりませんが、「経験を積む」という意味では、会社に感謝しても足らないくらいですね(笑)



> hitokoto2008さま
>
> ご回答いただきありがとうございます!
> hitokoto2008様の回答で、私自身の意識も低いのかな。。。と感じました。
> 総務としては、いつでもリスクは考えておく必要がありますよね。
> 回収及び忘れ物、、、いろいろな可能性を考えて検討しようとおもいます。
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