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会社の決済規定/稟議規定について:

著者 ねぷちゅーん さん最終更新日:2017年07月27日 17:28
当社は、100人ちょっとの小企業なので、社長の決済ですべてでしたが、
世代交代で30代の方が、社長になる可能性が出てきました。二代目にあたる
人なので、業界が違うので実務がことなります。そこで、会社の決済規定や
稟議規定を準備しようとしています。参考になる、本やサイトを紹介して
頂ければ、幸いです。みなさまの、ご協力をお願い申し上げます。

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Re: 会社の決済規定/稟議規定について:

著者 hitokoto2008 さん2017年07月27日 21:00
私は、本やサイトの紹介はできませんので、お話だけ。
決裁基準や稟議基準を作成するにあたっては、まずその必要性を認識する必要があります。
現実的には、社長がOKすれば事は進みますし、極論すれば、社長がいなくても、事は進められます。
基準の作成は、一つに職責の範囲を定めること。もう一つは記録として保持することだと思っています。
職責の範囲というのは、誰の権限、責任でその行為を行ったのか?
ということであり、関係部署への通知や税務調査での報告、将来において過去の記録を見るときに有用となります。
ですから、社長がその権限、責任ををすべてもつという話しなら、基準そのものも不要の世界でしょうね。
例えば、部長までの決裁基準であれば、社長はその内容を知らないことになります(当然社長に聞かれなければ言う必要もない)
私も会社の決裁基準を作成してきましたが、それを利用したのは10年ほどで、経営者が変わったここ2年ほどは利用されていません。
今は決裁基準の運用がされていないし、担当者が口頭で社長と直で取り決めているので、その記録もほとんど存在していない状態です。
入社稟議もなく、知らないうちに社員が増えていた(爆笑)
まあ~問題は山積みですが、それは社長と担当者が責任を負えばよい話しなので、放置しています(笑)
決裁の仕方は紙ベースとWeb(一定の役職の人間は見れる)で行っていましたが、紙ベースは特定の人間のときのみ使用していました(笑)
また、悪い話は基準があろうが、当然記録には残しません(笑)
記憶だけ…
万が一の場合には、「記憶にございません」と言います(笑)




> 当社は、100人ちょっとの小企業なので、社長の決済ですべてでしたが、
> 世代交代で30代の方が、社長になる可能性が出てきました。二代目にあたる
> 人なので、業界が違うので実務がことなります。そこで、会社の決済規定や
> 稟議規定を準備しようとしています。参考になる、本やサイトを紹介して
> 頂ければ、幸いです。みなさまの、ご協力をお願い申し上げます。

Re: 会社の決済規定/稟議規定について:

著者 hitokoto2008 さん2017年07月28日 11:46
続きです。
職責の範囲と記録の保持の話は既にしましたが、決裁基準や稟議基準を構築していくことについては、どうしても組織論まで話は及んでしまいます。
「これはこうやる」と紙に規定して行えば良いというのが本質ではないからです。
特に二代目は難しいですね。
創業者が作ったものを、食いつぶしていくのか、それを発展させていくのかが不明です。
意思決定の上でも、途中を排除してトップと直結していれば、決裁スピードは格段に違います。(ただ、組織論としては否定したい)
私のところの稟議書でも、嘗ては10名以上の承認印が押されていましたし、最終承認がされなければ、動けませんでした。
組織が大きくなるとそのようになってしまいます(苦笑)
(最終まで1週間~2週間近く掛った)
したがって、ある一定の権限を委譲する必要性が生まれることになります。

なお、会社法においても、経営と資本の分離を要求されているわけですが、オーナー社長は、そのあたりを無視していますよね。
つまり、何事にも関与したがるわけです(苦笑)
株主株主としての役割、経営者は経営の役割があるわけで、それを理解したときに、初めて組織の役割が認識できることになります。

さて、決裁基準、稟議基準の策定概要、方針は決まりました…
後は、その意志決定をスムーズに行う方法を考えます。
中間決裁者が多い場合、出張等で速やかに承認できないケースも存在します。
WEB上でパスワードを与えれば、外出先、自宅でも、時間に制約されず承認決裁ができることになりますね。
また、頭の中で考えていることを書面化することは、頭の中を整理することにも繋がります。書面、活字化にする場合は、当然5W2Hになりますので、論理的アプローチを促すはずです。
「何だ!こいつは何考えているんだ?(笑)」
他の人が見るわけで、ちゃんとしたものを書けなければ、バカにされます(笑)
特に稟議書等を起案する初級、中級管理職にとっては教育面でも貢献するはずです。




Re: 会社の決済規定/稟議規定について:

著者 ねぷちゅーん さん2017年07月28日 15:22
本当に貴重なアドバイスを有難うございます。稟議書で10名の押印ということは、組織でも随分と大きいかと推測します。私の在籍する会社も将来は、大きく成長することを願い、簡素で、スムーズな規定を作成してゆこうと思います。今の会社は、ほんとうに小規模なので、組織のイメージを描きながら、仕事をこなす人は、ほとんどいません。 目前の仕事をこなすことがすべてという感じです。 色々な角度からのアドバイスを本当に感謝いたします。


 









> 続きです。
> 職責の範囲と記録の保持の話は既にしましたが、決裁基準や稟議基準を構築していくことについては、どうしても組織論まで話は及んでしまいます。
> 「これはこうやる」と紙に規定して行えば良いというのが本質ではないからです。
> 特に二代目は難しいですね。
> 創業者が作ったものを、食いつぶしていくのか、それを発展させていくのかが不明です。
> 意思決定の上でも、途中を排除してトップと直結していれば、決裁スピードは格段に違います。(ただ、組織論としては否定したい)
> 私のところの稟議書でも、嘗ては10名以上の承認印が押されていましたし、最終承認がされなければ、動けませんでした。
> 組織が大きくなるとそのようになってしまいます(苦笑)
> (最終まで1週間~2週間近く掛った)
> したがって、ある一定の権限を委譲する必要性が生まれることになります。
>
> なお、会社法においても、経営と資本の分離を要求されているわけですが、オーナー社長は、そのあたりを無視していますよね。
> つまり、何事にも関与したがるわけです(苦笑)
> 株主株主としての役割、経営者は経営の役割があるわけで、それを理解したときに、初めて組織の役割が認識できることになります。
>
> さて、決裁基準、稟議基準の策定概要、方針は決まりました…
> 後は、その意志決定をスムーズに行う方法を考えます。
> 中間決裁者が多い場合、出張等で速やかに承認できないケースも存在します。
> WEB上でパスワードを与えれば、外出先、自宅でも、時間に制約されず承認決裁ができることになりますね。
> また、頭の中で考えていることを書面化することは、頭の中を整理することにも繋がります。書面、活字化にする場合は、当然5W2Hになりますので、論理的アプローチを促すはずです。
> 「何だ!こいつは何考えているんだ?(笑)」
> 他の人が見るわけで、ちゃんとしたものを書けなければ、バカにされます(笑)
> 特に稟議書等を起案する初級、中級管理職にとっては教育面でも貢献するはずです。
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