いつもお世話になります。

当社では中途入社時に源泉徴収票を提出して
もらい、コピーを取り、原本を本人へ返して
おります。年末調整が終わるとそのコピーを
保管しておく（既に何年も溜まっている）

どうしても引っ掛かるのがなぜ原本をコピーし
本人へ返す必要があるのか。またそのコピーを
何年も保管すること。

個人的な見解としては

年末調整時に前職の金額を入力するので
年末調整を行う前に退職をしてしまう人の
為に返却をしている。

そしてコピーを何年も保管しておく意味
ですがこれはわかりません。
確定申告の終わる3/31まで保管をしその後
破棄をしても良いと思うのですが。

もしかしたら入力間違いで遡って計算する
際に使用するのかなとも思いましたがそんな
レベルで年末調整をしているのか。


ご回答、アドバイスお願い致します。

極めて事務的なことです。税務署で聞きましょう。

私見です。

ちょっと、私には意味不明と感じます。
その慣例を始めた方の性格ではないでしょうか？

私の勝手な解釈として…
まず、中途採用者が年末まで勤務する事を想定し、年末調整時の作業効率を図るために、入社時に「前職の源泉徴収票」を提出させる。
（無くしてしまい、前職に再発行を依頼して時間が掛かる事を懸念）
が、直ぐ辞めてしまう人もいるので、コピーを取り原本は返却しているのでは？

コピーで年末調整処理をして良いのか？という疑問も感じますが。

不必要な源泉徴収票のコピーは破棄すべきだと思います。
意味がナイですよね…。

ん？なぜ確定申告まで保管？？
会社にて必要な源泉税関係書類の保存期間は7年のはず。
だから、使用した前職の源泉徴収票も7年保存しております、当社は。

当社は、不必要は個人情報なり書類・データは保持したくないので、必要な時に必要な書類等の提出を求めます。
だから、前職の源泉徴収票は年末調整時まで提出を求めません。
なくしたら再発行を依頼し、期限までに提出が無ければ前職分は含めず年末調整も未処理とし、確定申告を促します。
提出されないものはどうしようもなく、当社の給与等支払いにおいての源泉徴収は適切に行っているので、何ら問題もなく。
後は、個人の問題ですから。

michioさん

ありがとうございます。
やはりそんなレベルですよね。

> 極めて事務的なことです。税務署で聞きましょう。

otope&okapeさん

ありがとうございます。

確定申告までと言うのは無理矢理考えてみた
次第です。

私的にも年末調整完了次第シュレッダーで
何が問題？と言いたいところです。

前職の源泉徴収票を無くしても仰る通り
前職からしか発行出来ませんし。
全く意味がわからないのです。
ここも仰る通りそコピーって・・。

コピーは部下が行いますが年間100名は
中途入社がいるのでかなりのロスです。

個人情報、そこまで頭が回らなかった
ですがよくわかります。

ちょっとその辺を役職者に問い詰めてみます。
そもそもその役職者は年末調整に関わった事が
無いみたいですが。

私も同クラスの役職者なのですが中途のハンデ
なのかなかなか新しい効率の良い提案を
受け入れてくれません。愚痴でした(^_^;)



> 私見です。
>
> ちょっと、私には意味不明と感じます。
> その慣例を始めた方の性格ではないでしょうか？
>
> 私の勝手な解釈として…
> まず、中途採用者が年末まで勤務する事を想定し、年末調整時の作業効率を図るために、入社時に「前職の源泉徴収票」を提出させる。
> （無くしてしまい、前職に再発行を依頼して時間が掛かる事を懸念）
> が、直ぐ辞めてしまう人もいるので、コピーを取り原本は返却しているのでは？
>
> コピーで年末調整処理をして良いのか？という疑問も感じますが。
>
> 不必要な源泉徴収票のコピーは破棄すべきだと思います。
> 意味がナイですよね…。
>
> ん？なぜ確定申告まで保管？？
> 会社にて必要な源泉税関係書類の保存期間は7年のはず。
> だから、使用した前職の源泉徴収票も7年保存しております、当社は。
>
> 当社は、不必要は個人情報なり書類・データは保持したくないので、必要な時に必要な書類等の提出を求めます。
> だから、前職の源泉徴収票は年末調整時まで提出を求めません。
> なくしたら再発行を依頼し、期限までに提出が無ければ前職分は含めず年末調整も未処理とし、確定申告を促します。
> 提出されないものはどうしようもなく、当社の給与等支払いにおいての源泉徴収は適切に行っているので、何ら問題もなく。
> 後は、個人の問題ですから。
>

ルーテシアさんが、疑問に思われているように、そうしている理由がよくわかりませんね。御社で年末調整するのであれば、前職の源泉徴収票は、御社で年末調整した源泉徴収票があれば不要になりますので、コピーして返却することが何のためであるのかが、疑問に思えます。

御社で年末調整した分は、御社の法定調書として残されますから、コピーを保管する必要性もその理由は何でしょうかね。

ということで、そもそもそうしている理由は、ルーテシアさんが思われているように、よくわからない、ということではないでしょうか。

もしかすれば、経理等が不慣れな方が、返却する前に単にコピーしていただけ、念のためコピーしていただけ、とかという可能性はありませんかね。

ルーテシアさんが扶養と思うのであれば、業務改善として、不要な作業を減らしてもよいかとは思えます。



> いつもお世話になります。
>
> 当社では中途入社時に源泉徴収票を提出して
> もらい、コピーを取り、原本を本人へ返して
> おります。年末調整が終わるとそのコピーを
> 保管しておく（既に何年も溜まっている）
>
> どうしても引っ掛かるのがなぜ原本をコピーし
> 本人へ返す必要があるのか。またそのコピーを
> 何年も保管すること。
>
> 個人的な見解としては
>
> 年末調整時に前職の金額を入力するので
> 年末調整を行う前に退職をしてしまう人の
> 為に返却をしている。
>
> そしてコピーを何年も保管しておく意味
> ですがこれはわかりません。
> 確定申告の終わる3/31まで保管をしその後
> 破棄をしても良いと思うのですが。
>
> もしかしたら入力間違いで遡って計算する
> 際に使用するのかなとも思いましたがそんな
> レベルで年末調整をしているのか。
>
>
> ご回答、アドバイスお願い致します。
>
>

ぴぃちんさん

ありがとうございます。

私は引き継ぎ時には別の部署におりましたので
当社での給与関係処理は初めてです。
かつ引き継ぎ自体も全く出来ておらず給与ソフト
の操作すら私がサポートに聞いている状況でして。

何もわからず「そうやってきたから」
恐ろしい話です。

同役職の部門長ではなく部長に相談
しまして改善提案したいと思います。


> ルーテシアさんが、疑問に思われているように、そうしている理由がよくわかりませんね。御社で年末調整するのであれば、前職の源泉徴収票は、御社で年末調整した源泉徴収票があれば不要になりますので、コピーして返却することが何のためであるのかが、疑問に思えます。
>
> 御社で年末調整した分は、御社の法定調書として残されますから、コピーを保管する必要性もその理由は何でしょうかね。
>
> ということで、そもそもそうしている理由は、ルーテシアさんが思われているように、よくわからない、ということではないでしょうか。
>
> もしかすれば、経理等が不慣れな方が、返却する前に単にコピーしていただけ、念のためコピーしていただけ、とかという可能性はありませんかね。
>
> ルーテシアさんが扶養と思うのであれば、業務改善として、不要な作業を減らしてもよいかとは思えます。
>
>
>
> > いつもお世話になります。
> >
> > 当社では中途入社時に源泉徴収票を提出して
> > もらい、コピーを取り、原本を本人へ返して
> > おります。年末調整が終わるとそのコピーを
> > 保管しておく（既に何年も溜まっている）
> >
> > どうしても引っ掛かるのがなぜ原本をコピーし
> > 本人へ返す必要があるのか。またそのコピーを
> > 何年も保管すること。
> >
> > 個人的な見解としては
> >
> > 年末調整時に前職の金額を入力するので
> > 年末調整を行う前に退職をしてしまう人の
> > 為に返却をしている。
> >
> > そしてコピーを何年も保管しておく意味
> > ですがこれはわかりません。
> > 確定申告の終わる3/31まで保管をしその後
> > 破棄をしても良いと思うのですが。
> >
> > もしかしたら入力間違いで遡って計算する
> > 際に使用するのかなとも思いましたがそんな
> > レベルで年末調整をしているのか。
> >
> >
> > ご回答、アドバイスお願い致します。
> >
> >

> いつもお世話になります。
>
> 当社では中途入社時に源泉徴収票を提出して
> もらい、コピーを取り、原本を本人へ返して
> おります。年末調整が終わるとそのコピーを
> 保管しておく（既に何年も溜まっている）
>
> どうしても引っ掛かるのがなぜ原本をコピーし
> 本人へ返す必要があるのか。またそのコピーを
> 何年も保管すること。
>
> 個人的な見解としては
>
> 年末調整時に前職の金額を入力するので
> 年末調整を行う前に退職をしてしまう人の
> 為に返却をしている。
>
> そしてコピーを何年も保管しておく意味
> ですがこれはわかりません。
> 確定申告の終わる3/31まで保管をしその後
> 破棄をしても良いと思うのですが。
>
> もしかしたら入力間違いで遡って計算する
> 際に使用するのかなとも思いましたがそんな
> レベルで年末調整をしているのか。
>
>
> ご回答、アドバイスお願い致します。
>


こんばんは。私見ですが・・・
通常中途者の源泉徴収票は扶養控除申告書の裏面に添付して扶養控除申告書と一緒に保管していると思いますがいかがでしょう？
扶養控除申告書の裏面をご確認下さい。裏面に源泉徴収票貼付とあります。
またコピー添付とありますが以前税務署に確認したところコピー不可で原本保管と言われたことがあります。
年調後の確定申告をする際はコピー不可です。原本以外認められていません。
年末調整は確定申告と同等の作業ですから会社保管は原本が必要と言う事でしょう。
コピーは提出前に本人が取っておくものと思います。
また保管期間は扶養控除申告書に添付されていますから同じ期間の７年でいいものと思います。
源泉徴収票だけを単独で保管しておく必要はないと思います。
確定申告と年末調整は異なりますので会社としては年末調整資料の保管期間を守る必要があると思います。
とりあえず。

tonさん

ありがとうございます。

裏面にそのような場所があるのは知りません
でした。大変勉強になります。
コピーではなく原本保管が原則なのですね。
こちらはすぐにでもやりたいところですが
既にコピーを取って返却している以上難しい
です。来年分の源泉徴収票については会社保管。
必要な場合は事前に各自コピーを取るよう
入社準備書類に明記したいと思います。

> > いつもお世話になります。
> >
> > 当社では中途入社時に源泉徴収票を提出して
> > もらい、コピーを取り、原本を本人へ返して
> > おります。年末調整が終わるとそのコピーを
> > 保管しておく（既に何年も溜まっている）
> >
> > どうしても引っ掛かるのがなぜ原本をコピーし
> > 本人へ返す必要があるのか。またそのコピーを
> > 何年も保管すること。
> >
> > 個人的な見解としては
> >
> > 年末調整時に前職の金額を入力するので
> > 年末調整を行う前に退職をしてしまう人の
> > 為に返却をしている。
> >
> > そしてコピーを何年も保管しておく意味
> > ですがこれはわかりません。
> > 確定申告の終わる3/31まで保管をしその後
> > 破棄をしても良いと思うのですが。
> >
> > もしかしたら入力間違いで遡って計算する
> > 際に使用するのかなとも思いましたがそんな
> > レベルで年末調整をしているのか。
> >
> >
> > ご回答、アドバイスお願い致します。
> >
>
>
> こんばんは。私見ですが・・・
> 通常中途者の源泉徴収票は扶養控除申告書の裏面に添付して扶養控除申告書と一緒に保管していると思いますがいかがでしょう？
> 扶養控除申告書の裏面をご確認下さい。裏面に源泉徴収票貼付とあります。
> またコピー添付とありますが以前税務署に確認したところコピー不可で原本保管と言われたことがあります。
> 年調後の確定申告をする際はコピー不可です。原本以外認められていません。
> 年末調整は確定申告と同等の作業ですから会社保管は原本が必要と言う事でしょう。
> コピーは提出前に本人が取っておくものと思います。
> また保管期間は扶養控除申告書に添付されていますから同じ期間の７年でいいものと思います。
> 源泉徴収票だけを単独で保管しておく必要はないと思います。
> 確定申告と年末調整は異なりますので会社としては年末調整資料の保管期間を守る必要があると思います。
> とりあえず。
>

> tonさん
>
> ありがとうございます。
>
> 裏面にそのような場所があるのは知りません
> でした。大変勉強になります。
> コピーではなく原本保管が原則なのですね。
> こちらはすぐにでもやりたいところですが
> 既にコピーを取って返却している以上難しい
> です。来年分の源泉徴収票については会社保管。
> 必要な場合は事前に各自コピーを取るよう
> 入社準備書類に明記したいと思います。


こんばんは。
既に原本返却した職員は仕方がないですがまだ年調まで時間が有りますので今後入社される方から原本保管とされてはどうでしょう。
扶養控除申告書、生命保険・配偶者特別控除申告書　
このどちらにも裏面がありますから１度両方の裏面も合わせて確認されることをお勧めします。
特に扶養控除申告書は源泉徴収票だけではなく学生証明書や外国人雇用についての証明書等も貼付するようになっています。
中途採用後の中途退職についてはそれぞれの源泉徴収票となり御社での合算の必要はありませんので提出済みの前職分の源泉徴収票の返却も必要ですから年調までは剥がすことも考慮した貼付状況が必要かとも思います。
とりあえず。

tonさん
度々ありがとうございます。

そうしたいのは山々なのですがすんなり
進む環境ではないことを懸念しております。

貼り付けは仰る通りですね。
貼り付けは年調が終わり比較的
閑散な時に行おうと考えております。

> > tonさん
> >
> > ありがとうございます。
> >
> > 裏面にそのような場所があるのは知りません
> > でした。大変勉強になります。
> > コピーではなく原本保管が原則なのですね。
> > こちらはすぐにでもやりたいところですが
> > 既にコピーを取って返却している以上難しい
> > です。来年分の源泉徴収票については会社保管。
> > 必要な場合は事前に各自コピーを取るよう
> > 入社準備書類に明記したいと思います。
>
>
> こんばんは。
> 既に原本返却した職員は仕方がないですがまだ年調まで時間が有りますので今後入社される方から原本保管とされてはどうでしょう。
> 扶養控除申告書、生命保険・配偶者特別控除申告書　
> このどちらにも裏面がありますから１度両方の裏面も合わせて確認されることをお勧めします。
> 特に扶養控除申告書は源泉徴収票だけではなく学生証明書や外国人雇用についての証明書等も貼付するようになっています。
> 中途採用後の中途退職についてはそれぞれの源泉徴収票となり御社での合算の必要はありませんので提出済みの前職分の源泉徴収票の返却も必要ですから年調までは剥がすことも考慮した貼付状況が必要かとも思います。
> とりあえず。