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納品書の保管

著者  シャムロック さん 最終更新日:2017年09月20日 03:48
似たような質問は幾つかあったのですが中々ぴったりの事例が無かったので質問させてください。

飲食店の経理をしております
昔は野菜や食肉などの仕入れは電話またはFAXで業者さんに発注するのが主流でしたが
今ではほとんどがネットを通じて発注サイトでの発注が主になりました

ここで表題の件なのですが
野菜・肉・魚・物産などそれぞれの業者さんから毎日食材と共に何枚も納品書が当然届きます
それらの納品書はずっとファイリングしてとってあるのですが数が膨大になってきてしまい困っています
そこで昔とは違い現在はそれぞれの業者さんの発注サイトから発注日単位で発注履歴を印刷できます(もちろん月単位や週単位にすることも可)
これは納品書の代わりにはならないのでしょうか?
もし過去の納品書が必要になった時に発注履歴を印刷し納品書とすることはできないのでしょうか?

何卒よろしくお願いいたします。

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Re: 納品書の保管

著者  ぴぃちん さん 2017年09月20日 19:35
御社の保管方法に関わることになりますので、確認については、御社の税理士さんに確認して対応していただくことがよいでしょう。

会社であれば、会社法及び法人税法での保管期間は10年と7年(~10年)になります。基本的には、御社が紙媒体で保管となります。
取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引であれば電子データを保管することも方法になります。電磁的記録を出力した紙によって保存している場合には、電子データの保存は必要ない、とされてます。ただ、保管しなければならないのは御社になりますので、ネットを通じて注文した履歴については、おそらく相手の会社が有しているデータになりますので、保管期間について問題はない、といえますでしょうか。

注文履歴は注文した履歴になるかと思いますので、納品された事実は注文履歴だけでは確認ができないかとおもいますので、納品書や請求書等の納品された品目・事実が確認できる書類は必要であるかと思います。
いずれにしても、シャムロックさんが考える方法で問題がないかどうか、については、御社の税理士さん、税務署に確認していただくことがよろしいかと思います。



> 似たような質問は幾つかあったのですが中々ぴったりの事例が無かったので質問させてください。
>
> 飲食店の経理をしております
> 昔は野菜や食肉などの仕入れは電話またはFAXで業者さんに発注するのが主流でしたが
> 今ではほとんどがネットを通じて発注サイトでの発注が主になりました
>
> ここで表題の件なのですが
> 野菜・肉・魚・物産などそれぞれの業者さんから毎日食材と共に何枚も納品書が当然届きます
> それらの納品書はずっとファイリングしてとってあるのですが数が膨大になってきてしまい困っています
> そこで昔とは違い現在はそれぞれの業者さんの発注サイトから発注日単位で発注履歴を印刷できます(もちろん月単位や週単位にすることも可)
> これは納品書の代わりにはならないのでしょうか?
> もし過去の納品書が必要になった時に発注履歴を印刷し納品書とすることはできないのでしょうか?
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> 何卒よろしくお願いいたします。
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