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請求書等の保管方法について

著者 VA18 さん最終更新日:2017年10月06日 15:09
こんにちは。

納品書や請求書領収書の保管について教えてください。
それぞれ弊社から発行するものと相手から受け取るものがありますよね。
どのように保管したらいいか分からず困っております。

①備品の購入など経費領収書は月別に封筒に入れてますが、ノートに貼らないとのちのち困るのでしょうか。

②弊社から発行した納品書、請求書領収書は保管の義務があるのでしょうか。

③1つの取引で受け取った納品書、その後の請求書、支払い後の領収書をまとめて保管しておりますが、それぞれ別々で保管すべきですか。

設立間もなく、事務作業を一人で行っているため勝手がわかりません。今後どのような対応が必要になってくるかも分からず悩んでおります。
どのように保管したら効率的か、今後の作業のやり易さなど何でもいいのでアドバイス頂けると助かります。

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Re: 請求書等の保管方法について

著者 村の平民 さん2017年10月06日 18:00
① 各社各様の方法があると思います。参考にして下さい。

② 社外から受け取った諸証憑(しょしょうひょう)(納品書・計算書・請求書領収書・レシートなど)は、取引をした証拠です。
 税務署の調査でも重要視されますが、自社の経営上の資料としても大切な物です。

③ とりあえず、月別に封筒に入れておく方法は、良いでしょうが、1カ月以上そのままにしておくのは感心できません。

④ 回転日付印を押せる欄、借方科目と貸方科目を書ける欄、記入済みの印を付ける欄を設けた、簡単なゴム印をつくります。
 
⑤ 裏面が白い不要なダイレクトメールやチラシを利用して、1センチほど余白を付けて日付順にのり付けします。1枚の台紙に数枚貼れるでしょう。

⑥ その余白に、証憑毎に、前記④のゴム印を押します。

⑦ そのゴム印の各欄に、日付・借方科目・貸方科目を記入します。

⑧ 経理事務の経験が少ないようですが、商工会または商工会議所に相談すれば、「ネットで記帳」と言ったPCソフトが1年4万円程度で使えます。
 これを利用して、前記⑦の記録を記入します。
 下記を合わせて、決算ができます。

⑨ 貴社が発行する納品書、請求書領収書は、複写式ではありませんか。もしそうでないのならば、是非複写式を使いましょう。いずれにしても、「控え」を保存する必要があります。
 同一の取引先に1カ月に数回納品があるならば、取引先毎に納品書を別冊・別綴じにする方が便利です。

⑩ 納品書控えにも前記④のゴム印を押し、前記⑧により記帳します。

⑪ 事業をするからには、経理帳簿は必須です。税務署へ申告も要します。
 大型の書店で相談して、事業の初歩の経理の仕方を説明した書籍を買い、熟読して下さい。
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