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出張旅費(主に新幹線などの交通費)を一元化するために・・。

著者  ソムリスト さん 最終更新日:2017年12月07日 18:14
今私がいる会社は、出張旅費交通費や宿泊費)の仮払い額が多いのですが、会社の方針として、仮払いを無くしていこうとしています。

特に多いのが、上記に述べた社員が出張する際の交通費で、一元化し、請求書での一括払いにしようとしています。

そこで、交通費などの一元管理システムを提供している旅行会社さんに問い合わせたところ、年間500万の利用が無いと難しいと言われました。
私が今いる会社はそこまで人数も多くないですし、年間500万円は厳しいです。

そこで、会社の規模は関係なく、皆さんの会社で仮払いなどを発生させず、交通費や宿泊費を一元管理している方法や手段を教えていただければと思います。

オススメの旅行会社さんや、システムなど教えてください!
よろしくお願いいたします!!

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Re: 出張旅費(主に新幹線などの交通費)を一元化するために・・。

著者  ぴぃちん さん 2017年12月07日 23:48
御社がどのように今運用しているのか、出張旅費の支払が月にどのくらいの頻度で生じるのか、によると思います。

仮払いの後、どのように御社では精算されていますか?

仮払いせず、ということは、一旦従業員が建て替えるという方法になると思います。

一括、と記載がありますが、どのように運用するかによっても考えは異なります。

一出張ごとに精算なのか、月単位(もっと期間は短くても良いかもしれません)での精算なのか…。

以下は個人的な意見です。

後払い精算であれば、出張にかかる交通費、宿泊費の領収書を添付して、一出張ごとに精算することは方法です。短距離で領収書の取得が難しい場合には、区間と料金の申請も方法です(最近は、ICカードで履歴をだすこともできます)。
その申請が出されたら、その都度給与と分けて、申請された内容、添付された領収書を確認の上、問題がなければ、すみやかに給与振込口座に入金する、のであれば、また、運用が紙ベースであれば、システムに関わる費用は生じないと思います。

この場合の交通費・宿泊費は会社が手配する場合のみ、会社が立て替えるという方法をとることも可能になります。

出張費従業員が立て替える場合には、それは給与ではないので、給与とは別に、出張費の精算の都度、すみやかに支払うことにすれば、従業員の負担も大きすぎるということはなさそうには思いますので、仮払いしていたものを、廃止するのであれば、不満や反対は生じるでしょうが、移行しやすくはなると思います。



> 今私がいる会社は、出張旅費交通費や宿泊費)の仮払い額が多いのですが、会社の方針として、仮払いを無くしていこうとしています。
>
> 特に多いのが、上記に述べた社員が出張する際の交通費で、一元化し、請求書での一括払いにしようとしています。
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> そこで、交通費などの一元管理システムを提供している旅行会社さんに問い合わせたところ、年間500万の利用が無いと難しいと言われました。
> 私が今いる会社はそこまで人数も多くないですし、年間500万円は厳しいです。
>
> そこで、会社の規模は関係なく、皆さんの会社で仮払いなどを発生させず、交通費や宿泊費を一元管理している方法や手段を教えていただければと思います。
>
> オススメの旅行会社さんや、システムなど教えてください!
> よろしくお願いいたします!!

Re: 出張旅費(主に新幹線などの交通費)を一元化するために・・。

著者  bokematu さん 2017年12月08日 09:37
> 今私がいる会社は、出張旅費交通費や宿泊費)の仮払い額が多いのですが、会社の方針として、仮払いを無くしていこうとしています。
>
> 特に多いのが、上記に述べた社員が出張する際の交通費で、一元化し、請求書での一括払いにしようとしています。
>
> そこで、交通費などの一元管理システムを提供している旅行会社さんに問い合わせたところ、年間500万の利用が無いと難しいと言われました。
> 私が今いる会社はそこまで人数も多くないですし、年間500万円は厳しいです。
>
> そこで、会社の規模は関係なく、皆さんの会社で仮払いなどを発生させず、交通費や宿泊費を一元管理している方法や手段を教えていただければと思います。
>
> オススメの旅行会社さんや、システムなど教えてください!
> よろしくお願いいたします!!

以前在籍していた会社ですが、出張が多かったので、出張旅費精算用の通帳をつくり、会社より15万振込があり、1週間ごとの締めで金曜日までの分は月曜日振込入金になるような運用で仮払しておりました。

金額が多くなり、社員に立替をさせるとなると精算までのタイムラグがあり、若い社員ほど大変なので、そのような運用をしていいました。
小口現金の個人版みたいな感じです。退職の際はその15万は返します。念書も書きます。

あとは、会社用のクレジットカードを社員毎に渡し、旅費等は全てそちらでまかなうという方法もあるかと思います。
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