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H30.3.5以降の被扶養者異動届等の控の保存義務について

著者  たていす さん 最終更新日:2018年03月26日 19:42
マイナンバー記入のために平成30年3月5日から様式が変更された、事業主が年金事務所に提出する
健康保険 被扶養者(異動)届・国民年金 第3号被保険者関係届」
健康保険 厚生年金保険 被保険者資格取得届・厚生年金保険 70歳以上被用者該当届
健康保険 厚生年金保険 被保険者報酬月額算定基礎届厚生年金保険 70歳以上被用者算定基礎届
等の届出書類について、御教示願います。

これらの届は全て複写用紙ではない(原本が1枚あるのみ)ですが、事業主において、これらの届の控(コピー)を作成・保存する「法的」義務及び保存期間はあるのでしょうか?
(控があったほうが良いとかいう話ではなく、法的な義務の有無です。)
また、控の法的な作成義務や保存期間があるなら、根拠法令も御教示願います。

法的な作成・保存義務が無いのであれば、マイナンバーをマスキングした控を保存したいと思っていますが、控の保存義務があるならマスキングするわけにもいかないでしょうから、マイナンバー記載書類としての面倒な管理をしなければなりません。

関係法令を探してみましたが、上記の届の控を作成しなければならないとか、届の控を保存しなければならないという条文は見当たりませんでしたが、実際のところ、法的にはどうなのでしょうか?



なお、控の作成・保存義務がある場合、保存期間については、健康保険厚生年金保険の関係書類については、
健康保険法施行規則第34条
「事業主は、健康保険に関する書類を、その完結の日より二年間、保存しなければならない。」
厚生年金保険法施行規則第28条
「事業主は、その厚生年金保険に関する書類を、その完結の日から二年間、保存しなければならない。」
が根拠となって保存期間は2年間になると思いますが、国民年金関係については関係書類の保存期間の根拠が見つかりませんでした。

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Re: H30.3.5以降の被扶養者異動届等の控の保存義務について

著者  村の平民 さん 2018年03月27日 00:41
① 質問文にもあるように、「関する書類」 と有るので、広義に解釈すれば 「届の控 (コピー) 」 を保存する義務があると言えます。法令では、その点曖昧だとしか言えません。

② 関係書類には事業主の印を押すので、実際的には控えが無ければ何かの折りに困ります。(そんなの書いたかなぁ?) となることもあるでしょう。

③ 2年というのは保険料の徴収・納付義務の時効が2年であるところから来ているようです。

④ 「マイナンバー記載書類としての面倒な管理をしなければなりません」 と心配しておられますが、その心配は通常の場合、どうってことは無いと思います。
 官庁自身がいい加減だから、民間に押し付けているのです。
 元来、事業所が取り扱う履歴書労働者名簿賃金台帳健康診断個人票出勤簿・勤怠諸届・労災保険雇用保険社会保険・個人の税金などの書類は、個人情報がワンサと記載してあります。
 マイナンバー以前に、これら書類は控えと共に、担当者のほかは閲覧可能にしてはいけないものです。
 マイナンバーだけではなにも分からないのです。
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Re: H30.3.5以降の被扶養者異動届等の控の保存義務について

著者  たていす さん 2018年03月27日 12:54
村の平民様

当然、控は保存します。無ければ困ります。
ただ、その控は「マイナンバーをマスキングした控」、つまり
「内容を一部抹消し不完全な状態にした控」にしたいのです。

法的に控の保存義務があるなら、「不完全な状態にした控」では
保存義務に違反した状態と考えます。

作成した控が広義に解釈して「関する書類」に該当するとしても、
法的に控の作成義務がなければ、事業主が任意に作成した「不完全
な状態にした控」に2年間の保存義務があるだけで、マイナンバー
が記載された「完全な状態の控」を作成し保存する義務はないもの
と考えます。


法的に「完全な状態の控」の保存義務はないものと解釈しています
が、それで正しいでしょうか?



> ④ 「マイナンバー記載書類としての面倒な管理をしなければ
> なりません」 と心配しておられますが、その心配は通常の場合、
> どうってことは無いと思います。

このあたりは、会社によって事情が異なる話です。
少なくとも、自分にとっては「どうってことは無い」ことではありません。
とても大きな問題です。
まあ、当事者でなければわからないことですね。
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