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解約申請書を紙から電子化にできますか?

著者  蜻蛉1974 さん 最終更新日:2018年05月15日 15:03
お世話になります。
はじめて質問いたします。

自社製品(パッケージ)の販売をしている会社に勤務しています。
パッケージには年度更新が必要になるのですが
解約時にはFAXで解約申請書を送り返送してもらっています。

解約後には、他の業務にも関係している為、
下記のようにシステムで対応が出来ればと思っているのですが、
法的に問題がありますでしょうか?

<システム化>
イメージとしては、ホームページにログインして頂き
申請書用紙と同じ画面から情報を入力、
送信ボタンで解約情報が送信→関係者にメールが届く
→担当者は内容を確認し→解約完了通知をメールで配信。

先方に解約の情報が残らないので自動化で解約申請が
PDFでダウンロードできる機能を追加しても良いかと
思っております。

ご意見の程よろしくお願いいたします。

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Re: 解約申請書を紙から電子化にできますか?

著者  ぴぃちん さん 2018年05月16日 07:52
御社のそのシステムがわかりませんが、オンラインで解約をすることにすることは可能でしょう。
”解約完了通知をメールで配信”とありますが、これを顧客にもきちんと通知することができれば、「先方に解約の情報が残らない」ということはなさそうに思いますが、いかがでしょうか。



> お世話になります。
> はじめて質問いたします。
>
> 自社製品(パッケージ)の販売をしている会社に勤務しています。
> パッケージには年度更新が必要になるのですが
> 解約時にはFAXで解約申請書を送り返送してもらっています。
>
> 解約後には、他の業務にも関係している為、
> 下記のようにシステムで対応が出来ればと思っているのですが、
> 法的に問題がありますでしょうか?
>
> <システム化>
> イメージとしては、ホームページにログインして頂き
> 申請書用紙と同じ画面から情報を入力、
> 送信ボタンで解約情報が送信→関係者にメールが届く
> →担当者は内容を確認し→解約完了通知をメールで配信。
>
> 先方に解約の情報が残らないので自動化で解約申請が
> PDFでダウンロードできる機能を追加しても良いかと
> 思っております。
>
> ご意見の程よろしくお願いいたします。
>
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Re: 解約申請書を紙から電子化にできますか?

著者  蜻蛉1974 さん 2018年05月16日 12:47
> 御社のそのシステムがわかりませんが、オンラインで解約をすることにすることは可能でしょう。
> ”解約完了通知をメールで配信”とありますが、これを顧客にもきちんと通知することができれば、「先方に解約の情報が残らない」ということはなさそうに思いますが、いかがでしょうか。


ぴぃちんさん
ご返信頂きありがとうございます。

確かにPDF生成は必要ないかもしれません。
一度、上司に相談をしてみたいと思います。

どうもありがとうございました!
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