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住民票とマイナンバーについて

著者  JじんJじん さん 最終更新日:2018年05月15日 17:06
いつもお世話になっております。

この度、採用時提出書類に関して、再考しており、疑問に思ったのでこちらで質問させてください。

①弊社は採用時にマイナンバーカードのある方については、住民票記載事項証明書(氏名・現住所・生年月日・世帯主氏名・世帯主との続柄・性別)を提出してもらっていますが、通知カードも紛失している方に関しては、個人番号記載の住民票を(原本)提出してもらっています。顔写真入りの身分証明書はいただいていません。これで合っているのでしょうか?

②会社保管として、マイナンバーカードのコピーを保管していますが、コピーをとらずに数字だけをひかえるべきなのでしょうか?

③住民票記載事項証明書ではなく、はじめから本籍地を載せない住民票と指定するのはどうなんでしょうか?

④また、社会保険加入の扶養確認の際に非課税証明書も原本・引っ越しや婚姻などの際に住民票の原本を提出してもらっています。これも合っていますでしょうか。

⑤入社から古いものも保管してありますが、更新時に廃棄するものなんでしょうか?

質問事項が多くて申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。




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Re: 住民票とマイナンバーについて

著者  村の平民 さん 2018年05月15日 19:05
① 私見を申します。

② 顔写真付きの 「個人番号カード」 (兎のマークがある) は、氏名、住所、生年月日、性別、個人番号の全てが正確に分かるので、最上です。
 しかし、世帯主氏名、世帯主との続柄はこれでは分かりません。

③ 通知カードも紛失している方に関しては、個人番号記載の住民票 (原本でなくても抄本で十分) を提出してもらえばよいでしょう。
 顔写真は無くても、採用時面接の試問のやりとりなどで、信ずるに足りると考えられたら、それで良しとします。

④ すべての労働者について、世帯主氏名、世帯主が判明しなければならない理由はありません。
 また、謂われの無い差別を防ぐ見地から、戸籍抄本・謄本の確認は避けるべきだとされています。
 また、法律で認められた者以外の者が個人番号をコピーすることは、法律で禁止されています。

⑤ 管理の必要上、採用した労働者の家族・親族などについて、氏名、続柄、住所、生年月日、性別、個人番号、職業、収入、障害の有無などを把握する必要を生じることが多々あります。
 税金、健康保険産前産後休暇育児休暇などです。
 従って、採用の際に一括してこれらの提示を受けておく方が、その後の処理が円滑にできると思います。

⑥ また、これら諸情報は、みだりに担当者のほかに漏らしてはいけません。 経営者であっても同じです。 

⑦ なお、退職した者の上記諸情報は、労働者名簿賃金台帳、公的保険各種届写しを除き、法定保存期間が過ぎた後は、速やかに廃棄すべきだと思います。
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Re: 住民票とマイナンバーについて

著者  ぴぃちん さん 2018年05月16日 07:50
専門家ではありませんので、誤っている部分があるかもしれませんが、


マイナンバーを収集・確認する方法をお聞きされているのであれば、番号法等で求められている、番号確認と身元確認の両方が必要になります。 番号付住民票であれば、番号の確認に用いることはできますが、身元確認の手段にならないです。


コピーを保管している場合であっても、番号を保管している場合であっても、法律上のその管理保管に違いないものと考えます。


住民票の写しには本籍地が記載されていますから、御社が本籍地を不要とするのであれば、本籍地を省いた住民票記載事項証明書を求めることが、不要な個人情報を収集しない点でよいかと思います。


所得証明書を確認する点で、原本での確認は望ましいと思います。ただ、提出された後、不要となった場合にの廃棄方法は個人情報であることを考えれば、規定しておき処理することが望ましいと思います。
引っ越しについては、新しい住所以外に必要でなければ、住民票記載事項証明書で足りる可能性はありませんか。


「更新時」というのがいつのことを表現しているのかわかりませんが、法律によって保管期間の定めがある書類であれば、その期間の保管は必要になります。保管期間経過後は、すみやかに廃棄が望ましいでしょう。



> いつもお世話になっております。
>
> この度、採用時提出書類に関して、再考しており、疑問に思ったのでこちらで質問させてください。
>
> ①弊社は採用時にマイナンバーカードのある方については、住民票記載事項証明書(氏名・現住所・生年月日・世帯主氏名・世帯主との続柄・性別)を提出してもらっていますが、通知カードも紛失している方に関しては、個人番号記載の住民票を(原本)提出してもらっています。顔写真入りの身分証明書はいただいていません。これで合っているのでしょうか?
>
> ②会社保管として、マイナンバーカードのコピーを保管していますが、コピーをとらずに数字だけをひかえるべきなのでしょうか?
>
> ③住民票記載事項証明書ではなく、はじめから本籍地を載せない住民票と指定するのはどうなんでしょうか?
>
> ④また、社会保険加入の扶養確認の際に非課税証明書も原本・引っ越しや婚姻などの際に住民票の原本を提出してもらっています。これも合っていますでしょうか。
>
> ⑤入社から古いものも保管してありますが、更新時に廃棄するものなんでしょうか?
>
> 質問事項が多くて申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
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Re: 住民票とマイナンバーについて

著者  JじんJじん さん 2018年05月16日 11:05
村の平民さま ぴぃちんさま

早速の回答ありがとうございます。
とても分かりやすく、勉強になりました。ありがとございました。


通知カード紛失者には、個人番号記載の住民票の提出で構わない。
顔写真入り身分証明書は、採用面接で確認できていれば提出義務はなし。
現行に誤りがなく一安心です。
アドバイスに従い今後、引っ越しの際も住民票記載事項証明書での提出にしてもらいます。

①「世帯主」の確認については、家族手当の該当者に関して就業規則に「世帯主である」文言があるため、また、扶養確認控除申告書にも「世帯主」を記載してもらうところがあるので確認しています。不要ですか?

書類廃棄は保管期間満了で廃棄しています。

②ここでいう「更新時」というのは毎年 扶養者の確認をしていますが、その際に非課税証明書を提出してもらい収入確認をしています。毎年もらっていますが今までの分も保管してありますが、前年分は廃棄するべきなのでしょうか?入社時に提出してもらっている住民票も引っ越し・婚姻時 すべて保管してあります。こちらも不要でしょうか?

マイナンバー管理は人事総務の仕事をしている私が担っています。
鍵付きの保管庫へ。PCはPW2重ロック。これでも不安になり、とても責任重大で困りますが・・・。


重ねての質問になりましたが、ご容赦ください。
引き続き教えていただけると助かります。
よろしくお願いいたします。

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Re: 住民票とマイナンバーについて

著者  村の平民 さん 2018年05月16日 12:16
① 家族手当を支給する要件として、就業規則にその旨の記載があれば、世帯主であることの証明として住民票写しの提出を求めることはやむを得ないと考えられます。

② しかし、人間性善説の立場で言えば、各種申告書に正しく記載することを期待することを前提に、家族手当申告書に世帯主の名を記載させることにより、住民票提出に代えることも考えられます。
 なるべく従業員の経済的・時間的負担を軽減させることも、考えて良いのでは無いでしょうか。

③ 所得税扶養控除等申告書は、虚偽を書けば本人が所得税法により処罰対象になります。
 会社は、申告書に正しく記載するよう指導すれば良いのです。

④ 「非課税証明書」 を全て提出させる例をほかでは知りません。
 そこまで、会社は本人や家族の収入額を精査しなければならないのでしょうか。
 健保の家族届においても、保険者はそこまで要求しないと思います。
 極端に言えば、我が国の行政の多くは、「人間性善説」 を頼りにしていると思います。もちろん、それを逆手に取り不実記載などをした場合は、就業規則でも懲罰対象にすべきでしょう。
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Re: 住民票とマイナンバーについて

著者  JじんJじん さん 2018年05月16日 13:40
村の平民様


ご回答ありがとうございます。
役立ちました。今後ともよろしくお願いいたします。



> ① 家族手当を支給する要件として、就業規則にその旨の記載があれば、世帯主であることの証明として住民票写しの提出を求めることはやむを得ないと考えられます。
>
> ② しかし、人間性善説の立場で言えば、各種申告書に正しく記載することを期待することを前提に、家族手当申告書に世帯主の名を記載させることにより、住民票提出に代えることも考えられます。
>  なるべく従業員の経済的・時間的負担を軽減させることも、考えて良いのでは無いでしょうか。
>
> ③ 所得税扶養控除等申告書は、虚偽を書けば本人が所得税法により処罰対象になります。
>  会社は、申告書に正しく記載するよう指導すれば良いのです。
>
> ④ 「非課税証明書」 を全て提出させる例をほかでは知りません。
>  そこまで、会社は本人や家族の収入額を精査しなければならないのでしょうか。
>  健保の家族届においても、保険者はそこまで要求しないと思います。
>  極端に言えば、我が国の行政の多くは、「人間性善説」 を頼りにしていると思います。もちろん、それを逆手に取り不実記載などをした場合は、就業規則でも懲罰対象にすべきでしょう。
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