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扶養控除等申告書マイナンバー記載について

著者  総務ふじわら さん 最終更新日:2018年05月24日 15:47
いつも大変お世話になっております。
タイトルの件について、以下『源泉所得税関係に関するFAQ』を参考に質問させていただきます。

扶養控除等申告書のマイナンバー記載に関しては、基本的に以下の方法があるかと思います。

①マイナンバーを毎年記載する。
②マイナンバー等を記載した「一定の帳簿」を備え、申告書へのマイナンバー記載を不要とする。
③別途マイナンバーを収集し、申告書へ「提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を記入、マイナンバー記載を不要とする。

弊社では平成29年分、平成30年分ともに③で対応してきました。
理由は単純に②「一定の帳簿」のイメージが掴めないまま年末調整の時期になったためです。
もし②「一定の帳簿」方式の方が業務を簡素化出来るのであれば、今後検討していきたいと考えております。


以下質問内容です。

1.皆様の会社ではどの方法で対応されていますか?

2.②「一定の帳簿」方式は、必要事項を記載した「一定の帳簿」を改めて作成するのでしょうか?
  (『③「・・・相違ない」扶養控除等申告書+収集済みマイナンバー台帳』そのものを「一定の帳簿」と考えて良いのか)

3.新入社員または扶養親族等が増加した場合、退職者または扶養親族等が減少した場合、
  「一定の帳簿」は都度作り直すのでしょうか?

4.「一定の帳簿」作成の基となった扶養控除等申告書は、社員が在職中であっても、法定保存期間(7年)が過ぎたら廃棄して良いのでしょうか?

以上、長々とわかりづらい点もあるかと思いますが、ご回答の程宜しくお願い致します。

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Re: 扶養控除等申告書マイナンバー記載について

著者  ton さん 2018年05月24日 18:05
> いつも大変お世話になっております。
> タイトルの件について、以下『源泉所得税関係に関するFAQ』を参考に質問させていただきます。
>
> 扶養控除等申告書のマイナンバー記載に関しては、基本的に以下の方法があるかと思います。
>
> ①マイナンバーを毎年記載する。
> ②マイナンバー等を記載した「一定の帳簿」を備え、申告書へのマイナンバー記載を不要とする。
> ③別途マイナンバーを収集し、申告書へ「提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を記入、マイナンバー記載を不要とする。
>
> 弊社では平成29年分、平成30年分ともに③で対応してきました。
> 理由は単純に②「一定の帳簿」のイメージが掴めないまま年末調整の時期になったためです。
> もし②「一定の帳簿」方式の方が業務を簡素化出来るのであれば、今後検討していきたいと考えております。
>
>
> 以下質問内容です。
>
> 1.皆様の会社ではどの方法で対応されていますか?
>
> 2.②「一定の帳簿」方式は、必要事項を記載した「一定の帳簿」を改めて作成するのでしょうか?
>   (『③「・・・相違ない」扶養控除等申告書+収集済みマイナンバー台帳』そのものを「一定の帳簿」と考えて良いのか)
>
> 3.新入社員または扶養親族等が増加した場合、退職者または扶養親族等が減少した場合、
>   「一定の帳簿」は都度作り直すのでしょうか?
>
> 4.「一定の帳簿」作成の基となった扶養控除等申告書は、社員が在職中であっても、法定保存期間(7年)が過ぎたら廃棄して良いのでしょうか?
>
> 以上、長々とわかりづらい点もあるかと思いますが、ご回答の程宜しくお願い致します。


こんばんは。私見ですが…
すでに③の別途収集されているのであればそれを以て一定の帳簿としてはどうでしょう。
現在一覧ではなく個人単位で用紙のファイリングかと思いますのでそれで対応可能かと思われます。
扶養控除申告書に記載されると法定7年の保存が必要ですがマイナンバーは退職等で不要となった場合は速やかに廃棄とありますのでマスキング等での塗りつぶしが必要になります。
別途提出であれば扶養控除申告書に記載する必要もなくそれぞれの書類対応が出来ます。
扶養に変更があった場合は提出済みのものに追加・削除を加筆すればいいだけです。
扶養控除申告書とマイナンバー書類はそれぞれ個別の書類として保管・廃棄の判断された方がいいと思います。
とりあえず。
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Re: 扶養控除等申告書マイナンバー記載について

著者  総務ふじわら さん 2018年06月18日 17:32
> こんばんは。私見ですが…
> すでに③の別途収集されているのであればそれを以て一定の帳簿としてはどうでしょう。
> 現在一覧ではなく個人単位で用紙のファイリングかと思いますのでそれで対応可能かと思われます。
> 扶養控除申告書に記載されると法定7年の保存が必要ですがマイナンバーは退職等で不要となった場合は速やかに廃棄とありますのでマスキング等での塗りつぶしが必要になります。
> 別途提出であれば扶養控除申告書に記載する必要もなくそれぞれの書類対応が出来ます。
> 扶養に変更があった場合は提出済みのものに追加・削除を加筆すればいいだけです。
> 扶養控除申告書とマイナンバー書類はそれぞれ個別の書類として保管・廃棄の判断された方がいいと思います。
> とりあえず。



ton様

ご回答いただきありがとうございます。大変参考になりました。
お礼、お返事が大変遅くなりまして申し訳ございません。

時間が経ってしまい恐縮ですが、追加で質問させていただいても宜しいでしょうか?

私としては、退職者分ついて、

・マイナンバーが記載された申告書は、退職後、法定7年間の保管が必要。
・②、③の方法でマイナンバー記載を不要にした場合、②「一定の帳簿」、③「別途収集済マイナンバー」も、退職後、法定7年間の保管が必要。

と認識しておりましたが、認識違いでしょうか?
源泉所得税関係に関するFAQ:Q1-19、Q1-3-7参考)

セミナー等で「退職者のマイナンバーは速やかに廃棄」と聞いておりましたが、
上記資料を読み、結局、ほとんどの従業員については、退職後もマインナンバーは7年間保管が必要になるのでは?と思っております。

重ねて申し訳ありませんが、もしお時間ありましたらご回答の程宜しくお願い致します。
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Re: 扶養控除等申告書マイナンバー記載について

著者  ton さん 2018年06月18日 18:11
> > こんばんは。私見ですが…
> > すでに③の別途収集されているのであればそれを以て一定の帳簿としてはどうでしょう。
> > 現在一覧ではなく個人単位で用紙のファイリングかと思いますのでそれで対応可能かと思われます。
> > 扶養控除申告書に記載されると法定7年の保存が必要ですがマイナンバーは退職等で不要となった場合は速やかに廃棄とありますのでマスキング等での塗りつぶしが必要になります。
> > 別途提出であれば扶養控除申告書に記載する必要もなくそれぞれの書類対応が出来ます。
> > 扶養に変更があった場合は提出済みのものに追加・削除を加筆すればいいだけです。
> > 扶養控除申告書とマイナンバー書類はそれぞれ個別の書類として保管・廃棄の判断された方がいいと思います。
> > とりあえず。
>
>
>
> ton様
>
> ご回答いただきありがとうございます。大変参考になりました。
> お礼、お返事が大変遅くなりまして申し訳ございません。
>
> 時間が経ってしまい恐縮ですが、追加で質問させていただいても宜しいでしょうか?
>
> 私としては、退職者分ついて、
>
> ・マイナンバーが記載された申告書は、退職後、法定7年間の保管が必要。
> ・②、③の方法でマイナンバー記載を不要にした場合、②「一定の帳簿」、③「別途収集済マイナンバー」も、退職後、法定7年間の保管が必要。
>
> と認識しておりましたが、認識違いでしょうか?
> (源泉所得税関係に関するFAQ:Q1-19、Q1-3-7参考)
>
> セミナー等で「退職者のマイナンバーは速やかに廃棄」と聞いておりましたが、
> 上記資料を読み、結局、ほとんどの従業員については、退職後もマインナンバーは7年間保管が必要になるのでは?と思っております。
>
> 重ねて申し訳ありませんが、もしお時間ありましたらご回答の程宜しくお願い致します。


こんばんは。
マイナンバーの資料と扶養控除申告書をどのようにリンクするかによるかと思います。
前提が扶養控除申告書に記載されているのか、記載されていないのかで変わると思います。
扶養控除申告書に記載のみであれば7年保管ですが退職者分についてはマスキング等で消去(塗り潰し等でも)する必要があります。
ですがマイナンバー資料と扶養控除申告書を別々に収集するようであれば扶養控除申告書には記載不要ですから退職者分のマイナンバー資料は使用しなくなった時点で廃棄、扶養控除申告書は7年保管となります。
使用しなくなった時点とは年度途中退職ですと年末調整等に使用する事がありますので退職年度末までは保管、翌年度廃棄となるかと思われます。
当方では扶養控除申告書には記載しておりませんのでなんら問題なく処理しています。
とりあえず。
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Re: 扶養控除等申告書マイナンバー記載について

著者  総務ふじわら さん 2018年06月19日 12:55
> こんばんは。
> マイナンバーの資料と扶養控除申告書をどのようにリンクするかによるかと思います。
> 前提が扶養控除申告書に記載されているのか、記載されていないのかで変わると思います。
> 扶養控除申告書に記載のみであれば7年保管ですが退職者分についてはマスキング等で消去(塗り潰し等でも)する必要があります。
> ですがマイナンバー資料と扶養控除申告書を別々に収集するようであれば扶養控除申告書には記載不要ですから退職者分のマイナンバー資料は使用しなくなった時点で廃棄、扶養控除申告書は7年保管となります。
> 使用しなくなった時点とは年度途中退職ですと年末調整等に使用する事がありますので退職年度末までは保管、翌年度廃棄となるかと思われます。
> 当方では扶養控除申告書には記載しておりませんのでなんら問題なく処理しています。
> とりあえず。



ton様

度々のご回答誠にありがとうございます。

重ね重ね申し訳なく思いますが、せっかくの機会ですので、ご回答について今一度質問させていただいても宜しいでしょうか?


―――――以下「源泉所得税関係に関するFAQ」引用―――――

Q1-3-7 一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いについて、給与支払者が作成し備えている帳簿はいつまで保存する必要がありますか。(平成28年9月9日更新)
(答)
給与支払者が作成し備えている帳簿は、マイナンバー(個人番号)の記載が不要であるとして従業員がマイナンバー(個人番号)の記載をせずに提出した扶養控除等申告書のうち、その従業員が最後に提出したものの法定保存期限(扶養控除等申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年)まで保存する必要があります。

Q1-5-1 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨の記載をすることで、マイナンバー(個人番号)の記載に代えることはできますか。(平成28年5月17日更新)
(答)
(中略) 
3 この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。
 (1) 給与支払者において保有している従業員等のマイナンバー(個人番号) (中略) については、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は、廃棄又は削除することはできません。

―――――引用終了―――――


当方としましては、上記の内容を読み、
マイナンバー資料と扶養控除等申告書を別々に収集(申告書未記載)した場合、マイナンバー資料も法定7年間保存が必要と考えましたが、いかがでしょうか?
Q1-3-7=②「一定の帳簿」方式
Q1-5-1=③「相違ない」方式

最終的には自分で解釈し、対応していかなければと承知おりますが、複雑でありながら会社(担当者)の責任が重い制度であり、自信が持てないため、是非ご意見いただければ幸いです。

何度もご面倒かと思いますが、もしお時間ありましたらご回答いただきたく宜しくお願い致します。
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Re: 扶養控除等申告書マイナンバー記載について

著者  ton さん 2018年06月19日 20:59
> > こんばんは。
> > マイナンバーの資料と扶養控除申告書をどのようにリンクするかによるかと思います。
> > 前提が扶養控除申告書に記載されているのか、記載されていないのかで変わると思います。
> > 扶養控除申告書に記載のみであれば7年保管ですが退職者分についてはマスキング等で消去(塗り潰し等でも)する必要があります。
> > ですがマイナンバー資料と扶養控除申告書を別々に収集するようであれば扶養控除申告書には記載不要ですから退職者分のマイナンバー資料は使用しなくなった時点で廃棄、扶養控除申告書は7年保管となります。
> > 使用しなくなった時点とは年度途中退職ですと年末調整等に使用する事がありますので退職年度末までは保管、翌年度廃棄となるかと思われます。
> > 当方では扶養控除申告書には記載しておりませんのでなんら問題なく処理しています。
> > とりあえず。
>
>
>
> ton様
>
> 度々のご回答誠にありがとうございます。
>
> 重ね重ね申し訳なく思いますが、せっかくの機会ですので、ご回答について今一度質問させていただいても宜しいでしょうか?
>
>
> ―――――以下「源泉所得税関係に関するFAQ」引用―――――
>
> Q1-3-7 一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いについて、給与支払者が作成し備えている帳簿はいつまで保存する必要がありますか。(平成28年9月9日更新)
> (答)
> 給与支払者が作成し備えている帳簿は、マイナンバー(個人番号)の記載が不要であるとして従業員がマイナンバー(個人番号)の記載をせずに提出した扶養控除等申告書のうち、その従業員が最後に提出したものの法定保存期限(扶養控除等申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年)まで保存する必要があります。
>
> Q1-5-1 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨の記載をすることで、マイナンバー(個人番号)の記載に代えることはできますか。(平成28年5月17日更新)
> (答)
> (中略) 
> 3 この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。
>  (1) 給与支払者において保有している従業員等のマイナンバー(個人番号) (中略) については、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は、廃棄又は削除することはできません。
>
> ―――――引用終了―――――
>
>
> 当方としましては、上記の内容を読み、
> マイナンバー資料と扶養控除等申告書を別々に収集(申告書未記載)した場合、マイナンバー資料も法定7年間保存が必要と考えましたが、いかがでしょうか?
> Q1-3-7=②「一定の帳簿」方式
> Q1-5-1=③「相違ない」方式
>
> 最終的には自分で解釈し、対応していかなければと承知おりますが、複雑でありながら会社(担当者)の責任が重い制度であり、自信が持てないため、是非ご意見いただければ幸いです。
>
> 何度もご面倒かと思いますが、もしお時間ありましたらご回答いただきたく宜しくお願い致します。


こんばんは。
扶養控除申告書で考えると確かに7年保管となろうかと思いますが番号法20条は、「何人も、番号法19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を保管してはならない」と規定しています。
 この規定に基づき、個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集または保管されるものですので、それらの事務を行う必要が無くなった時点で廃棄しています。その後は提出拒否者簿へ移行しています。
マイナンバー未記入扶養控除申告書は7年保管、別途提出のマイナンバー資料は事務処理不要となった翌年で廃棄、7年以内は提出拒否簿へ移行としています。
またマイナンバーについての税務調査を受けてはいませんが調査指導があればその時また熟考しようと思っています。
後はご検討ください。
とりあえず。
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Re: 扶養控除等申告書マイナンバー記載について

著者  総務ふじわら さん 2018年06月20日 09:35
> こんばんは。
> 扶養控除申告書で考えると確かに7年保管となろうかと思いますが番号法20条は、「何人も、番号法19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を保管してはならない」と規定しています。
>  この規定に基づき、個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集または保管されるものですので、それらの事務を行う必要が無くなった時点で廃棄しています。その後は提出拒否者簿へ移行しています。
> マイナンバー未記入扶養控除申告書は7年保管、別途提出のマイナンバー資料は事務処理不要となった翌年で廃棄、7年以内は提出拒否簿へ移行としています。
> またマイナンバーについての税務調査を受けてはいませんが調査指導があればその時また熟考しようと思っています。
> 後はご検討ください。
> とりあえず。



ton様

度々のご回答ありがとうございます。
いただいたご回答を参考に、従業員の特定個人情報の保護及び法令順守を徹底できるよう、今後マイナンバー業務をどのように進めていくか検討していきたいと思います。

全てのご回答大変参考になりました。何度もお手数をお掛け致しました。
本当にありがとうございました。
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