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通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  るっか さん 最終更新日:2018年07月25日 22:32
 当社では通勤手当を支給しています。公共交通機関は定期代1か月分を支給(領収書添付は必須。3か月・6か月定期の購入しても1か月分支給)、車やバイク利用者は、距離・ガソリン代・燃費などで計算しています。就業規則には、上限はありますが、その範囲での実費支給としています。

車やバイク利用者は、出勤した日のみ支給(有給休暇や欠勤日は不支給)していました。しかし、公共交通機関の利用者は、例え月に1日2日欠勤しても、定期代は変わらないからとのことで全額支給にしています。

この度、公共交通機関の利用者が、病気で1週間欠勤しました。この欠勤分を支払わないとの考えもあるようですが、既に定期券を購入している以上、その分を支払わないのは理不尽な気がします。また、今後1日2日欠勤がある度に日割り計算して差し引くのも業務が煩雑になるので避けたいのです。

車やバイク利用者からは不公平に感じるかもしれませんが、実費を払うという意味では理にかなってると思うのですが、どうでしょうか。

また、今後のことですが、退職時の扱いは一般的にはどうなっているのでしょうか。私が担当者になってからは、定期利用者で退職した人は1名だけです。その場合は、退職の数日前に定期券の期限が切れたので、残り数日は1日ごとの交通費支払いで計算しました。

しかし、退職時点で定期券の有効期限が切れていない場合は、どうすればいいでしょうか。退職後は不支給にしたいです。

 例:6月20日退職、6月1日~末までの1か月定期を購入済み。
    →1か月分の定期代を、暦日で割り、退職日までの20日分を支払えばいいでしょうか?

よろしくお願いします。

    

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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  ton さん 2018年07月26日 00:24
こんばんは。私見ですが…

>  当社では通勤手当を支給しています。公共交通機関は定期代1か月分を支給(領収書添付は必須。3か月・6か月定期の購入しても1か月分支給)、車やバイク利用者は、距離・ガソリン代・燃費などで計算しています。就業規則には、上限はありますが、その範囲での実費支給としています。

領収書必須であれば3か月や6か月定期の領収証になると思われますがそれでも1か月の支給ですと総額で一致しないと思います。
過剰支給は課税となる可能性があります。また領収証との不一致は搾取、虚偽にもなりますので一考されるか、支給に合わせての購入を促すか何らかの対応が必要と思われます。領収証の3/1とか6/1の支給ではないのですよね?
逆の場合・・・3か月、6か月支給で1か月購入は自己負担が生じますので問題発生はないでしょう。

> 車やバイク利用者は、出勤した日のみ支給(有給休暇や欠勤日は不支給)していました。しかし、公共交通機関の利用者は、例え月に1日2日欠勤しても、定期代は変わらないからとのことで全額支給にしています。
>
> この度、公共交通機関の利用者が、病気で1週間欠勤しました。この欠勤分を支払わないとの考えもあるようですが、既に定期券を購入している以上、その分を支払わないのは理不尽な気がします。また、今後1日2日欠勤がある度に日割り計算して差し引くのも業務が煩雑になるので避けたいのです。
>
> 車やバイク利用者からは不公平に感じるかもしれませんが、実費を払うという意味では理にかなってると思うのですが、どうでしょうか。

定期代が月額固定…交通事業者規定額…であれば交通用具利用者も月額支給として同じ支給基準が望ましいと思われます。
また税法上の交通費についても1か月分と月額規定となり日割の積み上げとはなっていません。
不公平感を払拭するには同じ扱いが必要かと思われます。

> また、今後のことですが、退職時の扱いは一般的にはどうなっているのでしょうか。私が担当者になってからは、定期利用者で退職した人は1名だけです。その場合は、退職の数日前に定期券の期限が切れたので、残り数日は1日ごとの交通費支払いで計算しました。
>
> しかし、退職時点で定期券の有効期限が切れていない場合は、どうすればいいでしょうか。退職後は不支給にしたいです。
>
>  例:6月20日退職、6月1日~末までの1か月定期を購入済み。
>     →1か月分の定期代を、暦日で割り、退職日までの20日分を支払えばいいでしょうか?

給与計算時には退職が判明しているのであれば日割支給も可能かと思いますが全般的にまず支給規定がどのようになっているのかそれに沿った対応が必要です。
定期代の日割支給が可能なのかどうか。
領収証必須という事は購入後の支給と思われますが3か月、6か月の領収証でありながら1か月分の支給となり過剰支給となっている事。
交通用具の日額の積み上げ支給と税法上の非課税1か月の整合性。
支給の対応期間の確認・・・給与同時支給と思われますが何時の期間の定期代なのか
公共交通利用者と交通用具利用者と規定が異なることも含めて規定を見直す必要があるように思います。
とりあえず。
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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  安芸ノ国 さん 2018年07月26日 08:52
お疲れさんです

通勤費 交通費の支給は 社内での就業規則通勤交通費支給規則で社員に対して要件を満たせば支給することとなっています。
通常通勤定期代の支給は、3か月 6か月ごとの前払い支給することが多いと思います
通期定期代前払いし 中途で退職 休業 転勤などある場合には下記条件を取り決めていると思います。
後払いの場合は実費精算 清算明細書を書いてもらい支給してます
お話の月三分の一程度ですと 定期代のほうが多少とも割安か清算明細など各手間暇など考えればどうでしょうか>

通勤費支給規則
退職、転勤等の処置)
 定期乗車券の通用期間内に退職または転勤を命ぜられた時は、定期乗車券を精算し、精算金を会社に返還するものとする。
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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  ぴぃちん さん 2018年07月26日 08:15
通勤手当については会社ごとの規定に従って支払うことになります。

御社では、公共交通機関を利用している際に領収書を添付してもらった上で支給しているようです。
3か月定期券や、6か月定期券を購入した場合には、それぞれを月で按分した分を実費として支給されているのでしょうか。それとも、6か月定期券を購入しても、1か月定期券と同額を支給されているのでしょうか。

また、退職者や中途採用者における、通勤手当の支給はどのようになっていますか。
規定がない、ということで、公共交通機関利用の場合には1か月単位で支給されているのであれば(領収書添付ということは実際に購入している)、1か月単位で支給することになろうかと思います。
なぜなら、多くの通勤定期券においては、その払い戻しが月単位での払い戻しになるためです(例外あり)。


> 退職の数日前に定期券の期限が切れたので、残り数日は1日ごとの交通費支払いで計算しました。

一方で出勤日に対して交通費を1日単位で精算する方法も選択できるようです。この場合でも、領収書は御社では必要でしょうか(必要であれば、労働者にはとても手間になりますが、最近はICカードで履歴がだせるので面倒でもありません)。


>  例:6月20日退職、6月1日~末までの1か月定期を購入済み。
>     →1か月分の定期代を、暦日で割り、退職日までの20日分を支払えばいいでしょうか?

御社の規定によります。1日ごとの交通費精算をしていない場合や定期券を購入証明しないと通勤手当が支給されないのであれば、20日利用した場合には、1か月分の定期券代は払い戻しされない交通会社がほとんどです。
御社が、定期券代相当の金銭でなく、定期券そのものを購入させているのであれば、払い戻しができないことを考えれば、退職時には日割りするのであれば、1日単位で交通費を精算させる方法があることも周知されていないとトラブルになり要因になりそうに思いますので、通勤手当の規定に退職時の精算方法の規定がないのであらば、これを機会に実態に即して規定していただくことがよいかな、と思います。


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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  るっか さん 2018年07月26日 11:42
正直、少々混乱してきました。

多くの会社では、どのようにされているのでしょうか。
当社では、通勤手当の対象者が元から少なく、車・バイク通勤がメインということもあり、
前例も明確な規定もありません。就業規則には以下の記述ああります。

「実際に出社した日についてのみ支給する。」
「実費相当額を支給する(ただし上限はxxxx円)」


そういった前提関係なく、どのような方法が処理しやすく、かつ従業員の不満が少ないか教えて頂けたらと思います。


>また税法上の交通費についても1か月分と月額規定となり日割の積み上げとはなっていませ
>ん。
ということは、出社した日のみ計算は違法なのでしょうか。


前回の定期利用者の退職時は、従業員のほうから、「退職までまだ日があるけれど、定期券の有効期限が切れるのですがどうしたら?」との問い合わせがあり、もう1カ月を切っていたので、日ごとの電車賃を支払いました。なお、電車賃については領収書は求めていません。会社ではそれぞれの従業員の定期券の有効期限は把握していません。

定期券の有効期間中に退職日となった場合は、日割り計算ではダメなのでしょうか?ほかに適切な方法があるのでしょうか?

就業規則には、
「月の途中で入社・退職した者、および欠勤者・休職者に対しては通勤手当日割計算の上、実際に出社した日についてのみ支給する。」とあり、車・バイク利用者はこの規則に沿って行われていました。Time Cardから自動的に出勤数がわかるので、1日当たりの交通費出勤日数で計算していました。

定期券利用者については、最初の質問に書いた通り、欠勤したからといっても、定期代が戻ってくるわけではないので、そのままの支給でした。

*1カ月定期分の支給で、3カ月・6カ月定期を認めるのがダメとは知りませんでした。
そういう規定になった経緯は、まとめて6か月分買うお金がない、落としたら不安、数か月後に退職予定などの理由で、1カ月定期の選択を希望する従業員がいたからと聞いています。また、会社としても、1カ月単位のほうが計算がしやすかったこともあるようです。領収書添付は初回のみです。




>  当社では通勤手当を支給しています。公共交通機関は定期代1か月分を支給(領収書添付は必須。3か月・6か月定期の購入しても1か月分支給)、車やバイク利用者は、距離・ガソリン代・燃費などで計算しています。就業規則には、上限はありますが、その範囲での実費支給としています。
>
> 車やバイク利用者は、出勤した日のみ支給(有給休暇や欠勤日は不支給)していました。しかし、公共交通機関の利用者は、例え月に1日2日欠勤しても、定期代は変わらないからとのことで全額支給にしています。
>
> この度、公共交通機関の利用者が、病気で1週間欠勤しました。この欠勤分を支払わないとの考えもあるようですが、既に定期券を購入している以上、その分を支払わないのは理不尽な気がします。また、今後1日2日欠勤がある度に日割り計算して差し引くのも業務が煩雑になるので避けたいのです。
>
> 車やバイク利用者からは不公平に感じるかもしれませんが、実費を払うという意味では理にかなってると思うのですが、どうでしょうか。
>
> また、今後のことですが、退職時の扱いは一般的にはどうなっているのでしょうか。私が担当者になってからは、定期利用者で退職した人は1名だけです。その場合は、退職の数日前に定期券の期限が切れたので、残り数日は1日ごとの交通費支払いで計算しました。
>
> しかし、退職時点で定期券の有効期限が切れていない場合は、どうすればいいでしょうか。退職後は不支給にしたいです。
>
>  例:6月20日退職、6月1日~末までの1か月定期を購入済み。
>     →1か月分の定期代を、暦日で割り、退職日までの20日分を支払えばいいでしょうか?
>
> よろしくお願いします。
>
>     
>
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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  ぴぃちん さん 2018年07月26日 15:38
> 多くの会社では、どのようにされているのでしょうか。

その会社の規定により、になります。
通勤手当を支給しない会社もありますよ。


> 「実際に出社した日についてのみ支給する。」
> 「実費相当額を支給する(ただし上限はxxxx円)」
> 「月の途中で入社・退職した者、および欠勤者・休職者に対しては通勤手当日割計算の上、実際に出社した日についてのみ支給する。」

> 退職の数日前に定期券の期限が切れたので、残り数日は1日ごとの交通費支払いで計算しました。

以下は、私見です。

御社がその規定であれば、それに沿って対応することでよいのではないかと思います。
入社前からそのように規定されているのであれば、公共交通機関の利用の際には、1か月分の定期券代を支給しないとしても問題はない、と解釈できます。
従業員の為、ということであれば、公共交通機関利用者については、1日ごとの交通費を該当する月には支払うでもよいかと思います。
ただ、欠勤は月に1日とかでしょうから、その場合には、1か月の定期券代のほうが会社としては安価になることもあるので、その辺については、社内でルール決めして運用できればよいのではないか、と思います。


> 定期券の有効期間中に退職日となった場合は、日割り計算ではダメなのでしょうか?ほかに適切な方法があるのでしょうか?

実費相当額を支給するという点で、定期券代を日割すると1日の交通費に満たないので、日割りするのであれば、”退職の数日前に定期券の期限が切れたので、残り数日は1日ごとの交通費支払いで計算しました。”という、(1日の交通費)×(出勤日数)の支給のほうがよいかなとも思います。



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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  安芸ノ国 さん 2018年07月26日 18:12
るっか さん お悩みのようですが

ほとんどの企業間では 基本は「就業規則」内の賃金に関する規則、それに従って 賃金支給規則 その中で各種の条件を定めています・
これにより 通勤費は その他の手当て内で、公共交通機関のかかるべき月あるいは3.6月での計算での支給を行っているケースがほとんどです
お問い合わせになった 病欠欠勤時 あるいは退職時 転勤時などによる計算もその中で定めています。
人事担当者としては個々の社員ベースでの支給ではなく、会社として支給計算月を取り決めて行うことがほとんどです。
病欠 転勤などがあれば辞令発生月を基準として為す場合もあります
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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  ton さん 2018年07月26日 19:29
こんばんは。私見ですが…

> 正直、少々混乱してきました。
>
> 多くの会社では、どのようにされているのでしょうか。
> 当社では、通勤手当の対象者が元から少なく、車・バイク通勤がメインということもあり、
> 前例も明確な規定もありません。就業規則には以下の記述ああります。
>
> 「実際に出社した日についてのみ支給する。」
> 「実費相当額を支給する(ただし上限はxxxx円)」
>
>
> そういった前提関係なく、どのような方法が処理しやすく、かつ従業員の不満が少ないか教えて頂けたらと思います。
>

まず多くの事業所は御社の交通費支給について書かれている内容より詳細の規定を作成していると思われます。
一番多いのは公共交通利用の場合と交通用具利用の場合と分けて規定することです。
公共交通利用・・・つまり定期代支給の場合は毎月支給とか3か月とか6か月とか規定しますし、支給月についても規定することもあるでしょう。
支給月以外の採用時についても明示されます。
交通用具利用の場合は税法規定の非課税枠内が一番多いと思われます。


> >また税法上の交通費についても1か月分と月額規定となり日割の積み上げとはなっていませ
> >ん。
> ということは、出社した日のみ計算は違法なのでしょうか。

違法ではありませんが課税・非課税の判断は月額支給の額での判断という事です。
例として月22日勤務として1日200円の交通費であれば月支給4,400となり距離によっては課税部分が発生するという事です。
20日勤務であれば4,000ですから全額非課税です。
この判断の処理をされているかどうかです。

>
> 前回の定期利用者の退職時は、従業員のほうから、「退職までまだ日があるけれど、定期券の有効期限が切れるのですがどうしたら?」との問い合わせがあり、もう1カ月を切っていたので、日ごとの電車賃を支払いました。なお、電車賃については領収書は求めていません。会社ではそれぞれの従業員の定期券の有効期限は把握していません。
>
> 定期券の有効期間中に退職日となった場合は、日割り計算ではダメなのでしょうか?ほかに適切な方法があるのでしょうか?
>
> 就業規則には、
> 「月の途中で入社・退職した者、および欠勤者・休職者に対しては通勤手当日割計算の上、実際に出社した日についてのみ支給する。」とあり、車・バイク利用者はこの規則に沿って行われていました。Time Cardから自動的に出勤数がわかるので、1日当たりの交通費出勤日数で計算していました。
>
> 定期券利用者については、最初の質問に書いた通り、欠勤したからといっても、定期代が戻ってくるわけではないので、そのままの支給でした。

そもそも元々の規定が定期券支給の規定になっていないように思います。
実際に出社した日のみ、実費相当額の支給ですからここから定期券支給の判断は出来ないように思います。
交通用具利用も公共交通利用も出社した日の支給ですから1日の電車代、バス代、ガソリン代の日数分支給ではないでしょうか。


> *1カ月定期分の支給で、3カ月・6カ月定期を認めるのがダメとは知りませんでした。
> そういう規定になった経緯は、まとめて6か月分買うお金がない、落としたら不安、数か月後に退職予定などの理由で、1カ月定期の選択を希望する従業員がいたからと聞いています。また、会社としても、1カ月単位のほうが計算がしやすかったこともあるようです。領収書添付は初回のみです。

例1か月分1,000✖6=6,000の支給となりますが
3か月分、6か月分を購入すると6,000より少ない額での購入になります。
その差額が課税給与の判断となります。
一番多いのは本人負担後の支給ではなく前支給したのちに購入してもらい領収証を提出してもらう、もしくは券面コピーを提出してもらう事だと思います。

まず定期券支給が出来る規定が必要かと思います。
その上で退職者については日数分支給とするとか、半月以内なら解約、半月以上なら返戻無しとか何らかの対応処理の規定も必要でしょう。

他の方の意見も参考にし規定の一考を意見具申されてはどうでしょう。
とりあえず。
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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  たまの伝説 さん 2018年07月26日 23:51
いくつか、経験した事例を上げますと

(1)
>  例:6月20日退職、6月1日~末までの1か月定期を購入済み。
>     →1か月分の定期代を、暦日で割り、退職日までの20日分を支払えばいいでしょうか?

こういうときには1か月定期の金額で支給しました。
定期券の払い戻しは使用した月数(1か月未満は切り上げ)×1か月定期の金額を、購入金額から引いて、手数料を引いた額が戻ってくるので、1か月定期だと払い戻ししても戻ってきません。日割りして使った分だけ支給すると従業員さんからすれば過失がないのに損になってしまいます。
20日しか使わないのに6か月定期を買った場合でも、同じ考え方です。本人が払い戻すと1か月分(6で割ったのではなく1か月定期券の金額)を引かれて戻ってくるので。

(2)
6月20日退職したが、出社日は10日ほどの見込みだったので、5月末に定期券が切れてからは、毎回乗車券を買って通勤した(実際はICカードだけど)。

こういう時は、乗車券の実費を支給しました。

参考になれば幸いです。
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Re: 通勤手当の支給 定期利用者の長期休業、退職

著者  るっか さん 2018年08月07日 13:39
皆さん、アドバイスありがとうございます。

最初の質問の件は、実際に定期を購入している以上、欠勤分を控除はさすがに理不尽とのことで、控除しないことになりました。

今回の件を機に、通勤手当の規則を見直すことになりました。

皆さんから頂いたアドバイスはどれも大変勉強になりました。
ありがとうございました。


>  当社では通勤手当を支給しています。公共交通機関は定期代1か月分を支
領収書添付は必須。3か月・6か月定期の購入しても1か月分支給)、車やバイク利用者は、距離・ガソリン代・燃費などで計算しています。就業規則には、上限はありますが、その範囲での実費支給としています。
>
> 車やバイク利用者は、出勤した日のみ支給(有給休暇や欠勤日は不支給)していました。しかし、公共交通機関の利用者は、例え月に1日2日欠勤しても、定期代は変わらないからとのことで全額支給にしています。
>
> この度、公共交通機関の利用者が、病気で1週間欠勤しました。この欠勤分を支払わないとの考えもあるようですが、既に定期券を購入している以上、その分を支払わないのは理不尽な気がします。また、今後1日2日欠勤がある度に日割り計算して差し引くのも業務が煩雑になるので避けたいのです。
>
> 車やバイク利用者からは不公平に感じるかもしれませんが、実費を払うという意味では理にかなってると思うのですが、どうでしょうか。
>
> また、今後のことですが、退職時の扱いは一般的にはどうなっているのでしょうか。私が担当者になってからは、定期利用者で退職した人は1名だけです。その場合は、退職の数日前に定期券の期限が切れたので、残り数日は1日ごとの交通費支払いで計算しました。
>
> しかし、退職時点で定期券の有効期限が切れていない場合は、どうすればいいでしょうか。退職後は不支給にしたいです。
>
>  例:6月20日退職、6月1日~末までの1か月定期を購入済み。
>     →1か月分の定期代を、暦日で割り、退職日までの20日分を支払えばいいでしょうか?
>
> よろしくお願いします。
>
>     
>
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