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給与明細(PDFファイル)のパスワードについて

著者  小さな会社の総務担当 さん 最終更新日:2018年10月03日 15:48
時々拝見させていただいております。
10人程度の会社の総務をしております。
たいしたことではないのですが、他社ではどのようにしているのかずっと気になっているので、教えてください。

うちの会社では、毎月の給与明細を各個人にパスワード付きのPDFファイルにしてメールで送っています。
給与明細のPDFファイルは総務担当者と社長しか閲覧できない 会社のファイルサーバーのフォルダに置いています。

パスワードを付ける目的は2つあります。
1.万が一総務担当者以外の社員が給与明細のPDFファイルを開こうとしたとき開けないようにする
2.メール送信時、暗号化するため

2だけの目的であれば、送るときにパスワード付きの圧縮ファイルとして送ればいいので、PDFファイルそのものにパスワードは必要なく、後でファイルを開くときにいちいちパスワードを入れる必要もないのですが。
念のためにと思ってしていることが、自分にとって面倒なことになっているのがなんだか・・・

社会保険の等級変更や昇給の通知なども同じやり方をしています。

皆さんの会社ではどんな理由でどんな方法で給与明細を送っていますか?
また、大切なファイルをどのように他の社員が開くことがないようにしているのでしょうか?
よろしくお願いします。

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Re: 給与明細(PDFファイル)のパスワードについて

著者  ぴぃちん さん 2018年10月03日 19:44
まったく参考にならなくて申し訳ないのですが。

給与明細は、透かし防止の封筒に入った、紙の明細を、手渡しです。
給与明細のオンライン運用はいまのところ、考えになく・・・です。
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Re: 給与明細(PDFファイル)のパスワードについて

著者  ふぁんた さん 2018年10月04日 10:15
当社の給与明細はクラウド上においてあり
従業員それぞれが設定したPWでログインし、ダウンロードする形になっています。
ダウンロードする給与明細はPDFで開くためにまたパスワードが必要です。

基本的に総務人事はPDFにされる前データをもっているのでそちらで給与を確認することができます

小さな会社の総務担当 さんのように
うちの会社も等級変更や、昇降給についても給与明細と同じところにあるので
ダウンロードする形です

これは海外駐在などもおおくなり
駐在者におくるのも面倒になったので、一括でWEB化しちゃいました。

小さな会社の総務担当 さんのところと大体同じですかね
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Re: 給与明細(PDFファイル)のパスワードについて

著者  部下なし部長 さん 2018年10月09日 11:33
弊社は紙ベースからウェブベースに変更しました。

理由は発送の手間と再発行の手続きの手間を減らすためです。
クラウドの給与明細システムを運営している会社と契約しており、データでアップロードしています。

PC、携帯、スマホ、タブレットの何れでも閲覧でき、個々が設定したパスワードでウェブにアクセスして閲覧、若しくはPDFでダウンド、指定したメールアドレスに送るなどに対応しているので、社員は必要に応じて使い分けているようです。

退職後23か月で自動的にアカウントを消去する設定としましたので、源泉徴収票の再発行依頼なども退職した社員から受けなくてよいという利点があり、導入してとても良かったと思っています。(びっくりするほどリーズナブルです。)
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Re: 給与明細(PDFファイル)のパスワードについて

著者  小さな会社の総務担当 さん 2018年10月09日 13:00
回答いただいた皆様、ありがとうございました。
うちの娘の勤務先は、今でも紙の明細と一緒に現金が入っているそうです。
会社によって様々なのですね。
Web上で閲覧できるようになっている会社もだいぶ増えてきていることも感じています。その方向で徐々に検討したいと考えております。
ありがとうございました。
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