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早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  MY_SOUMU さん 最終更新日:2018年10月09日 20:04
勤怠管理ソフトを使い、社員の勤怠管理をしております。
その中で、夕方定時前に早退した分について、今までは「早退」で処理を行っていたものについて、
前管理担当者からの引継ぎや自分の理解が不十分であったために、「半日有給」で処理を行ってしまいました。
同じ社員に前月と前々月で同様の処理を行ってしまったため、その社員から直属の上司に有給を1日(半日+半日)分損したとの相談が寄せられたそうです。

既に給与計算で支払ってしまっている分なので、今更取り消しも出来ないのですが、
こういった場合、どういう方法で処理をするのがよいのでしょうか?

恐らく、本人的には「半日有給」を使うほどの休みではなく、それこそ単なる早退扱いで良かったものであるにも係らず、勝手に半日有給を付けられているという感覚になっているようであり、
自分も、そういった事をよく理解しないままで処理をしてしまったため、どう処理(修正?)をすれば良いのかわからず、ここに相談させて頂きました。

初歩的な事もよく理解出来ていないので大変お恥ずかしいところではございますが、何卒ご指導を頂ければと思います。

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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  ton さん 2018年10月10日 00:22
> 勤怠管理ソフトを使い、社員の勤怠管理をしております。
> その中で、夕方定時前に早退した分について、今までは「早退」で処理を行っていたものについて、
> 前管理担当者からの引継ぎや自分の理解が不十分であったために、「半日有給」で処理を行ってしまいました。
> 同じ社員に前月と前々月で同様の処理を行ってしまったため、その社員から直属の上司に有給を1日(半日+半日)分損したとの相談が寄せられたそうです。
>
> 既に給与計算で支払ってしまっている分なので、今更取り消しも出来ないのですが、
> こういった場合、どういう方法で処理をするのがよいのでしょうか?
>
> 恐らく、本人的には「半日有給」を使うほどの休みではなく、それこそ単なる早退扱いで良かったものであるにも係らず、勝手に半日有給を付けられているという感覚になっているようであり、
> 自分も、そういった事をよく理解しないままで処理をしてしまったため、どう処理(修正?)をすれば良いのかわからず、ここに相談させて頂きました。
>
> 初歩的な事もよく理解出来ていないので大変お恥ずかしいところではございますが、何卒ご指導を頂ければと思います。


こんばんは。私見ですが・・・・
半日有休2回分が1日有休であれば有休を1日増やす
給与計算で過月支給分の遅刻控除分を今月の給与計算に加味する
となろうかと思います。
有休勤怠につていはソフト利用ですが手入力での訂正処理でしょう。
給与計算は今月の勤怠計算で控除漏れしている遅刻減額分を加味することで対応出来ます。
どちらも上司と本人に了承を得たうえで処理してください。
人のする事ですから間違いは仕方がありません。
今後同じような事を起こさない様な確認方法や対応を考えれば良い事です。
遅刻、早退、有休等各種届出があると思われますので単にソフトだけでの対応ではなく届出との付け合わせ等されるといいでしょう。
とりあえず。
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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  ぴぃちん さん 2018年10月09日 23:14
まず、半日としての有給休暇は、本人からの希望があり、会社が認める状況でなければ、取得できません。

質問文からは、対象者さんは、半日の有給休暇の申請は希望もしておらず、かつ、実際に申請されていないものと推測します。

そうであれば、会社が勝手に半日の有給休暇として処理することは、通達を考えれば、御社が正しく勤怠に従って給与を計算していない事が問題であると考えます。

とすれば、会社が早退をして計算して給与計算するべきところを、誤って有給休暇として処理してしまったことになるでしょうから、すみやかに、勤怠に従って正しく給与計算を行い、賃金を精算することが望ましいと考えます。

本人が有給休暇を申請していない以上、会社が勝手に有給休暇として処理することはしてはいけないと考えます。


労働省通達(平成7年7月27日基監発第33号)
 半日単位での付与については、年次有給休暇の取得促進にも資するものと考えられることから、労働者がその取得を希望して時季を指定し、これに使用者が同意した場合であって、本来の取得方法による休暇取得の阻害とならない範囲で適切に運用される限りにおいて、問題がないものとして、取り扱うものとする。 



> 勤怠管理ソフトを使い、社員の勤怠管理をしております。
> その中で、夕方定時前に早退した分について、今までは「早退」で処理を行っていたものについて、
> 前管理担当者からの引継ぎや自分の理解が不十分であったために、「半日有給」で処理を行ってしまいました。
> 同じ社員に前月と前々月で同様の処理を行ってしまったため、その社員から直属の上司に有給を1日(半日+半日)分損したとの相談が寄せられたそうです。
>
> 既に給与計算で支払ってしまっている分なので、今更取り消しも出来ないのですが、
> こういった場合、どういう方法で処理をするのがよいのでしょうか?
>
> 恐らく、本人的には「半日有給」を使うほどの休みではなく、それこそ単なる早退扱いで良かったものであるにも係らず、勝手に半日有給を付けられているという感覚になっているようであり、
> 自分も、そういった事をよく理解しないままで処理をしてしまったため、どう処理(修正?)をすれば良いのかわからず、ここに相談させて頂きました。
>
> 初歩的な事もよく理解出来ていないので大変お恥ずかしいところではございますが、何卒ご指導を頂ければと思います。
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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  MY_SOUMU さん 2018年10月11日 15:55
ぴぃちん 様

早速のご返信、ありがとうございます。
仰られる通り、私自身の認識不足や勘違いでこのような事になってしまっているので、
速やかに修正したいと思います。

付与してしまったものを、どのように修正すれば良いのだろうかと思っていたのですが、
そこはもっとよく調べて対処したいと思います。

ご指導ありがとうございましたm(__)m
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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  MY_SOUMU さん 2018年10月11日 16:01
tonさま

早速のご返信、ありがとうございました。

やはり早退分の時間の減算と消化してしまった有給の付与という事になるのですね。
ソフトとしては付与が出来そうなところまではわかったのですが、
そんな風に有給を付与する事で、後々に何か問題が起きたりしないかというところがよくわからず、
今回の相談と相成りました。

本人やその方の上司の方とお話をし、対応したいと思います。
ご指導ありがとうございましたm(__)m
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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  ぴぃちん さん 2018年10月11日 16:51
> 付与してしまったものを、どのように修正すれば良いのだろうかと思っていたのですが、
> そこはもっとよく調べて対処したいと思います。
>


もともとの勤怠にあわせて給与計算をし直せばよいかと思います。
前月と前々月の賃金を計算しなおして、その清算を行ったうえで、減少させている有給休暇は減らした分の1日分を戻せはよいかと思います。
早退を有給休暇として処理しているので、会社が実際には過払いの状況になっているかと思います。その返還について労使協定があればそれにそって天引きは可能になります。それがない場合には、翌月の賃金を全額支払いの上、そこから返還を求めてもよいかと思いますが、先月先々月のことで金額が大きくはないので、対象者さん自らの意思で給与からの天引きを希望される場合であれば、翌月の給与での清算した支払いも可能でしょう(でも、方が定めるもの以外を天引きする場合には、できれば労使協定が締結されていることが望ましいとは考えます)。
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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  ton さん 2018年10月11日 17:51
こんばんは。横からですが…

>
> もともとの勤怠にあわせて給与計算をし直せばよいかと思います。

ソフトによっては遡及計算が出来ないものもありますし、遡及計算し直した場合金額の違う給与台帳が2枚作成されることになりそちらの方がのちのち問題発生の元になりやすいですし他にも影響が出ます。
原則はそうですがそう出来ないからどうしたらいいかという相談でしょう。


>でも、方が定めるもの以外を天引きする場合には、できれば労使協定が締結されていることが望ましいとは考えます。

確かに労使協定があればいいのですがイレギュラーにまで労使協定は難しいかと考えます。
労使協定が無くとも本人了承が得られれば問題なかったと記憶しています。
全てを規則、規定等四角四面に捉えずにもう少し柔軟に対応出来る回答で方法、方策の提示があれば問者様の気持ちも楽になるのではと考えます。
勝手を言って申し訳ありません。
問者様には失礼いたしました。
とりあえず。
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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  ton さん 2018年10月11日 18:02
> tonさま
>
> 早速のご返信、ありがとうございました。
>
> やはり早退分の時間の減算と消化してしまった有給の付与という事になるのですね。
> ソフトとしては付与が出来そうなところまではわかったのですが、
> そんな風に有給を付与する事で、後々に何か問題が起きたりしないかというところがよくわからず、
> 今回の相談と相成りました。
>
> 本人やその方の上司の方とお話をし、対応したいと思います。
> ご指導ありがとうございましたm(__)m


こんばんは。
経験則では日数を増やした程度では影響なかったと思いますがソフトによることもあるでしょう。
利用ソフトメーカーのサポートに連絡して確認されてはどうでしょう。
まずサポートで影響が無い事を確認するだけでソフトには手を加えず、上司、該当者に担当として問題ない事が説明できる状況になりますか。
了承が得られれば今月の給与計算に加味して減算、有休復活という処理になろうかと思われます。
とりあえず。
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Re: 早退を半日有給にしてしまった分の修正について

著者  MY_SOUMU さん 2018年10月12日 11:11
ぴぃちん 様
ton 様

色々とアドバイスを頂きありがとうございます(TT)
正直、自分のリテラシーが低い事そのものが問題ではあるのですが、
わからない事も多く、どこをどう調べていけば良いかもわからなかったりしていたので、
こうして具体的にアドバイスを頂けると本当に助かります。

取り合えず、間違って処理をしてしまった社員の方と、その直属の上司の方に報告をし、
・間違って有給付与してしまった分の充当
・本来引かれるべき時間の減算処理
という形で今月分で処理をする方向で話をしたいと思います。

ポンコツなので、また何か質問をさせて頂く事があるかもしれませんが、
その際にはまたご指導頂ければ幸いです。
なんか失敗ありきの話みたいになってしまうので、変な話ですが。。。

なるべく、ここで質問を出さなくても済むように頑張りたいとは思いますが、
引き続きのご指導を宜しくお願い致しますm(__)m
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