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発注書類の法人印について教えてください。

著者 一匹総務 さん最終更新日:2009年10月29日 16:08
当社では広告代理事業を行っており、
お客様からの発注をいただく際、
発注書に必ず社印角印か代表印)を
押していただくことにしています。

これは当然、というか常識だと思うのですが、
取引先の会社で一社だけ、どうしても
社印を押してくださらないところがあります。

この会社は発注の際、担当者の認印もしくは、
捺印なしで、FAXで発注書を送付してきます。
(発注書は当社が用意したフォーマット)

お客様の事情としては、
社印を押すための、社長の承認取得が面倒である
・発注している部署にて支払の決済権がある
ということです。
また当社としても、社印捺印を必須とすれば
大きなビジネスの機会損失となります。
(おそらくこの会社は、他の大手代理店宛の発注は
社印を押していると思われます)

1年ちかく、ほぼ毎月新しい取引をしていて、
今まで支払が滞ったことは一度もありません。
また、広告の掲載時期や内容について、
記録の残るメールでのやり取りを含め打ち合わせを行い、
お客様(担当者)の発注に応じて広告掲載を実施した証拠は
残せていると思います。

ただし、担当者個人印や社印なしでの発注が、
「何かあった時」にどれくらいのリスクがあるのかが分かりません。

例えばお客様企業が突然倒産した際に、
先方の番号から受けた「社印なし」発注書や、
広告掲載の実績、当社から発行した請求書などは
効力を持つのでしょうか。

裁判などになった際、代金が回収できない可能性は
どれくらいあるのでしょうか。

アドバイスのほど、よろしくお願いします。

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Re: 発注書類の法人印について教えてください。

著者 akijin さん2009年11月05日 08:58
通例では、職務権限規程、規則等での条件が決められています。
発注備品、金額等です。購入備品全部を代表者つまり社長に求めるとすれば、その業務は拡大してしまい充分なる履行はできないでしょう。そのほとんどですが、やはり金額で、最終権限者を決めていることが多いでしょう。
継続取引等なら、その点の確認を求めておくことが必要でしょう。


基本的に注文書/発注書は、物品やサービスの購入の意思表示契約関係の成立)を目的としています。
注文書とはいえ、会社の代表者の氏名、会社の印を押すのが正式です。但し、会社によっては、発注権限がある人の記名、捺印をする場合も多くみられます。
注文書作成する際、また受け取る際にもこの点に注意が必要となります。

akjinさま

著者 一匹総務 さん2009年11月05日 12:12
ご回答ありがとうございました。

発注書類への捺印の承認レベルについては、その会社それぞれの捺印規定等があるかと思います。

弊社のお客様の中に、1000万円を超える広告に関する発注書についても、印なしでFAXを送られてくる会社がありましたので、受注側として心配になっておりました。

とはいえ、そのお客様からの支払が滞ったことが一度もないことを考えても、そのお客様会社の中においては、支払時(たとえ高額であっても)に発注書への捺印承認有無があまり重要でないのでしょう・・・

その後、別の弁護士の方より伺ったところでは、万が一先方が支払を拒絶した場合には、先方担当者からのFAXやメール送信記録、打ち合わせ実績等で、お客様会社の使用者責任が問えると伺いました。

ですので、今後は基本は発注書には社印を押していただくこととし、何度催促しても捺印してくださらないお客様については、心配しすぎることはやめようと思っております。

低次元な問題ながら、立場の弱い中小企業ゆえに悩んでおりましたが、どうもありがとうございました。

Re: akjinさま

著者 akijin さん2009年11月05日 15:59
一匹総務さん ご拝読ありがとうございます。
私の前職(三回転職ですが)、内部統制内部監査業務を行っておりました。
取引等に関する限り、職務権限でいくらまでが適正化などチェックも行っておりましたが、やはり日常頻繁に職務権限上の売掛債務等が発生した経験をしております。
そのさい、取引先等の与信管理状況等も四半期ベースでのチェックもしておりました。ただ、この様なチェック体制でありますが、時のより債務延滞等も拝見しております。社員を疑うわけではありませんが、内部統制上からも日時チェックが必要でしょう。

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> ご回答ありがとうございました。
>
> 発注書類への捺印の承認レベルについては、その会社それぞれの捺印規定等があるかと思います。
>
> 弊社のお客様の中に、1000万円を超える広告に関する発注書についても、印なしでFAXを送られてくる会社がありましたので、受注側として心配になっておりました。
>
> とはいえ、そのお客様からの支払が滞ったことが一度もないことを考えても、そのお客様会社の中においては、支払時(たとえ高額であっても)に発注書への捺印承認有無があまり重要でないのでしょう・・・
>
> その後、別の弁護士の方より伺ったところでは、万が一先方が支払を拒絶した場合には、先方担当者からのFAXやメール送信記録、打ち合わせ実績等で、お客様会社の使用者責任が問えると伺いました。
>
> ですので、今後は基本は発注書には社印を押していただくこととし、何度催促しても捺印してくださらないお客様については、心配しすぎることはやめようと思っております。
>
> 低次元な問題ながら、立場の弱い中小企業ゆえに悩んでおりましたが、どうもありがとうございました。
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