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契約書の保管方法

著者 おがちゃん さん 最終更新日:2016年08月30日 09:48
いつもお世話になります。

ここで聞いていいのか迷ったのですが、
契約書類を整理しかけています。

契約を更新した場合、古いほうの契約書は10年保管でよいでしょうか?

また、同じ袋に何年もの分が一緒に入っているのですが(積み重なっている状態)
その保管方法がベストなのでしょうか?

私は最新の分一部をファイルして、あとは書棚にしまおうとおもっているのですが。

よろしければ皆様どのように整理されているのかご指導いただけませんか。

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返信

Re: 契約書の保管方法

著者 hitokoto2008 さん 2016年08月30日 11:05
契約書といっても、その種類はまちまちです。
一般的には法定の保管期間がありますので、それに沿えばよいと思います。
古いものは倉庫にしまうとかでしょうね。
私のところの取引契約書は金銭(預託金)が絡むものが多いので、契約解除があればその後7年(税務調査のため)、契約が継続されているとすれば、ほぼ永久保管しておかないとならなくなるものばかりです。
保管期間が長期に及ぶものばかりで、5年や10年程度だと担当者も変わる可能性があるため、全て同じファイルに入れておかないとその経緯がわからなくなってしまいます。
私が関与しているのは過去二十数年分ですが、それ以前に締結した契約書もかなりあります(笑)
相談者さんが生まれる以前のものもあるかもしれません(苦笑)

> また、同じ袋に何年もの分が一緒に入っているのですが(積み重なっている状態)
> その保管方法がベストなのでしょうか?

継続取引でその内容が変わっておらず、単に期間の更新だけであれば、一番初めと最新のものでも問題が無いような気もしますけど(当然変わった分はファイルしておく)。



> いつもお世話になります。
>
> ここで聞いていいのか迷ったのですが、
> 契約書類を整理しかけています。
>
> 契約を更新した場合、古いほうの契約書は10年保管でよいでしょうか?
>
> また、同じ袋に何年もの分が一緒に入っているのですが(積み重なっている状態)
> その保管方法がベストなのでしょうか?
>
> 私は最新の分一部をファイルして、あとは書棚にしまおうとおもっているのですが。
>
> よろしければ皆様どのように整理されているのかご指導いただけませんか。
返信

Re: 契約書の保管方法

著者 おがちゃん さん 2016年08月31日 09:31
永久保存ですか?やっぱりそうなるのでしょうか。
「古い契約書」、「解約分」と現在の保管分と3種類ぐらいファイルがあって。何十年分も前の分があります。代々の方はなるべくおいておくほうを選んだんでしょうか・・・。

とりあえず、よく見るファイルには最新の分と、契約が続行されている分を集めておいておく形でいいのでしょうか?
あと、わかるように「ラベル」を作成したらいいというようなことを、こちらで見たのでそれも作成してみようと思います。

まだまだ手探り状態ですが、これからもご指導お願いします。
返信

Re: 契約書の保管方法

著者 hitokoto2008 さん 2016年08月31日 11:38
私の場合、会社のすべての取引契約書を扱っています。
自社で作成する場合は私が作成、先方で作成したものも私がチェックすることになっています。
したがって、保管すべきもの、外しても問題ないという判断も全て私が担っていることになりますね。
ここで一番注意していることは、税務調査、取引先との訴訟です。
税務調査なら7年ですが、訴訟はいつ起こるかわかりません。
訴訟では必ず、契約書を証拠として提出しますので、自社が不利にならないように契約書を保管しておかないとならなくなります。
そういう部分がなければ、保管しなくても大丈夫ですけどね。
契約書を単に保管するだけでなく、その内容の流れをチェックしておくことも重要になります。
ここが変わっている…とかですね。
大変な作業になりますが、一応全部の契約書に眼を通すことをお勧めいたします。


> 永久保存ですか?やっぱりそうなるのでしょうか。
> 「古い契約書」、「解約分」と現在の保管分と3種類ぐらいファイルがあって。何十年分も前の分があります。代々の方はなるべくおいておくほうを選んだんでしょうか・・・。
>
> とりあえず、よく見るファイルには最新の分と、契約が続行されている分を集めておいておく形でいいのでしょうか?
> あと、わかるように「ラベル」を作成したらいいというようなことを、こちらで見たのでそれも作成してみようと思います。
>
> まだまだ手探り状態ですが、これからもご指導お願いします。
>
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