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若年層への電話応対指導について

著者 まゆり さん 最終更新日:2017年03月27日 14:31
いつもお世話になっています。
今春新入社員を迎えるにあたり、困っていますので、お知恵を貸してください。

SNSツールが普及している昨今、若年層の間では、
「電話するというメールをしてから電話をする」
というのがマナーとして定着しているという、予想だにしなかった事実を知りました。
(内定者へ電話したところ、全く出て頂けず、挙句に「まずはメールでは?」と反論された経緯があります。
「ビジネスの場では、そんなメールのやり取りはしません。電話は突然かかってくるものですから、着信したら出てください。」
とたしなめましたが・・・。)
電話するというメールがあって当然と思っている世代へ、どのように指導すればよいのかと頭を悩ませています。

彼らにはどのあたりから説明せねばならないのでしょうか?
「会社には[これから電話します]と言うメールは一切来ません。
突然かかってくるのが常識です。
また、会社への連絡は、全て電話になります。LINEでの連絡は受けられませんから注意してください。」
というところから始めなければならないのでしょうか?

もし、皆さんのお勤め先で、似たような事案がありましたら、対応をお教えください。
よろしくお願いします。

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返信

Re: 若年層への電話応対指導について

著者 hitokoto2008 さん 2017年03月27日 15:13
> (内定者へ電話したところ、全く出て頂けず、挙句に「まずはメールでは?」と反論された経緯があります。

これはやむを得ないのでは…
知らない電話、登録されていない電話に出なくとも責められない。
会社が貸与した電話ではなく、個人の電話ですよね。
まずは、会社からの連絡用電話番号を登録させておくべきではないでしょうか。
ただ、会社が複数の固定回線を使用している場合、使用される電話番号はランダムなので、どの電話番号が相手に表示されるかはわかりません。
(使用電話回線を指定できる電話機でなら楽です)
本来は家庭の固定電話に留守電でも入れておくべきかもしれませんが。




> いつもお世話になっています。
> 今春新入社員を迎えるにあたり、困っていますので、お知恵を貸してください。
>
> SNSツールが普及している昨今、若年層の間では、
> 「電話するというメールをしてから電話をする」
> というのがマナーとして定着しているという、予想だにしなかった事実を知りました。
> (内定者へ電話したところ、全く出て頂けず、挙句に「まずはメールでは?」と反論された経緯があります。
> 「ビジネスの場では、そんなメールのやり取りはしません。電話は突然かかってくるものですから、着信したら出てください。」
> とたしなめましたが・・・。)
> 電話するというメールがあって当然と思っている世代へ、どのように指導すればよいのかと頭を悩ませています。
>
> 彼らにはどのあたりから説明せねばならないのでしょうか?
> 「会社には[これから電話します]と言うメールは一切来ません。
> 突然かかってくるのが常識です。
> また、会社への連絡は、全て電話になります。LINEでの連絡は受けられませんから注意してください。」
> というところから始めなければならないのでしょうか?
>
> もし、皆さんのお勤め先で、似たような事案がありましたら、対応をお教えください。
> よろしくお願いします。
返信

Re: 若年層への電話応対指導について

著者 ぴぃちん さん 2017年03月27日 17:13
> SNSツールが普及している昨今、若年層の間では、
> 「電話するというメールをしてから電話をする」

別にマナーではありませんが、会社からの連絡がある場合には、メールでなくて、電話であること、電話であることから、それについては、でてくださいになります。
ただ、社用の電話であれば、通常個人の電話でなく、会社が準備した携帯電話とかを持たせて、それは社用であるのででることと、対応することになるかと思います。


> (内定者へ電話したところ、全く出て頂けず、挙句に「まずはメールでは?」と反論された経緯があります。

内定者への連絡を何でおこなうということになっていたのでしょうか。
電話で内定については通知することであったのであれば、内定者に問題があると思います。


> また、会社への連絡は、全て電話になります。LINEでの連絡は受けられませんから注意してください。」

お休みや欠勤の連絡もLINEでする方もいる時代です。
これは、教育するしかないでしょう。
返信

お二人ともありがとうございました。

著者 まゆり さん 2017年03月28日 08:33
求人票には「採用の場合は電話連絡で意向確認後、内定通知書を郵送いたします。」ということで、電話連絡がある旨を明記していたので、余計に違和感があったのかもしれません。
(個人的には「自分が応募した会社の電話番号は、せめて採否の結果が出るまでは登録しとこうよ…。すぐ消せるんだし、大した手間でもないでしょ?」と思ってしまいました。)

自分が就職活動をしていた頃とは全く違うということがわかったので、それを踏まえて
◎ビジネスの場では、電話連絡が基本であること
(これから電話します、というE-mailはしないのが当たり前。先方にも要求してはいけない)
◎自分が担当者として仕事を任されるようになったらE-mailを使うこともあるが、当面の連絡手段は電話のみであること
◎LINEのようなSNSツールは、他の会社はどうかわからないが、この会社では利用していないこと
◎会社に連絡をする時も、会社から連絡が行く時も、連絡は電話であること
から説明するようにしたいと思います。
返信

Re: お二人ともありがとうございました。

著者 ぴぃちん さん 2017年03月28日 12:26
> 求人票には「採用の場合は電話連絡で意向確認後、内定通知書を郵送いたします。」ということ
> (内定者へ電話したところ、全く出て頂けず、挙句に「まずはメールでは?」と反論された経緯があります。

この対応は、今後の教育を考えると採用そのものを躊躇しかねないですね。そもそも、連絡をする旨通知されていて、電話に出ないのは、採用される意志がないと判断もできるでしょうね。

時代とともにアイテムはかわりますからね。
御社には御社のルールがあるので、社会人としてルールを守って就業することについては理解してもらうことですね。マイルールを振りかざされても、困りますからね~。
おつかれさまです。
返信

Re: 若年層への電話応対指導について

著者 ユキンコクラブ さん 2017年03月28日 15:53
> > (内定者へ電話したところ、全く出て頂けず、挙句に「まずはメールでは?」と反論された経緯があります。

ありえないーーーーーーと思ったのは私だけではないとおもい、少しほっとしています。
でも、そのような時代になってきたのでしょう。
以前、テレビでもそのようなことを取り上げていて、
相手が解らない電話には出られない。という現象が起きているようです。また、いつ電話したらよいか、相手の都合に合わせて電話を掛けるようにしている。。という配慮も。当然、いつだれから電話がかかってくるかわかるので、安心して電話にでるし、名前も名乗らない(着信や、電話相手の名前がわかるから・・)
そのため、着信履歴や電話番号通知(相手の名前)がわかるようになっていないと、電話に出ることが不安なんだそうです。まして、顔が解らない分、何を言われるのかわからない、すぐに返事をしなければいけない、名乗れない、「もしもし」が言えない等、会話というコミュニケーションが少なくなってきているようです。
隣に座っていても、声も掛けずにLINEでやり取り、、なんていう光景は今では、不思議な光景でもなくなってきています。これが普通となっている日常に思いっきり寂しさを感じていますが、、そろそろ私も仕事上、ガラケーからスマホに切り替えないと成り立たなくなってきたというのも現実。

電話での良い点(声を聴くことで、相手の気持ちが伝わる;声のトーンで起こっているとか不安になっているとか、うれしいとか悲しいとか。。。)
と、メールでの良いところ(いつでも連絡できる。相手の都合で読んでもらえる、記録に残る)、悪いところ(いつ読んでもらえるかわからない、返事が来ないこともある。記録に残るため訂正がしずらい)などなど、その場に応じた対応を心がけるよう伝えていくことが必要になってくるでしょう。

御社のルールと、友人知人同士のルールは違うこと。
今では、普通や一般的という行為はその状況に応じてすべて変わっていくことも含めて、アナログ世代も頭を柔らかくしていかなければいけないのでしょうね。

返信

ありがとうございました。

著者 まゆり さん 2017年03月28日 16:53
> > 求人票には「採用の場合は電話連絡で意向確認後、内定通知書を郵送いたします。」ということ
> > (内定者へ電話したところ、全く出て頂けず、挙句に「まずはメールでは?」と反論された経緯があります。
>
> この対応は、今後の教育を考えると採用そのものを躊躇しかねないですね。

共感して頂けて嬉しいです。
少なくとも、提示している情報についてはきちんと把握していただきたいものです。
過去にも内定連絡の電話に出られなかった方がいらっしゃいまして、5日連続で電話しても出なかったので、経営陣に諮ったところ、入社する意志がないとみなして不採用にとの判断を受け、不採用にしたことがありました。
その後、面接の最後にも、
「採用の場合は後日電話で連絡します。不採用の際には通知と併せて応募書類を返送いたしますので、郵送連絡となります。」
と伝えてもらうようにしたのですが、あまり効果はないみたいです・・・。
返信
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