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郵送物着信履歴の管理について

著者 うくけと さん 最終更新日:2017年05月08日 11:49
いつもありがとうございます。

郵便物の着信履歴について各社どのような方法で管理されているか、事例をご教示いただければ幸いです。
 ちなみに弊社では女性社員が1通ずつ手書きでノートに送信元を控えています。
本日、GW明けにて大変なことになっています。

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Re: 郵送物着信履歴の管理について

著者 ごえ・もん さん 2017年05月08日 17:25
> いつもありがとうございます。
>
> 郵便物の着信履歴について各社どのような方法で管理されているか、事例をご教示いただければ幸いです。
>  ちなみに弊社では女性社員が1通ずつ手書きでノートに送信元を控えています。
> 本日、GW明けにて大変なことになっています。

私の所では、数年前から、着信、発信記録とも、excelファイルを作成し、入力しています。
(単純な表ですが。)
前任者の時は手書きで記帳していましたが、社内からも要望があり、私が引き継いでから変更しました。
時々、社内からも問い合わせがあるので、すぐに検索できて楽ですよ。
返信

Re: 郵送物着信履歴の管理について

著者 うくけと さん 2017年05月09日 10:22
> > いつもありがとうございます。
> >
> > 郵便物の着信履歴について各社どのような方法で管理されているか、事例をご教示いただければ幸いです。
> >  ちなみに弊社では女性社員が1通ずつ手書きでノートに送信元を控えています。
> > 本日、GW明けにて大変なことになっています。
>
> 私の所では、数年前から、着信、発信記録とも、excelファイルを作成し、入力しています。
> (単純な表ですが。)
> 前任者の時は手書きで記帳していましたが、社内からも要望があり、私が引き継いでから変更しました。
> 時々、社内からも問い合わせがあるので、すぐに検索できて楽ですよ。

ご返答ありがとうございます。
スマートフォンの名刺リーダーのように読み取りできるようなものがあるといいのですが
弊社は郵便物が多くて困ります。
返信

Re: 郵送物着信履歴の管理について

著者 ユキンコクラブ さん 2017年05月09日 14:55
> > > いつもありがとうございます。
> > >
> > > 郵便物の着信履歴について各社どのような方法で管理されているか、事例をご教示いただければ幸いです。
> > >  ちなみに弊社では女性社員が1通ずつ手書きでノートに送信元を控えています。
> > > 本日、GW明けにて大変なことになっています。
> >
> > 私の所では、数年前から、着信、発信記録とも、excelファイルを作成し、入力しています。
> > (単純な表ですが。)
> > 前任者の時は手書きで記帳していましたが、社内からも要望があり、私が引き継いでから変更しました。
> > 時々、社内からも問い合わせがあるので、すぐに検索できて楽ですよ。
>
> ご返答ありがとうございます。
> スマートフォンの名刺リーダーのように読み取りできるようなものがあるといいのですが
> 弊社は郵便物が多くて困ります。

当社は、発送分のみの記録を残してありますが。。。。。
ダイレクトメールなど、明らかに不要だと思われる物と区別できれば、その分だけでも楽になりそうですけどね。。。

着信記録を残さなければいけない理由は何なのでしょうか?紛失や、郵送事故、あとは、担当者まで確実に届いているか等だと思われますが、、、
その理由がわかれば、必要最低限の管理だけで良くなるかもしれませんよ。

手書きした記録と突合する必要性を確認してみてはいかがでしょう。
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Re: 郵送物着信履歴の管理について

著者 otope&okape さん 2017年05月10日 15:50
当社の場合も、やはりエクセルにて受信簿として表管理しています。
発信についても、やはりエクセルにて切手の使用として表管理しています。

どちらにおいても、数か月経つと、1日~末日までの郵便物の流れが見えて来ます。
そうすると、相手先や内容についてコピペして入力の時間短縮が計れます。
手書きより見やすく、時短は明らかだと思います。
また、エクセルならば分担作業も可能。
後で、貼り付ければ良いのでは?

休み明けは、致し方がナイ事と諦めるしかありませんが。
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