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効率のいいやり方

最終更新日:2017年11月27日 09:55
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Re: 効率のいいやり方

著者  ぴぃちん さん 2017年11月22日 13:04
おつかれさまです。

結果として、忙しいとされている仕事の内容と量によるのではないでしょうか。
"ホテルの予約"をおこなう業務が、メルレさんがそもそも行うべき仕事であれば、それも突発的に生じた業務といえるかと思います。
"社用車の修理依頼"や"有給休暇についてしらべる"ことも、メルレさんの業務であれば、与えられている仕事が多すぎてできないのであれば、人員を増やす対策しかないと思われます。
但し、依頼してきた本人が本来しなければならないことであり、本来メルレさん業務でない、のであれば、自分のことは自分ですることを徹底することも方法にはなろうかと思います。

効率よりも、本来の自身の仕事がキャパを超えていませんかね。
返信

Re: 効率のいいやり方

著者  hitokoto2008 さん 2017年11月22日 13:08
総務の仕事は、
読んで字のごとく、”全てをつかさどる”ということですが、個人的にはどこの部署にも属さない仕事(グレーゾーン)までは、引き受けざるを得ないのかな…と思っています。
それ以外は、当該本人が自分ですべきことで、基本的にアドバイスしてあげることのみとなります。
(例えば、その件は何処何処へ聞いてみなさい…連絡先と方法くらいは教えてあげる)
問題は、相談者さんの仕事内容ですが、誰が相談者さんの仕事を管理監督しているのか?ということになりますね。
本質的には一人で解決できる問題ではないので、上司や部署での打ち合わせが必要だと思います(仕事の見直しも含めて)
本来の仕事内容に入っていないものをパートさんに振ることはいけないことです(自分がやられたらどのように感じるのか…)
そのようなお願いをする社員は×社員ですね。
残業ができない理由が不明ですが、会社の指示か、個人的理由なのか…
残業ができない以上は、時間内に終わらせるしかありません。
個人的にやり取りすると角が立ちますので、断りは上司から直接当該本人へ伝えてもらいます(業務命令として)
上司は、社員に恨まれても問題ありません(笑)
それが、上司としての仕事ですから。





> 最近、仕事がとても忙しく、自分の仕事もまともにこなせません。
>
> 先週の話です。
> 2日後の出張でホテルの予約をしてほしいと頼まれましたが、私もやることがたくさんあったので断りました。
> が、「そこを何とかお願いします!!パートさんにホテル予約をお願いするか、○○さん(私)の仕事をパートさんに回すか・・・お願いします!」と言われました。
> 次の日にパートさんにお願いすると「やったことがないからできない」と言われてしまい、結局私がやることに。
>
> その他にも
> 車の修理依頼の電話をしてほしい
> 自分の有休の残り日数を数えてほしい
> と頼まれたときは、「他の仕事が立て込んでるので、後に回してもいいですか?」と聞いてOKが出たのですが、2時間ぐらいしてから「まだ?電話するだけでしょ?数えるだけでしょ?」と言われてしまい、頼まれた仕事を最優先にしました。
>
> 残業ができないので、毎日バタバタでグッタリです。
> 効率のいい仕事の進め方、断り方を教えてください。
> よろしくお願いします。
返信

Re: 効率のいいやり方

2017年11月22日 15:12
ありがとうございます。
ホテル予約を頼まれたときは、元請け会社へ送る資料作成(急ぎ)と出勤簿をまとめる(先方から早く送ってほしいと言われていた)の2つがありました。
ホテル予約が私の仕事かというと、微妙なところです。
先日耳にしたのが、私がホテル予約の担当だからというよりかは、インターネットに強いから任せているらしいです・・・
うちの従業員はパソコンが苦手な人がほとんどなので、パソコンが絡んでる仕事はほとんど私がやってます。
これも「本来の仕事」のうちに入るかもしれません・・・



> おつかれさまです。
>
> 結果として、忙しいとされている仕事の内容と量によるのではないでしょうか。
> "ホテルの予約"をおこなう業務が、メルレさんがそもそも行うべき仕事であれば、それも突発的に生じた業務といえるかと思います。
> "社用車の修理依頼"や"有給休暇についてしらべる"ことも、メルレさんの業務であれば、与えられている仕事が多すぎてできないのであれば、人員を増やす対策しかないと思われます。
> 但し、依頼してきた本人が本来しなければならないことであり、本来メルレさん業務でない、のであれば、自分のことは自分ですることを徹底することも方法にはなろうかと思います。
>
> 効率よりも、本来の自身の仕事がキャパを超えていませんかね。
返信

Re: 効率のいいやり方

2017年11月22日 15:30
ありがとうございます。
本来の私の仕事ですが、パートさんは「ここからここまでが自分の仕事」と決まってるので、私はそれ以外です。
パートさんにホテル予約を断られたのも、自分の仕事じゃないからですよね。
私もダメ社員です^^;
それとうちの職場はパソコン苦手な方がほとんどなので、メール送信や手書き文書・見積書等をパソコンで打ち直すなど、パソコンが絡んでる業務も私がほとんどやってます。

> 問題は、相談者さんの仕事内容ですが、誰が相談者さんの仕事を管理監督しているのか?ということになりますね。
正直、これは私もわかりません。
私が入社した時は上司は部長だったのですが、部長が退職し、自動的に社長が上司です。
が、社長は現場に出ずっぱりで、社長の顔を見るのは年に2,3回。
事務所勤務の社員がどんな仕事をしているのかは、サッパリわかってないと思います。
残業ができないのは会社命令です。



> 総務の仕事は、
> 読んで字のごとく、”全てをつかさどる”ということですが、個人的にはどこの部署にも属さない仕事(グレーゾーン)までは、引き受けざるを得ないのかな…と思っています。
> それ以外は、当該本人が自分ですべきことで、基本的にアドバイスしてあげることのみとなります。
> (例えば、その件は何処何処へ聞いてみなさい…連絡先と方法くらいは教えてあげる)
> 問題は、相談者さんの仕事内容ですが、誰が相談者さんの仕事を管理監督しているのか?ということになりますね。
> 本質的には一人で解決できる問題ではないので、上司や部署での打ち合わせが必要だと思います(仕事の見直しも含めて)
> 本来の仕事内容に入っていないものをパートさんに振ることはいけないことです(自分がやられたらどのように感じるのか…)
> そのようなお願いをする社員は×社員ですね。
> 残業ができない理由が不明ですが、会社の指示か、個人的理由なのか…
> 残業ができない以上は、時間内に終わらせるしかありません。
> 個人的にやり取りすると角が立ちますので、断りは上司から直接当該本人へ伝えてもらいます(業務命令として)
> 上司は、社員に恨まれても問題ありません(笑)
> それが、上司としての仕事ですから。
>
>
>
>
>
> > 最近、仕事がとても忙しく、自分の仕事もまともにこなせません。
> >
> > 先週の話です。
> > 2日後の出張でホテルの予約をしてほしいと頼まれましたが、私もやることがたくさんあったので断りました。
> > が、「そこを何とかお願いします!!パートさんにホテル予約をお願いするか、○○さん(私)の仕事をパートさんに回すか・・・お願いします!」と言われました。
> > 次の日にパートさんにお願いすると「やったことがないからできない」と言われてしまい、結局私がやることに。
> >
> > その他にも
> > 車の修理依頼の電話をしてほしい
> > 自分の有休の残り日数を数えてほしい
> > と頼まれたときは、「他の仕事が立て込んでるので、後に回してもいいですか?」と聞いてOKが出たのですが、2時間ぐらいしてから「まだ?電話するだけでしょ?数えるだけでしょ?」と言われてしまい、頼まれた仕事を最優先にしました。
> >
> > 残業ができないので、毎日バタバタでグッタリです。
> > 効率のいい仕事の進め方、断り方を教えてください。
> > よろしくお願いします。
返信

Re: 効率のいいやり方

著者  ユキンコクラブ さん 2017年11月23日 14:23
> ありがとうございます。
> ホテル予約を頼まれたときは、元請け会社へ送る資料作成(急ぎ)と出勤簿をまとめる(先方から早く送ってほしいと言われていた)の2つがありました。
> ホテル予約が私の仕事かというと、微妙なところです。
> 先日耳にしたのが、私がホテル予約の担当だからというよりかは、インターネットに強いから任せているらしいです・・・
> うちの従業員はパソコンが苦手な人がほとんどなので、パソコンが絡んでる仕事はほとんど私がやってます。
> これも「本来の仕事」のうちに入るかもしれません・・・
>
>
>
効率というより、どの仕事をいつまで(何時まで)にやっておかなければいけない。。という優先順位ですよね。。

ホテル予約なら5分程度でおわりませんか?
出勤簿集計は、相手がどんなに早くほしいと言われても5分では終わりませんよね。。。そうなると、簡単に片付くものはさっさとかたづけ、時間のかかる仕事に集中する。。。
また、出勤簿は毎月しなければいけない仕事ですよね。。。今月だけということはないでしょうから。。。となると、計画的にやっておかなければいけない仕事になります。。

あとは、依頼された人がいつまでにその情報が欲しいのか。。。
ホテル予約をしてほしい。。。という人が、いつまでに予約完了したという報告をもらいたいのか。。。を聞いておくと良いのではないでしょうか?
今すぐ。。。というのなら、目の前でネット予約しちゃえばいいですし。
有給休暇の残日数が知りたいのであれば、いつまでに知りたいのか?
来週の〇日から有給休暇を取りたいからそれまでに知りたいと言えば、明日でもよいですよね。。。と時間をずらすこともできます。

結果報告の時間を確認することで、仕事の優先順位も立てやすくなりますよ。
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