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【ご相談】配布作業について

著者  GRB さん 最終更新日:2018年07月20日 13:37
初めまして、GRBと申します。
業務担当の変更で新しい仕事をしています。

早速ですが、会社は配布物の量が多く、仕分けと配布作業にそれなりの時間が
かかっているそうで、短時間で配布作業を完了できる方法はないか
考えているところです。

配布物は2500部で、各拠点、部署別に仕分けてメール便へ入れています。
そのような作業を完了するのに3時間も掛かってしまいました。

配布物の仕分け、発送業務をアウトソーシングする方法はありますが、
作業を委託することで費用が掛かってしまうので、会社では理解が得られないため、
できる方法はないか悩んでいます。

このような作業を短時間で完了できる方法があれば、参考に知りたいので、
教えていただけますでしょうか?

よろしくお願いいたします。

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返信

Re: 【ご相談】配布作業について

著者  ton さん 2018年07月20日 20:30
> 初めまして、GRBと申します。
> 業務担当の変更で新しい仕事をしています。
>
> 早速ですが、会社は配布物の量が多く、仕分けと配布作業にそれなりの時間が
> かかっているそうで、短時間で配布作業を完了できる方法はないか
> 考えているところです。
>
> 配布物は2500部で、各拠点、部署別に仕分けてメール便へ入れています。
> そのような作業を完了するのに3時間も掛かってしまいました。
>
> 配布物の仕分け、発送業務をアウトソーシングする方法はありますが、
> 作業を委託することで費用が掛かってしまうので、会社では理解が得られないため、
> できる方法はないか悩んでいます。
>
> このような作業を短時間で完了できる方法があれば、参考に知りたいので、
> 教えていただけますでしょうか?
>
> よろしくお願いいたします。
>


こんばんは。
配布物の内容にもよると思いますが個人宛のものか、拠点宛・回覧可能かでも変わるかと思います。
また昨今ではメール対応で処理できるもはメール処理としていることもあるでしょう。
2,500部の内容を精査し紙出なければダメなもの、メールでもいいもの
また拠点と部署の違いが不明ですが拠点=支店と考えその中の部署と考えると拠点単位で部署は拠点に任せるとか問者様の作業場所が本社と見た場合全て本社で区分けする必要があるのかも検討されてはどうでしょう。
配布物の内容で必ずしも全員に配布しなければならないのか、代表者からの説明でもいいものはないのか、それにより部数の減数は測れないのか。
そういう視点も必要かと思います。
とりあえず。
返信

Re: 【ご相談】配布作業について

著者  GRB さん 2018年07月23日 10:40
> > 初めまして、GRBと申します。
> > 業務担当の変更で新しい仕事をしています。
> >
> > 早速ですが、会社は配布物の量が多く、仕分けと配布作業にそれなりの時間が
> > かかっているそうで、短時間で配布作業を完了できる方法はないか
> > 考えているところです。
> >
> > 配布物は2500部で、各拠点、部署別に仕分けてメール便へ入れています。
> > そのような作業を完了するのに3時間も掛かってしまいました。
> >
> > 配布物の仕分け、発送業務をアウトソーシングする方法はありますが、
> > 作業を委託することで費用が掛かってしまうので、会社では理解が得られないため、
> > できる方法はないか悩んでいます。
> >
> > このような作業を短時間で完了できる方法があれば、参考に知りたいので、
> > 教えていただけますでしょうか?
> >
> > よろしくお願いいたします。
> >
>
>
> こんばんは。
> 配布物の内容にもよると思いますが個人宛のものか、拠点宛・回覧可能かでも変わるかと思います。
> また昨今ではメール対応で処理できるもはメール処理としていることもあるでしょう。
> 2,500部の内容を精査し紙出なければダメなもの、メールでもいいもの
> また拠点と部署の違いが不明ですが拠点=支店と考えその中の部署と考えると拠点単位で部署は拠点に任せるとか問者様の作業場所が本社と見た場合全て本社で区分けする必要があるのかも検討されてはどうでしょう。
> 配布物の内容で必ずしも全員に配布しなければならないのか、代表者からの説明でもいいものはないのか、それにより部数の減数は測れないのか。
> そういう視点も必要かと思います。
> とりあえず。


こんにちは。
コメントありがとうございます。

配布物のことを詳しく書いてなくて申し訳ありません。

配布物の内容は社内報(雑誌)や健保から雑誌、健康キット等で
全従業員に渡すものです。
聞いたところ、全従業員へ配布が必須なものだそうです。
全国で17事業所、部署は正確な数字は数えていませんが、
100部署以上はあります。

流れは
1、 事前準備として、部署別の配布リスト(名前、部署名、拠点)を作成
2、 納品された配布物を配布リストに見ながら、部署毎に仕分ける 
3、 仕分済の配布物に配布リストを添付して、社内便メールで送る
   (拠点は宅配で送る)
   →部署の方で従業員へ配布してもらう
4、 余った配布物は在庫保管(不足が出た時に配布)
   →1年過ぎた配布物は廃棄

という風に作業しています。
最初の部数は全従業員+予備を入れて手配しています。
あまりも数が多くて驚いております。
他のメンバーにも相談してみたのですが、いい案が出ていない状態です。
宜しくお願い致します。
返信

Re: 【ご相談】配布作業について

著者  ton さん 2018年07月23日 19:00
> > > 初めまして、GRBと申します。
> > > 業務担当の変更で新しい仕事をしています。
> > >
> > > 早速ですが、会社は配布物の量が多く、仕分けと配布作業にそれなりの時間が
> > > かかっているそうで、短時間で配布作業を完了できる方法はないか
> > > 考えているところです。
> > >
> > > 配布物は2500部で、各拠点、部署別に仕分けてメール便へ入れています。
> > > そのような作業を完了するのに3時間も掛かってしまいました。
> > >
> > > 配布物の仕分け、発送業務をアウトソーシングする方法はありますが、
> > > 作業を委託することで費用が掛かってしまうので、会社では理解が得られないため、
> > > できる方法はないか悩んでいます。
> > >
> > > このような作業を短時間で完了できる方法があれば、参考に知りたいので、
> > > 教えていただけますでしょうか?
> > >
> > > よろしくお願いいたします。
> > >
> >
> >
> > こんばんは。
> > 配布物の内容にもよると思いますが個人宛のものか、拠点宛・回覧可能かでも変わるかと思います。
> > また昨今ではメール対応で処理できるもはメール処理としていることもあるでしょう。
> > 2,500部の内容を精査し紙出なければダメなもの、メールでもいいもの
> > また拠点と部署の違いが不明ですが拠点=支店と考えその中の部署と考えると拠点単位で部署は拠点に任せるとか問者様の作業場所が本社と見た場合全て本社で区分けする必要があるのかも検討されてはどうでしょう。
> > 配布物の内容で必ずしも全員に配布しなければならないのか、代表者からの説明でもいいものはないのか、それにより部数の減数は測れないのか。
> > そういう視点も必要かと思います。
> > とりあえず。
>
>
> こんにちは。
> コメントありがとうございます。
>
> 配布物のことを詳しく書いてなくて申し訳ありません。
>
> 配布物の内容は社内報(雑誌)や健保から雑誌、健康キット等で
> 全従業員に渡すものです。
> 聞いたところ、全従業員へ配布が必須なものだそうです。
> 全国で17事業所、部署は正確な数字は数えていませんが、
> 100部署以上はあります。
>
> 流れは
> 1、 事前準備として、部署別の配布リスト(名前、部署名、拠点)を作成
> 2、 納品された配布物を配布リストに見ながら、部署毎に仕分ける 
> 3、 仕分済の配布物に配布リストを添付して、社内便メールで送る
>    (拠点は宅配で送る)
>    →部署の方で従業員へ配布してもらう
> 4、 余った配布物は在庫保管(不足が出た時に配布)
>    →1年過ぎた配布物は廃棄
>
> という風に作業しています。
> 最初の部数は全従業員+予備を入れて手配しています。
> あまりも数が多くて驚いております。
> 他のメンバーにも相談してみたのですが、いい案が出ていない状態です。
> 宜しくお願い致します。
>


こんばんは。
作業の流れは判りますが事業所と部署、拠点の違いが判らないので個人宛に必ず送らなければならないものなのでしょうか?
リスト作成時に人数も把握できるわけですから送付場所に必要個数をコンテナして送付する際に部署を取り纏めるとか…隣同士とか近場であればそこへまとめて送るとかも可能ではと思います。
すべて総務でしなければならないものとも思えません。
ある程度の取り纏めだけで配布状況は各箇所に任せるでもいいのかと思うのですが。
とりあえず。
返信

Re: 【ご相談】配布作業について

著者  GRB さん 2018年07月24日 10:21
>
>
> こんばんは。
> 作業の流れは判りますが事業所と部署、拠点の違いが判らないので個人宛に必ず送らなければならないものなのでしょうか?
> リスト作成時に人数も把握できるわけですから送付場所に必要個数をコンテナして送付する際に部署を取り纏めるとか…隣同士とか近場であればそこへまとめて送るとかも可能ではと思います。
> すべて総務でしなければならないものとも思えません。
> ある程度の取り纏めだけで配布状況は各箇所に任せるでもいいのかと思うのですが。
> とりあえず。
>

こんにちは。
コメントありがとうございます。
はい。個人宛に送らなければならないものです。

なるほどです。拠点(事業所)はある程度の数量を纏めて送り、
拠点(事業所)の方で部署へ配布してもらう方法ですね。
そこまで考えていなかったのです。

そうすれば、仕分の時間が少し減少すると思います。
拠点(事業所)に連絡して理解してもらう必要がありますね。
確認してみたいと思います。

ありがとうございました。
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