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会社の鍵の管理基準について

著者  キツイぜ さん 最終更新日:2018年07月30日 14:47
初めての投稿になります。
総務初心者です。

弊社では現在鍵(会社に出入りできる)の管理基準がありません。
上司から鍵の管理マニュアル又は、規則を作ってくれと言われています。
私は総務にきてまた、3ヶ月で、マニュアルや、規則と言われてもどのように作っていいのかわかりません。

鍵の規則を作るにあたり、参考に何か教えていただけますでしょうか?

よろしくお願いいたします。

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返信

Re: 会社の鍵の管理基準について

著者  ぴぃちん さん 2018年07月30日 15:52
マニュアルを作成する目的は何でしょうか。

鍵そのものの管理、入退館の管理、施錠の方法解錠のルール等、現在の御社の実際をまず確認をおこない、そこから、マニュアルを作成する目的に沿うことになろうかと思います。
返信

Re: 会社の鍵の管理基準について

著者  キツイぜ さん 2018年07月31日 08:44
ぴぃちん 様

ご回答ありがとうございます。

目的ですが、現在の弊社は鍵の管理が出来ていないので決まりを作りたいのです。
また、会社の鍵というのは非常に大事なものなので、しっかりした管理担当者を決めたい。


現状ですが、
・弊社は全部で5つの支店がある。
・5つの支店では、鍵の管理者が不在
・鍵は管理職以上の社員に渡してある
・スペアキーも支店によっては、誰もが使える場所に置いてあり、非常に危険
・総務で誰が鍵を持っているか把握は出来ている。


言葉足らずかもしれませんが、上記からマニュアル(規定)を作成するにあたり、
まずはどこからすすめたらよいか教えていただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。


> マニュアルを作成する目的は何でしょうか。
>
> 鍵そのものの管理、入退館の管理、施錠の方法解錠のルール等、現在の御社の実際をまず確認をおこない、そこから、マニュアルを作成する目的に沿うことになろうかと思います。
>
返信

Re: 会社の鍵の管理基準について

著者  ぴぃちん さん 2018年07月31日 11:34
> 現状ですが、
> ・弊社は全部で5つの支店がある。
> ・5つの支店では、鍵の管理者が不在
> ・鍵は管理職以上の社員に渡してある
> ・スペアキーも支店によっては、誰もが使える場所に置いてあり、非常に危険
> ・総務で誰が鍵を持っているか把握は出来ている。
>
>
> 言葉足らずかもしれませんが、上記からマニュアル(規定)を作成するにあたり、
> まずはどこからすすめたらよいか教えていただけないでしょうか。



私見です。実情のあわせて、対応したマニュアルを作成することがよいと思います。

会社の鍵ですから、コピーはできないものを採用しているかどうか、もしくはICカード等で記録ができるものかどうか、にもよるでしょうが、解錠施錠の記録を行うかどうかを、御社が判断し必要があればその記録を含めて規定を設けることがよいでしょう。

支店ごとに管理者がいないのであり、支店ごとの鍵の管理者があったほうがよいとお考えであれば、各支店における管理者を認定し、その鍵の所在、紛失に対しての管理責任をもたせる規定を設けることがよいでしょう。支店におかないのであれば、本社でその責任者があることが望ましいでしょうね。

スペアキーについては、管理職以上が各人で所持しているのであれば、誰でも使用できるようにしてある必要があるのか、ないのか、またそのスペアキーについては、誰が管理するのかは、決めることが望ましいでしょう。

紛失に対しての対応、場合によっては金銭対応についても規定がある方がよいでしょう。

まずは、現状をそのまま確認していただくことで、問題点が見えても来ると思います。問題ない点はそのまま規定としてみて、問題点は本来あるべき姿を規定してみていただくと、全体としての規定、さらなる問題点がみえてくるかな、と思います。

鍵の管理は、会社によっても異なる考えがありますが、現在実際に行っていることを把握して、問題点を解決できるものができるとよいのではないかと思います。
返信

Re: 会社の鍵の管理基準について

著者  キツイぜ さん 2018年07月31日 14:11
ぴぃちん 様

ご回答ありがとうございます。

以下のアドバイスを参考にして、早速作成してみます。
出来ましたら、投稿いたしますのでご指摘等していただければ幸いです。



> > 現状ですが、
> > ・弊社は全部で5つの支店がある。
> > ・5つの支店では、鍵の管理者が不在
> > ・鍵は管理職以上の社員に渡してある
> > ・スペアキーも支店によっては、誰もが使える場所に置いてあり、非常に危険
> > ・総務で誰が鍵を持っているか把握は出来ている。
> >
> >
> > 言葉足らずかもしれませんが、上記からマニュアル(規定)を作成するにあたり、
> > まずはどこからすすめたらよいか教えていただけないでしょうか。
>
>
>
> 私見です。実情のあわせて、対応したマニュアルを作成することがよいと思います。
>
> 会社の鍵ですから、コピーはできないものを採用しているかどうか、もしくはICカード等で記録ができるものかどうか、にもよるでしょうが、解錠施錠の記録を行うかどうかを、御社が判断し必要があればその記録を含めて規定を設けることがよいでしょう。
>
> 支店ごとに管理者がいないのであり、支店ごとの鍵の管理者があったほうがよいとお考えであれば、各支店における管理者を認定し、その鍵の所在、紛失に対しての管理責任をもたせる規定を設けることがよいでしょう。支店におかないのであれば、本社でその責任者があることが望ましいでしょうね。
>
> スペアキーについては、管理職以上が各人で所持しているのであれば、誰でも使用できるようにしてある必要があるのか、ないのか、またそのスペアキーについては、誰が管理するのかは、決めることが望ましいでしょう。
>
> 紛失に対しての対応、場合によっては金銭対応についても規定がある方がよいでしょう。
>
> まずは、現状をそのまま確認していただくことで、問題点が見えても来ると思います。問題ない点はそのまま規定としてみて、問題点は本来あるべき姿を規定してみていただくと、全体としての規定、さらなる問題点がみえてくるかな、と思います。
>
> 鍵の管理は、会社によっても異なる考えがありますが、現在実際に行っていることを把握して、問題点を解決できるものができるとよいのではないかと思います。
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