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「ボールペン記入が必須な書類」の根拠について

著者  マギー さん 最終更新日:2018年10月19日 20:52
こんばんは。
現在の会社にパートとして採用になり、総務事務を行っています。
主な仕事は、①毎月の会計伝票の作成②必要経費の現金支給管理③各種申請書類(年末調整等の書類)の取りまとめです。

質問は、「ボールペン記入が必須な書類」の根拠についてです。

現金支給のための申請書類や年末調整等、各種申請書類を社員の方に提出してもらうのですが、鉛筆でしか申請書類を書かない人がいます。

申請書類は特に鉛筆書きと注意書きがなければ、ボールペンで記入することが必須と思っていたのですが、必ずしもそうではないのでしょうか?

また、公的機関に提出する必要がなく会社内だけで処理が完結する書類は鉛筆記入だけで良いのでしょうか?

今後、ボールペンで記入することが必須であると、社員の方に納得していただくために、ボールペン記入が必須な書類や必ずしもそうでない場合など、きちんとした根拠を示したいと思っています。

何卒、ご助言をよろしくお願いします。

追加
会社の風潮として
「鉛筆書きなら、取りまとめ担当である私が書きなおしができる」等、正論や一般論で説明しても納得してもらえるような雰囲気ではありません。
また、そのようなことを言えば揚げ足を取られるため、むやみに根拠もなく回答できません。よろしくお願いします。

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返信

Re: 「ボールペン記入が必須な書類」の根拠について

著者  ぴぃちん さん 2018年10月19日 22:47
私見もありますけど。

基本的には、鉛筆やフリクションによる記載はNGにしています。

社内での書類についても同様です。

消しゴムで消したり、こすれることで文字が読めなくなったり、温度変化によって消えるインクの使用したり、については、改ざんしないにしてもその保管状況によっては、読み取れなくなる可能性があるかと思います。

まあ、多くは改ざんや意図的に文章を消す可能性があるから、認めていないと思いますが。

でも、読み取れなくなった時に、再度必要な書類を提出してもらうって、手間ではありませんか。

法的には、フリクションで記載してはいけないとした法律は今のところなかったかと思いますし、その時点でしか必要のない書類であれば、鉛筆書きでも問題のない書類は確かにあるとはいえましょう。

ただ、法で保管することが定めれられている書類については、消えないインク、改ざんできないインクで記載するべきであると考えます。

参考になるかどうかわかりませんが、消えないインクでの記載を求めているサイトをいくつか。

「消せるボールペン」の使用禁止について(広島市 ホームページ)
http://www.city.hiroshima.lg.jp/www/contents/1467187353378/index.html

フリクションボールは証書類に使うことはできますか?(パイロット ホームページ)
http://www.pilot.co.jp/support/frixion/1297051945882.html



> こんばんは。
> 現在の会社にパートとして採用になり、総務事務を行っています。
> 主な仕事は、①毎月の会計伝票の作成②必要経費の現金支給管理③各種申請書類(年末調整等の書類)の取りまとめです。
>
> 質問は、「ボールペン記入が必須な書類」の根拠についてです。
>
> 現金支給のための申請書類や年末調整等、各種申請書類を社員の方に提出してもらうのですが、鉛筆でしか申請書類を書かない人がいます。
>
> 申請書類は特に鉛筆書きと注意書きがなければ、ボールペンで記入することが必須と思っていたのですが、必ずしもそうではないのでしょうか?
>
> また、公的機関に提出する必要がなく会社内だけで処理が完結する書類は鉛筆記入だけで良いのでしょうか?
>
> 今後、ボールペンで記入することが必須であると、社員の方に納得していただくために、ボールペン記入が必須な書類や必ずしもそうでない場合など、きちんとした根拠を示したいと思っています。
>
> 何卒、ご助言をよろしくお願いします。
>
> 追加
> 会社の風潮として
> 「鉛筆書きなら、取りまとめ担当である私が書きなおしができる」等、正論や一般論で説明しても納得してもらえるような雰囲気ではありません。
> また、そのようなことを言えば揚げ足を取られるため、むやみに根拠もなく回答できません。よろしくお願いします。
>
返信

Re: 「ボールペン記入が必須な書類」の根拠について

著者  マギー さん 2018年10月25日 22:53
ご回答ありがとうございます。
参考に添付してくださったホームページを閲覧してみました、大変参考になりました、ありがとうございます。

自分でも調べてみましたが、現在のところ、記入に際しての注意点や罰則等法律として確かな根拠が制定されているわけではないのですね残念です。

とにかく、仕事を続けていく上で、社員の方も私も不利益が生じないよう、慎重に処理してみます。
本当にありがとうございました。
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