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ホスピタリティ対応について

著者  TakaYuka さん 最終更新日:2018年04月23日 15:54
組織変更に伴い、役員秘書となりました。ホスピタリティを重視する上司となり、部内に上司から下記2点の質問が投げかけられました。
1)取引先へ丁寧なメールを送信する際に気をつける事は?
2)封書とメールで同じ内容を送るときに何を変えますか?
上司から模範解答を用意するよう、指示があり、
【役職、名前を間違えない】、など、基本的な事は分かるのですが、部内向けの解答として、ふさわしいものはないかと、ベテラン秘書の方のお知恵を拝借したく、投稿させていただきました。お力添えのほど、よろしくお願いいたします。

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Re: ホスピタリティ対応について

著者  ユキンコクラブ さん 2018年05月09日 13:32
文章とメールでは書き方が若干変わります。。。改行とか。。

メールの場合
メールアドレスの登録時に、大切なお客様には 「様」など敬称をつけて登録しておくとよいそうです。
件名は必ず入れましょう。文書でいう表題になりますので長くならないよう、また相手がすぐにわかる件名を入れましょう。
「ご案内」だけでなく、「○○発表会のご案内」など。。。
文章には、必ず相手先の会社名や担当者名を入れます。

初めてメールを送信する先にはビジネス文書同様に改まった挨拶を入れましょう。
普段からやり取りしている取引先には簡単なあいさつ文をいれ、長い挨拶は控えたほうが良いとされています。
添付ファイルが有る場合は、ファイルを添付していることを伝えましょう。開けない場合も有りますので、使用ソフト(エクセル、ワード、PDF)を明記しておくと相手も安心するかもしれません。

最後に署名として
自社の会社名はもちろん、部署名、担当者名、連絡先(電話、fax、メール、ホームページ)を記載します。
メールソフトでは署名登録もできるはずですので、担当者ごと作っておくとよいかもしれません。

ビジネス文書の書き方文例集のようなマニュアル書を本屋で探してみるとよいでしょう。
その中から使える部分をピックアップしておいたり、必要なときにすぐ調べることができるように手元に置いておくとよいと思います。
私も数冊(ビジネス用、手紙用、冠婚葬祭などのマナー用)を持っています。

どのような対応においても、相手のことを思いながら言動を心がけて入れば大丈夫だと思いますよ。。。

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