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領収書の発行・管理について

著者 kengou さん

最終更新日:2019年01月17日 16:57

先日社内で領収書の発行について指摘がありました。

【基本情報】弊社の領収書は自社控え・支払証明(半券)・領収証の3つが1セットとなっております。

指摘事項① 管理番号(連番)が書かれていないが何故書いていないのか?
指摘事項② 支払証明(半券)の返送の徹底をするように。

ときつく言われました。

私が入社したのが2年前で入社してから領収書の発行をやっているのですが
上記指摘項目は指導されていなかったのでやっていませんでした。

今になって管理不足やら監査上必要だからと言われておりますが本当に①②は必要なのでしょうか?(もちろんやった方が良いことは理解しております。)

ちなみに支払証明(半券)について、以前部長からは『集金していた時代から使っている領収証で支払証明(半券)は付いてきてしまうが今は郵送になったので不要。』と言われたのでその旨で案内している客先もあるのですが、最近になって経理担当者から必要なので返送してもらってください。と言われてます。

長文になってしまい、申し訳ありませんが宜しくお願い致します。

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Re: 領収書の発行・管理について

著者ぴぃちんさん

2019年01月18日 11:30

こんにちは。

御社のルールの部分があるので、御社のルールを知らないと判断はできませんが、小売とかで店頭で商品の売買の際に現金払いの際に記載する領収書でなく、売掛金の回収を営業担当が各社を回って現金回収をする際の領収書でしょうか?

前提がわからないというか、どのような際の領収書なのかがわからない部分がありますので、以下は私見、推測です。

1.管理番号が領収書にないこと

例えば、売上伝票や請求書に管理番号がある場合には、その管理番号に対応した領収書であることを確認するために、領収書にその番号を記載して紐付けることはありえます。 そうであれば、管理番号を記載するルールがあるのに、記載しなければルールを守っていないと指摘されてしまうかと思います。

2.支払証明がないこと

店頭で現金でなく、顧客先で現金授受をおこなうのであれば、担当者の横領や紛失の対策として、御社がいくらを受け取ったかの証だけでなく、支払者がいくらを支払ったのかの証をもらって対策する会社もあります。 それがルールであれば、支払証明をもらっていないことは御社におけるルール違反になるかと思います。

監査上必要、と説明されているのに納得ができないのであれば、会社の担当者から説明を受けていただくか、必要のないと思われる部分を省略できないかを社内ルールの改善として提案することかがよいかなと思います。



> 先日社内で領収書の発行について指摘がありました。
>
> 【基本情報】弊社の領収書は自社控え・支払証明(半券)・領収証の3つが1セットとなっております。
>
> 指摘事項① 管理番号(連番)が書かれていないが何故書いていないのか?
> 指摘事項② 支払証明(半券)の返送の徹底をするように。
>
> ときつく言われました。
>
> 私が入社したのが2年前で入社してから領収書の発行をやっているのですが
> 上記指摘項目は指導されていなかったのでやっていませんでした。
>
> 今になって管理不足やら監査上必要だからと言われておりますが本当に①②は必要なのでしょうか?(もちろんやった方が良いことは理解しております。)
>
> ちなみに支払証明(半券)について、以前部長からは『集金していた時代から使っている領収証で支払証明(半券)は付いてきてしまうが今は郵送になったので不要。』と言われたのでその旨で案内している客先もあるのですが、最近になって経理担当者から必要なので返送してもらってください。と言われてます。
>
> 長文になってしまい、申し訳ありませんが宜しくお願い致します。
>
>

Re: 領収書の発行・管理について

著者kengouさん

2019年01月18日 11:41

ぴぃちん様

回答ありがとうございます。

説明不足で申し訳ありません。

今回質問させていただいているのは得意先からの手形払いに対してのこととなります。

受取方法については郵送で手形を送ってもらっていることがほとんどで
得意先からの支払通知書を元に領収書を発行し、領収書を事前発送または手形が届き次第発行して郵送となります。

Re: 領収書の発行・管理について

著者村の平民さん

2019年01月18日 21:19

著者 kengou さん 最終更新日:2019年01月17日 16:57 について私見を述べます。

① 「以前部長からは『集金していた時代から使っている領収証で支払証明(半券)は付いてきてしまうが今は郵送になったので不要。』と言われた」のが事実であり、その部長はkengou様の上司であれば、「上司からの指示に従っています」と指摘されたのですから、指摘した人へ、上記の括弧内のことを淡々と述べましょう。

② 指摘した人の立場は不明ですが、上司の命令指示に従っているのですから、上司が命令指示の訂正を言わないかぎり、例え社長が指摘したとしても上司の命令指示に従い続けるべきです。但し、火災などの緊急時は別です。
 上司の命令指示に従わなければ、組織経営は出来ません。命令下達は出来ません。

③ それはさておき、指摘事項①について言えば、管理番号(連番)は手書きでなく、印刷時に印刷所でプレ印刷しておくべきです。
 印刷時にプレ印刷しておくことにより、発行時に書き間違ったりして廃棄する場合書き損じを廃棄しないでそのまま綴じ込んでおけば不正発行を防げます。
 心ある経営者は、納品書・請求書、特に領収書は連続番号をプレ印刷しています。

④ 支払証明については、継続取引先で集金する場合「支払証明(半券)」は不正防止の見地から有効とされます。
 ただし、私の経験ではA集金係が1年以上もB取引先の集金をした居たケースで、AがB社の印を勝手に「支払証明(半券)」に押印して不正を隠した事実を生じています。不正防止に万全とは言いがたい方法です。

⑤ また、店先で現金売りをするケースでは、「支払証明(半券)」は困難でしょう。

⑥ 指摘した立場では不正防止の観点で言ったと思えます。それは聞くべきでしょうが、まず質問者の立場を明確にし、筋を通し、有効な不正防止方法を考案すべきでしょう。

Re: 領収書の発行・管理について

著者ぴぃちんさん

2019年01月18日 21:38

こんばんは。

手形に対する領収書であれば、管理の点から会社が定めているルールはそれに従って処理することが望ましいかと思います。

相手方が先に手形を送付しているのであれば、領収書に対する半券というのが、ちょっと判断ができないのですが、管理番号というのが何かに紐付けされているのであれば、会社の管理上必要なのかなと思います。



> 今回質問させていただいているのは得意先からの手形払いに対してのこととなります。> 受取方法については郵送で手形を送ってもらっていることがほとんどで
> 得意先からの支払通知書を元に領収書を発行し、領収書を事前発送または手形が届き次第発行して郵送となります。

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