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秘書のノウハウ

年賀状の発送は誰が担当していますか?

著者 小花3 さん

最終更新日:2014年07月15日 16:04

季節外れの話題ですが、お付き合いください。

皆さんの会社では年賀状もしくはSeason's Greetingsを取引先へ発送しますか?
その場合、相手の部署/役職等の情報の更新やラベル印刷(もしくは葉書や封筒に印刷)や発送はどなたが担当していますか?

いつも不思議なのが、いくつかの企業から毎年、受取人名が間違った漢字で印字されていたり、数年前に退社した社員宛に引き続き届いたりします。もちろん、毎年、差出人もしくは(差出人が部単位や企業単位であれば)部署/企業宛にお知らせしますが更新されることがありません。それらの企業のいくつかは学歴や仕事力が低そうな印象の企業ではなく一部上場企業だったりします。ですから、ますます「なぜ更新しない?大変失礼では?」と思います。

皆さんの企業ではどなたが更新や発送準備を担当していますか?

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Re: 年賀状の発送は誰が担当していますか?

著者 キング さん

最終更新日:2014年07月19日 15:19

はじめまして。

ご質問の件は、経理が主体となっています。


30名の社員の会社です。

作成前の、あて先のチェック方法です。

①宛名を紙に印刷し全社員に回覧する。

②各担当者が、住所や部署を確認し訂正があれば新しいお名刺のコピーと一緒に回覧。

③確認後、確認印を押印し、最終直属の上司も確認し押印する。

④回覧が済めば、最終社長確認。

⑤社長から経理に戻ってくる。

確認印が漏れていれば社長からご指摘があります。

おっしゃるように、あて先に不備があれば大変失礼なことなので、

細かくチェックしています。

社長も、厳しくチェックし不備があれば担当者が指導されています。

『自分の担当のお客様やろっ!!!ちゃんと確認せんか!!!』

なので、データを打ち直す経理も、ダブルチェックしています。

ご質問事項とずれてしまっているかも知れませんが・・・

弊社のやり方です。

Re: 年賀状の発送は誰が担当していますか?

著者 小花3 さん

最終更新日:2014年07月21日 15:33

キングさん、レスをありがとうございました。
お聞きしたかった内容のお話でした。

社長を含めた複数名による確認及び押印と徹底されていることに感心しました。
あらゆる面で誠実に業務やお客様に接していらっしゃる企業なのだとお見受けました。

Re: 年賀状の発送は誰が担当していますか?

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2014年07月24日 16:10

当社もしていますよ。
チェック等は総務部ですが、

①今年の年賀状と登録済住所の確認
②住所録一覧をすべて印刷
③すべての担当者に閲覧して訂正
④喪中はがきとのチェック
⑤訂正された分の入力、チェック
⑥再度、各担当者へのチェック、訂正
⑦再入力、チェック、
⑧役員チェック、、
⑨発送準備。。。。12月に年賀状を出すぎりぎりまで喪中チェックをします。
⑩郵便局へという形になっています。

些細なことかもしれませんが、取引先に対して最善を尽くすことは良いことだと思います。

Re: 年賀状の発送は誰が担当していますか?

著者 小花3 さん

最終更新日:2014年07月25日 16:44

ユキンコクラブさん、レスをありがとうございます。

発送ぎりぎりまで喪中のチェックをされているんですね。きめ細かな対応に頭が下がります。

間違ったまま送り続ける企業はどうしてそうなのか。。。きっと彼らもきちんとやっているのでしょうが、やはり相手企業からのお知らせや返送されてきた年賀状のチェックまでは手が回らない(気が回らない?)のだろうと思うと悲しいですね。

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