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秘書のノウハウ

取引先からの就任案内状の社内処理

著者 elepha さん

最終更新日:2015年07月23日 14:35

弊社では取引先から郵送された就任案内状は社長をはじめとし関係部署へ回覧するしくみになってますが、回覧先部署名を手書きしてどこに回覧するのかわかるようにしています。
株主総会後の6月や10月は非常に多数の就任案内状が届き、この作業にほとほと嫌気がさします。
簡素化する方法や皆さんの会社ではどのように処理をなされているのかご教示頂ければ幸いです。

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Re: 取引先からの就任案内状の社内処理

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2015年07月30日 10:37

> 弊社では取引先から郵送された就任案内状は社長をはじめとし関係部署へ回覧するしくみになってますが、回覧先部署名を手書きしてどこに回覧するのかわかるようにしています。
> 株主総会後の6月や10月は非常に多数の就任案内状が届き、この作業にほとほと嫌気がさします。
> 簡素化する方法や皆さんの会社ではどのように処理をなされているのかご教示頂ければ幸いです。

回覧板のように、回覧先を書き込んだ表を作っておき、必要に応じて添付しています。

例えば、
「回覧」
社長→〇〇部→〇〇課→総務(最終)

などと数通りつくっておくとか、〇〇のところだけ書けるように空欄にしておくとか、、、

当社は、それほど多い人数で部署も有りませんので、回覧表には、従業員名が書かれており、閲覧の不要な人には斜線を引き閲覧してくてもよいということを示してから回覧しています。また、閲覧した人は、わかるように印(印鑑、サイン、チェックマークなど本人が見たということがわかればいい)をしてもらっています。

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