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秘書のノウハウ

アポイントの確認電話について

著者 まぐまぐろ さん

最終更新日:2015年12月16日 10:13

取引先へのアポイントの確認について質問です。


先日ダブルブッキング未遂をしてしまいました。

取引先方からアポの前日に11:00ですよね?と確認の電話があったのですが、
私の手帳、電話メモでは10:00からとなっていたのです。
こちらが10:00と記録しているのですが…とやんわりお伝えすると
先方の方が調整してくださり、無事10:00からでおさまりました。

今回は前日に連絡があったため何とかなりましたが、
もしお電話をいただいていなかったらと思うとぞっとします。

今後はこのようなことがないように対策を取ろうと思うのですが、
アポイントの前にお電話をするのはご迷惑でしょうか。
また、ご連絡をするとしたら1週間前くらいでいいでしょうか。


社会人経験がほとんどないままに秘書となってしまい、前任者も異動で相談できず、
こんな常識知らずの新米秘書にご教示いただけたら幸いです。

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Re: アポイントの確認電話について

著者 otope&okape さん

最終更新日:2015年12月18日 09:18

秘書の経験はありませんが…長年、事務をしている者です。

今回、なぜ時間のミスが発生したのか分かりませんが、恐らく電話若しくは誰かからの口頭指示と仮定します。
聞き間違い及び書き間違い…。
ならば、全てのアポについてメールにて取り交わす。
そうすると、詳細が文字として残りますので、そういう類のミスは防げるし、自分の範囲内で確認も取れる。
上司に相談し、会社としてアポはメールにてという方針を各方面に周知するというやり方もあります。
ただ、色んな方達とのアポですから、全てメール対応にすることは難しいかと思いますが。

根本的に、しっかりとメモを取り、その場で確認(復唱)する事が重要ですね。

Re: アポイントの確認電話について

著者 まぐまぐろ さん

最終更新日:2015年12月21日 17:32

otope&okape 様

やはり文面でのやり取りにするのが一番確実ですよね。
しかし、現在は取引先から私宛に直接お電話いただいているので、
そこをメールにしていただくのはなかなか難しそうです…

電話の際には要件をノートにまとめたうえで日時は必ず復唱しているので、
とりあえず今まで以上に確認をきちんと行っていこうと思います。

ご回答いただきまして、ありがとうございました。



> 秘書の経験はありませんが…長年、事務をしている者です。
>
> 今回、なぜ時間のミスが発生したのか分かりませんが、恐らく電話若しくは誰かからの口頭指示と仮定します。
> 聞き間違い及び書き間違い…。
> ならば、全てのアポについてメールにて取り交わす。
> そうすると、詳細が文字として残りますので、そういう類のミスは防げるし、自分の範囲内で確認も取れる。
> 上司に相談し、会社としてアポはメールにてという方針を各方面に周知するというやり方もあります。
> ただ、色んな方達とのアポですから、全てメール対応にすることは難しいかと思いますが。
>
> 根本的に、しっかりとメモを取り、その場で確認(復唱)する事が重要ですね。
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